Legal Corporativo

Superintendencia de Sociedades revisa y aclara aspectos relacionados con la rendición de cuentas al final de un ejercicio

Mediante este oficio, la Superintendencia de Sociedades revisa y aclara aspectos relacionados con la rendición de cuentas al final de un ejercicio, dando respuesta a la siguiente pregunta:

“¿Los documentos de la rendición de cuentas al fin de ejercicio, que lista el art. 46 de la ley 222/95 deben ser aprobados en forma separada o pueden ser aprobados de manera conjunta?”

La Superintendencia de Sociedades comienza recordando lo dispuesto por los numerales 2 y 3 del artículo 187 del Código de Comercio, los cuales consagran que es función de la junta de socios o asamblea general de accionistas “Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores” y “Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes”.

Igualmente, el artículo 446 de este mismo Código, en conjunto con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, indica que los administradores tienen la obligación de presentar los estados financieros generales, junto con sus notas, correspondientes al ejercicio financiero y un plan de cómo se distribuirán las utilidades que el ejercicio haya podido arrojar, para su aprobación o rechazo ante la asamblea general de accionistas o junta de socios.

En este mismo sentido, aclara que la norma no hace mención alguna en relación si la aprobación o no de estos documentos deba hacerse de forma conjunta o por separado, por lo cual afirma la Superintendencia que corresponde al máximo órgano social, asamblea de accionistas o junta de socios, la forma en la que dichos documentos deben presentarse para su consideración y aprobación.

Hace la salvedad la entidad que, tratándose de la aprobación del proyecto de repartición de utilidades, esta no podrá hacerse antes de que se haya puesto a consideración y que se haya aprobado por parte de la asamblea o junta de socios los estados financieros del respectivo ejercicio, ya que el primero depende del segundo.

Por lo cual, si bien no existe una disposición legal expresa que establezca si la rendición de cuentas se debe aprobar de forma conjunta o individual, si debe seguir un orden lógico, ya que la aprobación de algunos de estos documentos dependerá de la aprobación previa de otros.
 

Superintendencia de Sociedades revisa y aclara aspectos relacionados con la imposibilidad de delegar la representación legal

Mediante este oficio, la Superintendencia de Sociedades revisa y aclara aspectos relacionados con la imposibilidad de delegar la representación legal, específicamente atendiendo a la siguiente inquietud presentada:

“¿Puede un representante legal de una SAS quien al mismo tiempo es accionista otorgar poder para que lo represente en la asamblea en sus funciones como representante?"

Para dar solución a la inquietud presentada, la Superintendencia de Sociedades comenzó por aclarar que los representantes legales, sin importar el tipo societario de que se trate, son las personas que tienen a su cargo la representación de una sociedad en el desarrollo de su objeto social.

Esta representación puede ser ejercida por una persona natural o jurídica y la Superintendencia es enfática en aclarar que la delegación de la representación legal no es viable legalmente.

En primer lugar, el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, señala que, en el ejercicio de las funciones asignadas a los administradores, entre ellos al representante legal, les corresponde entre otras la de “Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social” y "Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias".

En este sentido, se aclara que el cumplimiento de dichas obligaciones frente a la sociedad, por parte del representante legal, solo se logran con dedicación y esfuerzo y estando de manera permanente en contacto con los asociados en escenarios tales como una reunión de la asamblea general de accionistas o junta de socios, resaltando que es él a quien en cada reunión del órgano rector le compete hacer presencia y estar preparado para rendir cuentas comprobadas de su gestión.

Igualmente, otro motivo por el cual la Superintendencia sostiene que no es posible delegar la representación legal es debido a la responsabilidad de los administradores, al respecto recuerda que estos responderán “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros” y que “En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador”.

Por otro lado, esta imposibilidad para delegar se justifica también en que la legislación mercantil consagra la figura de la representación legal como mecanismo de proyección de la capacidad de la sociedad, para finalmente concluir que la representación es inseparable, indelegable y de la esencia de la persona jurídica.

La Superintendencia sostiene que el otorgamiento de poderes por parte del Representante Legal de una sociedad, por más que en su contenido faculten el apoderado o mandatario para realizar todos los negocios previstos en el objeto social, por disposición legal esta siempre estará en cabeza de la persona designada por la junta directiva, asamblea de accionistas o junta de socios para ejercer dicha función.

Por último, la entidad aclara que cuando por circunstancias ajenas el representante legal principal de una sociedad no pueda representar a la sociedad en determinadas situaciones o reuniones, la legislación mercantil prevé la figura del representante legal suplente, quien es la persona llamada a suplir al principal en sus faltas absolutas o temporales.