Prozessstandardisierung

Artikel

Welche Vorteile hat Prozessstandardisierung?

Standardisierung bedeutet laut allgemeinem Verständnis und Definition die Vereinheitlichung von beispielsweise Verfahrensweisen und dient der Schaffung eines gemeinsamen Standards. (Gabler Wirtschaftslexikon) Für HR bedeutet dies, dass, wie schon vielerorts in der Verrechnung, der Umgang mit operativen Mitarbeiterthemen auf die immer gleiche Art und Weise geschieht. Damit Personalabteilungen ihr Leistungsangebot effizient und kosteneffektiv anbieten können, sind die Optimierung und die daraus resultierende Vereinheitlichung der selektierten Prozesse notwendig.

Wie Sie von Prozessstandardisierung profitieren

Prozesssteuerung durch ...

  • stringente Prozesskontrollen zur Sicherstellung von Ergebnissen, rechtlichen und behördlichen Anforderungen
  • regelmäßige Beobachtung der größten Werttreiber wie Ressourcen, Zeit, strategische Wichtigkeit, etc.

Effektivitätssteigerung durch ...

  • Vereinheitlichung von Abläufen für unterschiedliche Organisationseinheiten, bewirkt eine gleichbleibende Ergebnisorientierung und -qualität

Leistungsverantwortung durch ...

  • unternehmensweite Standards für den HR Bereich und dessen betroffene Mitarbeiter und Schnittstellen

Reduktion der Transaktionskosten durch ...

  • gezielte Vermeidung von Einzelfällen, beispielsweise in der Berarbeitung von Mitarbeiter Agenden / Anliegen sowie durch eine passgene Unterstützung mittels IT Tools

Einheitliche Messungen und Datensammlungen erleichtet durch ...

  • Identifikation un Aufbereitung von Prozessverbesserungsmöglichkeiten

 

Wie lässt sich Prozessstandardisierung erreichen?

Standardisierung kann erleichternd durch das Bild einer Waage gedacht werden: Auf der einen Seite braucht es Policies (Richtlinien) und Prozesse, die den Ablauf, die Verantwortlichkeiten und die grundsätzlichen Rahmenbedingungen beschreiben. Auf der anderen Seite sind Daten und Systeme nötig, die neben einer fundierten Grundlage auch die Abläufe und Policies ermöglichen.

Case: Prozessstandardisierung

Das folgende Kunden-Beispiel soll die Wechselwirkungen zwischen den vier Bausteinen verdeutlichen:

  1. Die HR-Abteilung hat das Ziel bekommen, effizienter im Recruiting zu werden, und im Zuge dessen als erstes den Prozess betrachtet. Hier konnten wir schnell einige Schritte identifizieren, die risikominimierter gestaltet werden sollten. Jedoch hat sich nach der Analysephase die Frage aufgedrängt, inwiefern effizienter gearbeitet werden sollte.
  2. Auf dieser Basis haben wir den Prozess auf ein Neues durchleuchtet und einige Schritte identifiziert, die anschließend in einem Recruiting-Tool umgesetzt wurden.
  3. Nach einer erfolgreichen Implementierung des neuen Recruiting-Tools konnten wir erste Auswertungen über die Herkunft der neuen MitarbeiterInnen machen und hatten einen guten Überblick über die Fallzahlen für Telefoninterviews und persönliche Interviews gepaart mit dem Einstellungserfolg.
  4. Diese Kennzahlen haben neue Erkenntnisse bezüglich des Prozesses gebracht und wir konnten mit Hilfe einer Recruiting Policy (Richtlinie) die Auswahlschritte unternehmensweit vereinheitlichen.

Heute werden alle Bereiche des Unternehmens gleich bedient und die HR-Mitarbeiter können somit noch andere, wertschätzende Aufgaben wahrnehmen. Die vier Bestandteile dienen somit der Vereinheitlichung bzw. Vereinfachung und bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung der unternehmensweiten Abläufe.

War der Artikel hilfreich?