Event Compliance Manager

Hintergrund

Ob Workshops, teambildende Events, Weihnachtsfeiern oder Geschäftsessen – die steuerliche Behandlung von Veranstaltungen bringt zentrale Fragestellungen mit sich: 

• Handelt es sich um eine steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung? 
• Welche steuerlichen Vorschriften sind an dieser Stelle zu beachten? 
• Wie können die Dokumentationspflichten eingehalten werden?  

Mit unserem Event Compliance Manager bieten wir Ihnen einen digitalen Lösungsansatz für eine effiziente Würdigung sowie Dokumentation der Prüfung von § 37a, § 37b und § 40 EStG Sachverhalten entlang sämtlicher Sachzuwendungsarten.

Herausforderungen bei der Event-Compliance

Unternehmen sind in der Pflicht Zuwendungen wie bspw. gemischte Veranstaltungen angemessen zu erfassen, zu dokumentieren und zu versteuern. Compliance-Verstöße können signifikante finanzielle und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Unternehmen, die diesen Anforderungen gerecht werden wollen, sehen sich mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert:

• Dezentral organisierte Veranstaltungen
  Die meisten Veranstaltungen werden ohne Einbezug der Steuerabteilung geplant. Damit ist es für diese eine besondere Herausforderungen, Informationen über die Gesamtheit aller Veranstaltungen zu sammeln, in einer rechtssicheren Form zu dokumentieren, und steuerlich korrekt einzuordnen.
• Planung von Events ohne steuerliche Expertise
  Bei der Planung von Feiern gehen steuerliche Auswirkungen oftmals unter. Die Unkenntnis der möglichen Konsequenzen führt schnell zur Vernachlässigung bzw. Verletzung von Vorschriften bzw. Aufzeichnungspflichten. Die damit verbundenen Risiken bleiben meist bis zur Lohnsteueraußenprüfung unbemerkt.
• Dokumentationspflichten
  Für Veranstaltungen existiert in Unternehmen oft noch kein Software-gestützter Lösungsansatz. Daher ist die Dokumentation (wie z. B. das Führen einer Teilnehmerliste) oft unzureichend und lückenhaft. Manuelle Prozesse erschweren die Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zuwendungen. Unklare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten beeinträchtigen die Qualität der internen Dokumentation. All dies führt zu erheblichen Compliance-Risiken.

Unsere Lösung: Event Compliance Manager

Wir haben eine Lösung entwickelt, die es fachfremden Anwendern:innen ermöglicht, durch strukturierte Abfrage einzelner Tatbestandsmerkmale Sachverhalte selbstständig steuerlich zu bewerten. Die Anwendung ist somit denkbar einfach und entlastet Ihre Steuerabteilung, während sie gleichzeitig vor Compliance-Verstößen bei Events und deren Konsequenzen schützt.

• Nutzerfreundliches System
  Die zugrundeliegenden Bewertungsstrukturen werden in ein intuitives und nutzerfreundliches Frage-Antwort-System übersetzt, dass Sie intelligent durch den Entscheidungsprozess leitet. Im Hintergrund werden Einordnungen vorgenommen, um eine Weiterleitung zur nächsten inhaltlich notwendigen Frage sicherzustellen. Somit kann für Veranstaltungen auch ohne tiefergehendes Expertenwissen eine Einschätzung zur steuerlichen Bewertung getroffen werden.
• In leichter Sprache für steuerfremde Abteilungen
  Ohne Verwendung steuerlicher Fachbegriffe werden die relevanten Informationen einfach und verständlich abgefragt. Komplizierte steuerliche Sachverhalte wie z.B. unterschiedliche Teilnehmergruppen auf Veranstaltungen werden anhand dieser abgefragten Informationen automatisiert beurteilt.
• Individualisierung
  Da jedes Unternehmen mit individuellen Herausforderungen konfrontiert ist, gibt es keine standardisierte "one-size-fits-all"-Lösung. Eingebettet in die No-Code Plattform Deloitte DecisionService verfügt der Event Compliance Manager über umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Es können verschiedenste Pauschalierungssachverhalte orientiert an Ihren individuellen Bedürfnissen in unserem Tool hinterlegt werden.
• Vollständige und transparente Dokumentation
  Die Entscheidungsprozesse werden vollumfänglich und transparent dokumentiert und stehen Ihnen anschließend in einer revisionssicheren Form online und als PDF-Download zur Verfügung.

Technische Details zum Event Compliance Manager

✓ Intuitive und nutzerfreundliche Anwenderoberfläche

✓ Webbasierter Service mit 24/7 Verfügbarkeit

✓ Kein langwieriger Integrationsprozess notwendig

✓ Nutzerzahlunabhängige Lizenzierung

✓ Die Anwendung wird über die ISO 27001 zertifizierte Microsoft Azure Cloud zur Verfügung gestellt

✓ Der Zugriff erfolgt per Single-Sign-On-Verfahren und Multi-Faktor-Authentifizierung