Brug digitalisering til at styre omkostningerne

Siden finanskrisen ramte os for godt ti år siden, har virksomhedsledere haft blikket fast rettet på mulighederne for vækst. Det har givet de fleste mindre og mellemstore virksomheder gode resultater. Nu er der imidlertid tegn på stagnation i verdenshandlen, og derfor er effektivitet og styring af virksomhedens omkostninger yderst aktuelt.

Men kun i hver anden virksomhed har ledelsen sat et strategisk fokus på omkostningerne i de kommende år. Det viser en nylig Deloitte-undersøgelse om praksis og tendenser inden for nordiske virksomheders omkostningsstyring.

Undersøgelsen viser også, at hele 92 procent af virksomhederne mislykkes med spareplanen. Dermed placerer danske virksomheder sig blandt de dårligste i verden til at gennemføre besparelser.

Det er især digitaliseringens muligheder for at styre omkostningerne, som mange virksomhedsledere fortsat er blinde for. Desværre – for digitalisering af virksomhedens systemer og processer åbner nye muligheder, som kun de færreste virksomhedsledere er klar over. Cloud-løsninger, business intelligence og ERP-systemer kan i dag gøre en kæmpe forskel.

Drop de manuelle rutiner

Tag blot et kig på virksomhedens finansafdeling. Hvad koster den, når de samlede udgifter til lønninger, software, hardware, kontorer og alle de øvrige udgifter bliver gjort op?

Min erfaring er, at resultatet vil overraske de fleste ledere. Med digitaliseringens hjælp kan mange af de processer, som finansafdelingen udfører omkring håndtering af bilag, fakturering og timeregistrering, flyttes ud i front-end hos de medarbejdere, der møder kunderne. Med en app på mobiltelefonen kan medarbejderen selv håndtere de samme processer enklere, hurtigere og langt billigere.

Digitaliseringen kan også styrke samarbejdet med kunderne og dermed øge loyaliteten. De fleste virksomheder har adgang til data om kunderne - i realtid -, som de kan bruge til at give den enkelte kunde indblik i leveringen af bestillinger, processen med at fremstille varer eller fremdriften i et projekt. Det er faktisk serviceydelser, som de fleste kunder efterhånden forventer af få.

Værktøjerne til at understøtte beslutningstagning er også blevet langt mere avancerede, samtidig med at barriererne er blevet lavere - både når det kommer til pris og implementering. For eksempel er det i dag muligt, selv for små og mellemstore virksomheder, automatisk at klassificere indkøbsdata og screene forskellige muligheder for besparelser.

Hjerte i stedet for hjerne

Jeg møder ofte stor overraskelse hos virksomhedsledere over, når dialogen går på, hvad digitalisering kan gøre for den enkelte virksomhed. Men flertallet af virksomheder formår endnu ikke at udnytte potentialet, fordi det er en stor opgave at ændre arbejdsgange og rutiner for at høste digitaliseringens gevinster.