Legal Corporativo

Mediante el Decreto 678 del 2 de mayo de 2022 se modificó el Decreto 1625 de 2016. Una de las modificaciones más importantes se encuentra en el artículo 8, el cual se basa en los documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT.

El artículo 8 del Decreto 678 incluyó un requisito adicional al documento mediante el cual se acredita la existencia y representación legal, para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT de persona jurídica:

Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá. informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma españolo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

De este modo, si el documento mediante el cual se acredita la existencia y representación legal de la compañía no cuenta con la información adicional solicitada en el segundo párrafo, el representante legal debe expedir una certificación que cuente con dicha información so pena de ser rechazada la solicitud de inscripción en el RUT.

La Superintendencia de Sociedades expidió una guía para construir el Reporte de Gestión de las Sociedades BIC con el fin de brindar a las sociedades comerciales de Beneficio de Interés Colectivo - BIC una guía práctica en el desarrollo de sus informes de gestión sobre los compromisos adquiridos en el marco de la Ley 1901 de 2019 y el Decreto 2046 de 2019.

El Reporte de Gestión BIC es una herramienta que permite dar cuenta y hacer seguimiento de las actividades de beneficio e interés colectivo desarrolladas por la empresa durante el último ejercicio social en sus 5 dimensiones: 1. modelo de negocio, 2. gobierno corporativo, 3. prácticas laborales, 4. ambientales y 5. comunidad.

La elaboración del Reporte consta de cinco (5) pasos:

1. Preparación: En esta fase se debe definir el equipo de trabajo, en donde el representante legal de la sociedad es el responsable de liderar la elaboración del reporte de gestión BIC. Adicionalmente se definirán las actividades y la estructura en la que la empresa desarrollará el reporte.

2. Recolección de información: Se debe recolectar datos y evidencias de la gestión, para lo cual se seleccionará un estándar independiente que permitirá una reflexión, revisión e identificación de todos las prácticas, logros y puntos de mejora para potenciar el impacto de la Sociedad BIC.

3. Construcción del Reporte de Gestión BIC: Se basa en la elaboración de un documento que dé cuenta de las acciones que la empresa realiza, en concordancia con las actividades elegidas en su proceso de adopción de la condición BIC y cumpliendo con la metodología del estándar independiente seleccionado para dicho propósito.

4. Revisión y aprobación: Se oficializa el reporte de gestión BIC antes de su difusión, el cual debe estar suscrito por el representante legal. Este debe formar parte de un informe de gestión de fin de ejercicio, el cual se presenta para su aprobación ante el máximo órgano social, es decir la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios. La presentación y aprobación de este informe debe constar en el acta de dicha reunión.

5. Publicación y comunicación: El reporte debe ser comunicado a la asamblea y a todos los miembros de la organización. Posteriormente, debe publicarse en la página web de la empresa o, en caso de que la empresa no cuente con página web, el mismo debe encontrarse disponible en su domicilio.

Las Sociedades BIC deberán remitir a la Superintendencia de Sociedades el Reporte de Gestión BIC a más tardar el 30 de abril de cada año.