ubo-register

News

Het UBO-register komt eraan

Verlengd tot 31 maart 2019!

Informatienota specifiek voor VZW's en stichtingen

In het kader van de Europese antiwitwaswetgeving worden alle Belgische (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen verplicht informatie over hun uiteindelijke begunstigden (“ultimate beneficial owners” of afgekort “UBO’s”) in te voeren in een elektronisch register (UBO register).

Wij zetten alvast, voor wat betreft de (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, de meest voor de hand liggende vragen over deze nieuwe informatieverplichtingen op een rij.

Wie zijn de uiteindelijke begunstigden?

De uiteindelijke begunstigden van een (internationale) vzw en een stichting zijn volgende natuurlijke personen (cumulatief):

  1. De personen die lid zijn van de raad van bestuur;
  2. De personen die gemachtigd zijn de raad van bestuur te vertegenwoordigen;
  3. De personen belast met het dagelijks bestuur;
  4. De stichters van een stichting;
  5. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. Elke andere natuurlijk persoon die via andere middelen de uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vzw of stichting uitoefent.

Er kan hierbij worden opgemerkt dat indien een natuurlijke persoon tot meer dan één categorie behoort, in elke categorie een afzonderlijke registratie dient te gebeuren.

Welke informatie moet worden meegedeeld aan het UBO-register?

Enerzijds gaat het om een heel aantal identificatiegegevens zoals onder meer de naam en (eerste) voornaam, de geboortedatum, het volledige verblijfsadres, het rijksregisternummer of een gelijkaardig identificatiemiddel en de nationaliteit van de uiteindelijke begunstigde.

Anderzijds moet onder meer ook worden gepreciseerd op welk moment deze persoon uiteindelijke begunstigde is geworden en op welke basis deze persoon als uiteindelijke begunstigde wordt beschouwd.

Hoe moet de informatie medegedeeld worden en wie is verantwoordelijk?

De informatie moet via het online platform MyMinFin overgemaakt worden aan het UBO register. Dit gebeurt via de gebruikelijke inlogprocedure met een Belgische elektronische identiteitskaart en pincode. Hiertoe werd door de FOD Financiën een gebruikershandleiding ter beschikking gesteld.

De verantwoordelijkheid rust op het bestuursorgaan van de betrokken (internationale) vzw of stichting. Een gevolmachtigde van het bestuursorgaan kan dit ook doen (hetzij via intern mandaat, hetzij via extern mandaat).

Welke informatie moet medegedeeld worden aan de uiteindelijke begunstigden?

Het bestuursorgaan van een (internationale) vzw of stichting is eveneens, conform de heersende privacywetgeving, verplicht omaan de uiteindelijke begunstigden bepaalde informatie mee te delen op een duurzame drager, betreffende, onder meer, de mededeling, de bewaring en de registratie van identificatiegegevens aan en in het UBO-register.

Wanneer dient de informatie te worden meegedeeld?

FOD Financiën heeft de uiterste datum om de gegevens betreffende de uiteindelijke begunstigden in te voeren in het UBO register verlengd tot 31 maart 2019.

Elke wijziging in de gegevens van de UBO naderhand (bv. adreswijziging, bestuurswissel,…) moet telkens binnen de maand nadat de wijziging gekend is, doorgegeven worden aan het UBO register (eventueel ook stavingsstukken betreffende de wijziging). Tevens moet de informatieplichtige jaarlijks de toestand van haar UBO’s bevestigen of aanpassen.

Wie heeft toegang tot de gegevens in het UBO-register?

De toegang tot het UBO register wordt enerzijds verleend aan de bevoegde autoriteiten die belast zijn met de strijd tegen terrorisme en witwassen van geld, inclusief de fiscale autoriteiten, politie en gerecht, enz. en aan de entiteiten die onderworpen zijn aan een waakzaamheidsverplichting ten opzichte van hun cliënten in het kader van de antiwitwaswetgeving, zoals banken, advocaten, notarissen en accountants.

Anderzijds zal, elke burger (particulier) of organisatie in het register inzage kunnen nemen van een heel aantal gegevens, indien zij een legitiem belang kunnen aantonen. Dit legitiem belang moet verband houden met de strijd tegen witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activiteiten.

De opzoeking van de uiteindelijke begunstigden van een (internationale) vzw of stichting door particulieren of organisaties een legitiem belang, zal onderworpen zijn aan een aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie, waarbij het ondernemingsnummer of de naam van de informatieplichtige moet worden doorgegeven, dan wel de naam, de voornaam en de geboortedatum van de uiteindelijke begunstigde voor wie de aanvraag wordt ingediend. Bovendien zal het legitiem belang moeten worden gemotiveerd aan de hand van de activiteiten van de aanvrager en zal een administratieve kost moeten worden betaald.

Particulieren of organisaties met een legitiem belang zullen aldus kunnen achterhalen wie UBO is van een (internationale) vzw of stichting. Om privacy redenen zullen bepaalde gegevens, zoals de voornaam, het verblijfsadres, rijksregisternummer of geboortedag door hen niet kunnen geraadpleegd worden.

Wat indien men de vereiste gegevens niet (tijdig) doorgeeft?

Het bedrag van de strafrechtelijke boetes, die kunnen worden opgelegd voor het niet nakomen van de nieuwe informatieverplichtingen gaan van 400 tot 40.000 EUR. Bovendien kan aan de leden van het bestuursorgaan bijkomend een administratieve geldboete worden opgelegd tussen de 250 en de 50.000 EUR.

Bekijk hier de informatienota voor vennootschappen.

Bekijk hier de informatienota voor trusts, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies.

Indien u in tussentijd hierover vragen zou hebben, aarzel dan niet ons team private governance team te contacteren.

Gepubliceerd op 29/10/2018
Patrick Dierick, pdierick@deloitte.com

Hilde Bossier, hbossier@deloitte.com

Did you find this useful?