Wie können IMS und DMS den Alltag der Steuerabteilung erleichtern?

Was haben Datenmassen mit der (Konzern-)Steuerabteilung zu tun?

Experten schätzen die globale Datenmenge im Jahr 2018 auf 33 Zettabyte. Diese Zahl entspricht etwa 47-mal der Menge der Sandkörner an allen Stränden der Welt. Im Jahr 2025, so die Prognose, wird gar ein exponentieller Anstieg auf 175 Zettabyte (Statista) erwartet.

Die Datenmassen machen vor niemandem halt – auch nicht vor den Mitarbeitern der Steuerabteilung. Mit den steigenden Datenmengen steigt aber auch gleichzeitig die Leistungsfähigkeit der notwendigen IT-Systeme.

Viele Unternehmen setzen bereits verschiedene Systeme ein:

• Dokumenten- (DMS)
• Enterprise Content- (ECM) oder
• Informationsmanagementsysteme (IMS)
  

Für diese Systeme interessieren sich wegen der fortschreitenden Digitalisierung jetzt auch immer mehr die (Konzern-)Steuerabteilungen.

IMS, DMS, ECM – was ist das?

Ein DMS bzw. ECM dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Außerdem umfasst es i. d. R. eingescannte bzw. digitalisierte Sammlungen von (teilweise) unstrukturierten Dokumenten.

Ein IMS umfasst neben den DMS-/ECM-Kernkomponenten (z.B. Ablage, Verwaltung, Archivierung, Workflow) auch Lösungen zur digitalen Datenauswertung und -nutzung (z.B. selbst-konfigurierbare Berichte). Diese Funktionen gewinnen durch die Nachfrage nach schneller Visualisierung und Analyse transaktionaler Daten an Bedeutung.

Steuerabteilung – Quo Vadis?

• Viele (Konzern-)Steuerabteilungen arbeiten nur mit Tabellenkalkulationslösungen und PDF-Dateien aus gescannten Papierdokumenten. Zur Digitalisierung der Prozesse mit diesen Dateitypen empfiehlt sich dafür das Anlegen einer E-Steuerakte. Dies erfordert ein IT-Vorprojekt (z. B. Metadaten, Datenqualität, Datenmigration).
• Veränderung gewohnter Arbeitsweisen und –prozesse durch die Umstellung von papierbasierten, auf volldigitale Dokumente und Prozesse. Hier werden Technologien wie die Blockchain oder Robotics Process Automation (RPA) wichtiger werden.
• Trotz Digitalisierungsbemühungen stellt die deutsche Finanzverwaltung mit Rechtsverbindlichkeit nur Papierdokumente bereit (z.B. Steuerbescheide). Für global tätige Unternehmen bedeutet dies häufig doppelte Arbeit durch zwei Prozesslandschaften (d.h. voll- und teildigitalisiert).
  
• Obwohl die Umstellung auf eine einzige S/4HANA-Instanz vielen SAP-Anwendern eine Standardisierung ihrer steuerrelevanten Vorsysteme erlaubt, müssen immer mehr Daten für Steuern lokal bereitgestellt und bewirtschaftet werden. Viele Länder verlangen transaktionale Daten zeitnah oder in Echtzeit (z.B. Umsatzsteuerdaten, E-Rechnungen).
  
• Nicht nur die Versorgung externer Datennutzer mit digitalen Daten gehört zu den Aufgaben der (Konzern-)Steuerabteilung. Auch die unveränderbare und versionierte Aufbewahrung und Bereitstellung digitaler Daten sind nun Teil der Aufgaben digitaler Steuerabteilungen (d.h. mindestens sechs bzw. zehn Jahre, aber auf jeden Fall bis zum Ende der Betriebsprüfung).
  
• Für Daten, Prozesse und Technologien mit Bezug zu Steuern gelten die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (GoBD). Notwendiges Umsetzungselement ist eine Verfahrensdokumentation. In dieser müssen alle steuerrelevanten Systeme, Daten und Transaktionen in ihrer Entstehung und Verarbeitung nachvollziehbar beschrieben werden.
  
• Personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung – auch in der (Konzern-) Steuerabteilung. Dies erfordert als Minimum ein DMS, damit alle Daten eindeutig zugeordnet, gespeichert und nachweisbar gelöscht werden können.
  

In allen vorangegangenen Punkten kann ein DMS bzw. IMS in der Steuerabteilung wertvolle Beiträge für einen effizienteren Arbeitsalltag leisten.

DMS, ECM & IMS: Unsere Services für Steuerabteilungen im Überblick

• Unterstützung im Rahmen eines Technologieprojekts bei der Einführung eines DMS, ECM oder IMS – entweder als Teil eines S/4HANA-Projekts oder zur Vorbereitung auf zukünftige Betriebsprüfungen.
• Hilfe bei der komplexen Anbieterauswahl gemäß dem im vorab erarbeiteten technischen und fachlichen Anforderungskatalog der (Konzern-)Steuerabteilung.
• Einführung von DMS- bzw. ECM-Systemen (z.B. M-Files, OpenText) marktführender Drittanbieter.
• Implementierung eigener Deloitte-IMS-Steuerlösungen (myInsight Portal).
• Unterstützung mittlerer und kleinerer Steuerabteilungen bei der Einführung von Cloud-DMS-Lösungen (z.B. DATEV), Konfiguration von Workflow- (z.B. Microsoft SharePoint) oder Ticketing-Lösungen (z.B. JIRA).

Sie interessieren sich ohne direkten DMS-, ECM- oder IMS-Bezug für die Angebote von Deloitte zur Digitalisierung von Steuerprozessen oder der Steuerabteilung? Gerne erläutern wir Ihnen unsere fachliche und technische Expertise aus anderen Software- und Digitalisierungsprojekten.