Laboral   

El pasado 26 de mayo de 2021 el Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 526 de 2021, a través del cual se adicionan los artículos 2.2.1.1.8 al 2.2.1.1.15 al Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, con el fin de regular lo relacionado con la firma electrónica en los contratos de trabajo

A continuación señalamos los aspectos más relevantes del Decreto:

A.       El Decreto establece que el contrato de trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Adicionalmente, se indica que se entenderá firmado cuando cumpla con las condiciones establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015.

B.       Así mismo, se señala que el contrato de trabajo firmado electrónicamente deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo (“CST”).

C.       Para la suscripción del contrato individual de trabajo firmado electrónicamente, se podrán utilizar las siguientes firmas:

1.       La firma electrónica, la cual es obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando se trate de un mensaje de datos confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma.

2.       La firma digital, la cual es entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado.

D.       Se establece que tanto la firma electrónica como la firma digital tendrán los mismos efectos que la firma manuscrita, siempre que reúnan los requisitos establecidos en la normativa vigente y aplicable.

E.       De otra parte, el empleador estará en la obligación de proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, en caso de que se opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente. Adicionalmente, se consagra expresamente que la imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato de trabajo no constituirá una barrera de acceso al empleo.

F.        Así mismo, se consagran las siguientes obligaciones para el empleador:

1.       Conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad.

2.       Suministrar el contrato de trabajo suscrito de forma electrónica, sus anexos y modificaciones al trabajador a través de un medio electrónico autorizado por este último.

3.       Suministrar a las autoridades judiciales o de inspección, vigilancia y control en materia laboral, los contratos de trabajo firmados electrónicamente que sean requeridos.

4.       Garantizar la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónicamente, por lo cual deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en que han sido creados.

G.      Finalmente, las reglas para el uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo son las siguientes: 

1.       La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato, sus adiciones y/o modificaciones.

2.       No tendrá ningún costo para el trabajador, por lo que los costos asociados a su uso serán a cargo del empleador.

3.       Su uso entre trabajador y empleador será exclusivo de la relación laboral. Sin embargo, una vez finalizada la relación laboral, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones que hayan sido firmadas electrónicamente no perderán validez, eficacia y fuerza probatoria.

Ministerio del Trabajo - Decreto No. 526 del 19 de mayo de 2021