Conduciendo investigaciones internas de forma remota en tiempos de incertidumbre

El presente artículo describe los pasos que las empresas pueden llevar a cabo de manera proactiva para ayudarles a responder y recuperarse de la crisis, así como para mitigar los posibles riesgos de fraude y delitos financieros.

Las empresas enfrentan importantesdesafíos operativos, financieros y estratégicos como resultado de la crisis del Covid-19.Menores ingresos probablemente darán lugar a modificaciones presupuestarias, con fondos que habrán de asignarse a las partes del negocio que sean críticas para cumplir con las operaciones actuales y decorto plazo.

Entre los problemas que las empresas deberán abordar, se encuentra cómo manejar las investigaciones internas. Mientras que algunas categorías de investigaciones pueden retrasarse claramente, otras requerirán una atención inmediata porque se refierena denuncias de irregularidades significativas (por ejemplo, grandes fraudes o hechos decorrupción), que implican la integridad de directivos o colaboradores clave o que son objeto de acciones regulatorias o de la Justicia.

Además de las investigaciones existentes y los factores de riesgo de fraude, el brote del Covid-19 puede generar oportunidades de comportamiento fraudulento o corrupto, incluido el fraude en los estados financieros, la apropiación indebida de activos y el uso indebido de información privilegiada. A la complejidad del proceso de investigación se suman los requisitos de distanciamiento social actualmente vigentes, lo que hace que las interacciones físicas sean complicadas o imposibles a corto plazo.

En consecuencia, las empresas deberán considerar cómo pueden continuar, de manera productiva, o iniciar investigaciones en el entorno actual. Afortunadamente, las soluciones basadas en tecnología están disponibles para ayudar a realizar la recopilación y análisis de datos e información, así como para proporcionar conectividad virtual para conducir entrevistas y facilitar la colaboración entre los equipos. Las opciones para el proceso de investigación remota incluyen:

"Además del análisis de alcances tradicionales, las partes deben pensar en las limitaciones y matices que puedan surgir al realizar investigaciones remotas"

Planificación de la investigación: cada caso requiere una planificación adecuada, pero, en el contexto de las investigaciones remotas, se debe considerar con un mayor detenimiento para facilitar un inicio y una ejecución sin problemas. Además del análisis de alcances tradicionales, las partes deben pensar en las limitaciones y matices que puedan surgir al realizar investigaciones remotas, que incluyen:

– ¿Cuál es el mejor enfoque para realizar entrevistas?
– ¿Son nuestra página web y redes internas lo suficientemente seguras como para intercambiar documentos electrónicos?
– ¿Cómo obtendremos imágenes certeras, fiables y competentes de computadoras de escritorio y dispositivos móviles?
– ¿Estarán abiertos los juzgados para actuar como parte en un proceso judicial, como empresa o individuo?

Seguimiento centralizado: aprovechar un repositorio centralizado y un sistema de seguimiento de la evidencia será un factor clave para el éxito de la investigación. Los equipos de investigación repartidos en diversas locaciones pueden confiar en un sistema de seguimiento centralizado como el repositorio de fuente única para rastrear, informar y compartir información por medio de workflows en tiempo real. Los equipos pueden necesitar suplantar entrevistas en persona o en vivo mediante el envío de cuestionarios electrónicos. Las respuestas de la entrevista se pueden capturar y digerir rápidamente en el sistema a través de la funcionalidad de importación automatizada, con respuestas agregadas indexadas e investigables inmediatamente sin revisión manual. Las partes pueden aprovechar los paneles y otras funciones de informes automatizados para reforzar la gestión remota del flujo de trabajo y la supervisión del rendimiento del equipo, en cualquier momento.

eDiscovery y revisión de documentos electrónicos: la recopilación de datos de servidores puede ejecutarse de manera remota, dependiendo de la infraestructura tecnológica. Los dispositivos físicos presentan un desafío logístico más grande pero solucionable. Después de identificar las fuentes de datos relevantes, los especialistas de informática forense pueden actuar en coordinación con los equipos de TI para acceder y descargar fuentes de datos de servidores o en la nube.

Con los dispositivos especializados de los investigadores, en la medida en que exista la capacidad de recolección a nivel corporativo para PCs, debería haber poco o ningún impacto en la adquisición de evidencia, más allá de la velocidad de carga de Internet. En ausencia de la capacidad de recolección a nivel corporativo, la preservación de evidencia requerirá de una notificación al investigador, lo que aumenta el riesgo de que la información se elimine o destruya. En esas situaciones, un enfoque típico implicaría enviar un disco duro cifrado precargado con scripts directamente a los custodios para que se conecten a sus dispositivos. Se puede acceder a los dispositivos y controlarlos de forma remota o, incluso, automáticamente para extraer y recopilar los datos de forma segura. Las soluciones de software de eDiscovery, como Relativity, permiten cada vez más la producción, revisión y etiquetado de documentos.

Análisis de contabilidad forense: el acceso remoto a los datos de los sistemas de gestión y la documentación de respaldo están generalmente disponibles para análisis de contabilidad forense. Los avances en el análisis de datos han acelerado la adquisición de grandes volúmenes de datos contables y financieros, y las capacidades predictivas han acortado significativamente el tiempo requerido para identificar transacciones relevantes. Los sitios compartidos seguros mejoran la colaboración entre los equipos de investigación y de clientes, lo que puede facilitar la transferencia y la revisión de información potencialmente confidencial.

Búsquedas de inteligencia corporativa: el análisis de investigación de inteligencia corporativa se realiza predominantemente mediante bases de datos en línea y entrevistas telefónicas, excepto en las jurisdicciones donde no se ha digitalizado la información judicial, patrimonial o comercial.

Entrevistas de investigación: aunque el uso de software de teleconferencia o videoconferencia se ha convertido en la "nueva normalidad", en la mayoría de las empresas los abogados e investigadores deben sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas de realizar entrevistas de investigación de forma remota. Muchos programas de software ofrecen capacidades para compartir documentos y comunicación cara a cara, lo que permite a los entrevistadores observar las reacciones de los entrevistados y evaluar su credibilidad.

Aun así, para ciertos testigos clave o esenciales donde el tiempo no es urgente, la capacidad de controlar mejor las circunstancias de la entrevista, incluido el entorno, el ritmo y la facilidad de acceso a documentos potencialmente voluminosos, las entrevistas en persona pueden ser la ruta preferida.

A medida que las empresas continúen evaluando el efecto del Covid-19 en sus operaciones, se debe considerar la mejor forma de priorizar sus investigaciones e implementar procesos eficientes por medio de tecnologías remotas y digitales.