Förslag på modernisering av arkiveringsreglerna

Bakgrund

Regeringen beslutade i april 2020 att tillsätta en särskild utredning med uppdrag att dels analysera och föreslå förenklingar av olika regelverk som har betydelse för mikroföretag, dels överväga och lämna förslag på åtgärder som moderniserar och förenklar reglerna i bokföringslagen. Det övergripande syftet med uppdraget har varit att förstärka svensk konkurrenskraft genom att underlätta för mikroföretag och att förbättra förutsättningar för fler jobb i fler och växande företag.

Inom ramen för detta uppdrag ingick att lämna förslag på hur bokföringslagens arkiveringsregler kan förändras, särskilt kravet på att material måste bevaras i dess ursprungliga skick, i syfte att åstadkomma en bättre anpassning till den digitala utvecklingen.

Bokföringslagens regler om arkivering

Enligt nuvarande lagstiftning ska räkenskapsinformation bevaras i dess ursprungliga form även om räkenskapsinformationen har överförts till ett annat material. Ursprungligt material med räkenskapsinformation får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Reglerna om arkivering i bokföringslagen har varit föremål för kritik av branschorganisationer inom redovisning och företrädare för näringslivet. Bland annat har framförts att kravet på att räkenskapsinformationen ska bevaras i dess ursprungliga form under en viss tid medför kostnader och olägenheter för företagen i fråga om hantering av pappersmaterial. Mot bakgrund av den ökande digitaliseringen är regeln heller inte anpassad till modern teknik. Vid en internationell utblick framgår dessutom att lagstiftningen i varken Danmark, Finland, Norge, Nederländerna eller Tyskland innehåller något uttryckligt krav på att ursprungligt material ska bevaras i ett bestämt antal år efter att överföring har skett, något som innebär en konkurrensnackdel för svenska företag gentemot företag i dessa länder.

Samtidigt lyfter utredningen ett antal potentiella risker med att avskaffa kravet på bevarande av material med räkenskapsinformation i ursprungligt skick under en viss tidsfrist. Dessa inkluderar minskade möjligheter för myndigheter att få tillgång till tilläggsinformation, ökad risk för fel vid överföring av räkenskapsinformation, sämre möjligheter att genomföra granskning och brottsutredning samt farhågor om att mervärdesskattelagens och mervärdesskattedirektivets tvingande krav på säkerställande av ursprungets äkthet och innehållets integritet inte ska uppfyllas. Utredningen bedömer emellertid sammantaget att dessa risker inte utgör tillräckliga skäl för att hindra ett avskaffande av bevarandekravet.

Mot den bakgrunden konstaterar utredningen att det finns ett behov av att modernisera och förändra reglerna om bevarande av räkenskapsinformation. I syfte att förenkla för företagen och för att fullt ut kunna utnyttja digitaliseringsmöjligheterna föreslår utredningen att det ska vara tillåtet att förstöra ursprungligt material med räkenskapsinformation före det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. Enligt utredningens förslag ska företag få förstöra materialet under förutsättning att räkenskapsinformationen har överförts och att överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 juli 2022.

Deloittes kommentarer

Det befintliga bevarandekravet innebär en administrativ börda som inte ligger i linje med den tekniska utvecklingen. Kravet medför att företag i nuläget tvingas arkivera material med räkenskapsinformation i det skick det hade när det kom in till eller sammanställdes av företaget i minst 3 år efter att materialet har digitaliserats, vilket är en kostsam och krånglig hantering.

Slopandet av bevarandekravet är därför ett välkommet förslag som kommer att underlätta för företag när det gäller hantering av pappersdokument. Konkret skulle förslaget möjliggöra för företag att förstöra räkenskapsinformation i pappersmaterial så snart det har skannats in, fotats eller på annat sätt överförts till digital form. Därigenom kan de effektiviseringsmöjligheter som digitaliseringen ger utrymme för utnyttjas på ett bättre sätt.

Kontakta oss

Henrik Karlsson
Partner | Indirect Tax

Calle Lidstrom
Associate | Indirect Tax