Comment être organisé à l’école, au travail et ailleurs

Pendant 22 ans, j’ai été une personne désorganisée et j’ai pu m’en tirer jusqu’à mon arrivée chez Deloitte, il y a quelques mois. Je me suis alors rendu compte que je m’étais trop reposé sur les avantages qu’offrait l’école : un plan de cours présentant clairement d’avance le contenu pour toute l’année; relativement peu de tâches à effectuer en même temps; et des rappels constants des enseignants nous demandant de ne pas oublier de faire cette chose très importante.

J’étais manifestement mal préparé pour ma première mission et j’ai été rapidement dépassé par toutes les choses dont je devais faire le suivi. Ayant appris ma leçon, j’ai commencé à prendre de nouvelles habitudes pour m’aider à gérer mes tâches. Elles sont très utiles au travail et peuvent vous épargner beaucoup de frustration et de confusion partout où vous les mettrez en pratique.

Prenez des notes

De manière numérique ou manuelle, prenez des notes. Qu’il s’agisse d’instructions du premier auditeur ou de choses que vous devez vous rappeler, les octets et le papier surpassent sans conteste le cerveau en matière de mémoire. Même si vous avez de bonnes chances de pouvoir vous rappeler chaque information, le volume d’information finira par avoir raison de vous si vous comptez uniquement sur votre mémoire. Libérez plutôt votre cerveau en faisant une liste de choses à faire, en étiquetant les documents à l’aide de feuillets autoadhésifs ou en inscrivant des commentaires dans vos dossiers.

Faites-le maintenant

Triez les courriels à mesure que vous les recevez. Mettez de l’ordre dans vos papiers. Consignez tout nouveau renseignement. En théorie, il est possible de tout faire plus tard, mais prendre un instant maintenant pour mettre les choses à leur place est beaucoup plus facile que de les laisser s’accumuler pour les ranger plus tard. Le dossier sur lequel vous travaillez en ce moment est encore frais dans votre mémoire et vous savez exactement quoi en faire, mais en serez-vous aussi certain dans une semaine? Ou même dans une heure? À long terme, vous perdrez plus de temps si vous remettez tout à plus tard, alors faites-le maintenant et vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vous avez fait les choses correctement.

N’arrêtez pas

Être organisé n’est pas un état qui s’atteint, mais qui se maintient. Il est facile de trouver des exceptions et des excuses, mais elles vous ramèneront à la case départ de désorganisation à mesure que vos listes de contrôle deviendront trop vieilles et que des renseignements importants se perdront parmi les vieux commentaires et les notes. Je suis tombé dans le piège de la complaisance; j’ai relâché ma vigilance en constatant que mes méthodes fonctionnaient et j’ai inévitablement eu de la difficulté à rester à jour par la suite.

Bien que ces trois principes ne soient que les éléments fondamentaux, ils vous aideront énormément et constitueront une base solide pour d’autres pratiques exemplaires. Ce n’est que récemment que j’ai commencé à essayer diverses méthodes, mais, peu importe ce que j’essaie, je me rends compte que prendre des notes, agir immédiatement et demeurer constant sont les trois règles qui fonctionnent le mieux pour moi.

Hyun Woo Choi est titulaire d’un baccalauréat en commerce, comptabilité de l’Université de Toronto. Il est actuellement auditeur adjoint dans notre pratique d’Audit.