Cinco claves para patronos de nómadas digitales que deseen trabajar desde Costa Rica

Con la publicación del decreto ejecutivo N° 43.619-H-MGP-TUR, “Reglamento a la Ley N° 10.008, para atraer trabajadores y prestadores remotos de servicios de carácter internacional”, se habilitó la posibilidad de que trabajadores extranjeros puedan convertirse en nómadas digitales desde nuestro país.

Si bien la ley fue aprobada y publicada desde el 2021, el decreto dio contenido a esa norma y permite que trabajadores de diferentes partes del mundo escojan algún lugar de Costa Rica como su nuevo centro de trabajo.

Aunque el teletrabajo no es una modalidad nueva de trabajo ―que resultó muy útil durante la pandemia― la figura del nómada digital alcanza un perfil más preciso con estas reglas.

En este contexto, recomendamos a los patronos tomar ciertas acciones a fin de lograr que sus trabajadores apliquen la figura de manera correcta, tanto los que vienen a Costa Rica, como los que, por políticas internas, pueden prestar sus servicios desde otras latitudes.

Los siguientes son cinco claves para los patronos de colaboradores que desean aplicar a la figura de nómadas digitales:

1. Recuerde que la categoría migratoria de nómada digital no es lo mismo que realizar teletrabajo temporal desde otro país

A partir de la promulgación de estas reglas, los extranjeros pueden prestar sus servicios remotamente desde Costa Rica, por una estancia de hasta dos años y gozar así de los beneficios de la normativa, que cubre también a sus dependientes. Esto les permite no ser reconocidos como residentes fiscales durante su estadía, en el tanto demuestren que cuentan con un ingreso mensual mínimo de US$3.000 o US$4.000 (si vienen con dependientes).

La solicitud debe presentarse ante la Dirección General de Migración y Extranjería, en forma presencial o por medios digitales a través de la plataforma Trámite Ya. De la misma manera, los trabajadores costarricenses que deseen gozar de los beneficios de este estatus en los países que tengan una legislación homóloga a la nacional, deberán cumplir con los requisitos que tenga el país respectivo.

Por el contrario, si el trabajador que viene a Costa Rica únicamente va a prestar sus servicios por un periodo corto de tiempo, bajo la modalidad de teletrabajo, es importante que cumpla los requisitos que indican la Ley para regular el teletrabajo (N° 9.738) y su reglamento.

2. Revise con su departamento de recursos humanos los puestos que podrán aplicar a ser nómadas digitales

Al igual que con el teletrabajo, existen posiciones a las que no aplica la figura del nómada digital. Tener claridad sobre este particular es clave para las empresas, para evitar rechazos subjetivos a solicitudes realizadas por sus trabajadores, tanto desde la perspectiva de manejo de personal como de posibles reclamos por discriminación.

3. Cuente con una política que determine las condiciones propias de su empresa en relación con la figura

Sea que usted reciba trabajadores extranjeros, o que sus trabajadores se trasladen a una nueva locación a prestar sus servicios, es importante definir lineamientos claros a fin de evitar malos entendidos y procesos innecesarios. Esta política debe analizar las condiciones claves para ser nómada digital, los modos de reportar, la revisión de procedimientos, los temas de privacidad y de manejo de la información, así como lo relacionado con gastos incurridos, entre otros.

4. Revise minuciosamente el tema de las deducciones de impuestos y cargas sociales

Si bien la ley costarricense crea exenciones de impuestos para los nómadas digitales, estas exenciones solo se dan a lo interno de Costa Rica. Por otro lado, dado que se requiere que haya una remuneración proveniente del exterior, si este fuera trabajador –en sentido estricto– de una entidad basada en otro país, dicha empresa estaría obligada a realizar los reportes a la seguridad social y las retenciones de impuestos que defina la normativa del país en donde está ubicada.

Igualmente, si un prestador de servicios de una entidad costarricense decide solicitar su estatus como nómada digital en otro país (fuera de Costa Rica), su patrono deberá cumplir la obligación de mantenerlo en planilla, reportarlo en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y hacerle las deducciones de ley en cuanto a otros impuestos aplicables.

5. Determine de previo las condiciones del traslado de su trabajador

Si bien la figura del nómada digital genera ciertos beneficios para el colaborador, este debe cumplir con las obligaciones que le impone su contrato de trabajo. No es permitido a los nómadas digitales cambiar las condiciones de su empleo de modo unilateral, especialmente respecto al tiempo y forma de prestar sus labores.

Five Keys for Employers of Digital Nomads Wishing to Work from Costa Rica

Executive decree gives content to law 10,008 so that workers from different parts of the world choose Costa Rica as a new workplace.

If you receive foreign workers, or your employees move to provide their services from a new location, it is important to define clear guidelines to avoid unnecessary processes.

The publication of Executive Decree No. 43619-H-MGP-TUR, “Regulations to Law N° 10,008, to Attract Remote Workers and Providers of International Services", enabled foreign workers to become digital nomads from our country.

Although the law was approved and published since 2021, the decree gave content to that norm and allows workers from different parts of the world to choose a point in Costa Rica as their new workplace.

Remote work is not a new modality of work ― which proved to be very useful during the pandemic ―, but digital nomad figure reaches a more precise profile with these rules.

In this context, we recommend employers to take certain actions in order to ensure that their workers apply the figure correctly, both those who come to Costa Rica, as well as those who, due to internal policies, can provide their services from other latitudes.

Here are five keys for employers of people wishing to become digital nomads:

1. Remember that the migratory category of digital nomad is different from temporary teleworking from another country

As of the promulgation of these rules, foreigners can provide services remotely from Costa Rica, for a stay of up to two years and thus enjoy the benefits of the regulations, which also cover their dependents. This allows them not to be recognized as tax residents during their stay, as long as they prove a minimum monthly income of US$3,000 or US $4,000 (if they come with dependents).

The application must be submitted to the General Directorate of Migration and Immigration, personally or by digital means through the platform Trámite Ya. Likewise, Costa Rican workers who wish to enjoy the benefits of this status in countries with legislation homologous to the national one, must comply with the requirements of the respective country.

On the contrary, if a worker comes to Costa Rica to provide services under the modality of telework but only for a short period of time, that employee should comply with the requirements indicated by the Law to Regulate Telework (N° 9738) and its regulations.

2. Check with your human resources department which positions may apply to be digital nomads

As with teleworking, for some positions the figure of digital nomad does not apply. Clarity in this particular matter is key for companies, to avoid subjective rejections of their employees’ requests, both from the point of view of personnel management and possible discrimination claims.

3. Have a policy that determines the company’s conditions related to the figure

Whether you are hosting foreign workers or your workers move to a new location to provide services, it is important to define clear guidelines to avoid misunderstandings and unnecessary processes. This policy should analyze key conditions to become a digital nomad: ways of reporting, review of procedures, privacy and information management matters, as well as issues related to expenses incurred, among others.

4. Carefully review the issue of tax deductions and social security contributions

Although Costa Rican law creates tax exemptions for digital nomads, these exemptions only apply within Costa Rica. Since a remuneration from abroad is required, in the case of a worker – strictly speaking sense – of an entity based in another country, the said company would be obliged to report to the social security and to make the withholdings taxes as defined by the regulations of the country where the company is located.

Likewise, if a service provider of a Costa Rican entity decides to apply as a digital nomad in another country (other than Costa Rica), the employer must comply with the obligation to keep him/her on the payroll, report him/her to the Costa Rican Social Security Administration (CCSS, for its acronym in Spanish) and withhold the applicable taxes as required by law.

5. Determine in advance the conditions of your employee’s transfer

Although the figure of the digital nomad provides certain benefits for the collaborators, they must comply with the obligations of their employment contract. Digital nomads are not allowed to unilaterally change the conditions of their work, especially in terms of time and the way they do their work.