Insight

Nyhedsbrev til uddannelsesinstitutioner

Nyhedsbrev om de seneste nyheder for uddannelsesinstitutioner under Børne- og Undervisningsministeriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Ny ferielov
Selvom den nye ferielov efterhånden ikke kan kaldes ny længere, påvirker ændringerne stadig både det praktiske omkring opgørelse af feriedage og indregning i regnskabet.

Den regnskabsmæssige opgørelse af feriepengeforpligtelsen pr. 31.12.2020 vil således indeholde tre perioder:

  • Feriedage optjent efter den nye ferielov for perioden 01.09.2020 til 31.12.2020 (Forpligtelse overfor medarbejdere)
  • Feriedage optjent i indefrysningsperioden 01.09.2019 til 31.08.2020 (Forpligtelse overfor fonden ”Lønmodtagernes feriemidler”)
  • Eventuelt restferiedage fra før 01.09.2019 (Forpligtelse overfor medarbejdere)

Hvor der i tidligere år skulle hensættes til optjente feriedage i løbet af regnskabsåret samt eventuelt restferie, er der således flere feriedage i år der skal hensættes til i 2020 regnskabet. Det skyldes, at optjent samtidighedsferie også skal indgå i opgørelsen. Hvis medarbejdernes feriemønster er uændret, må det forventes, at feriepengeforpligtelsen pr. 31.12.2020 er større end tidligere år, idet den skal dække beløb, der skal indberettes til Feriefonden, ikke anvendt restferie, optjent samtidighedsferie samt særlige feriedage.

Forpligtelsen overfor fonden vil udgøre de feriedage, der er indrapporteret til fonden på den enkelte medarbejder. For en medarbejder, der har været ansat i hele optjeningsperioden, er der tale om 25 dage. Bemærk - at der ikke hertil skal hensættes særlig feriegodtgørelse for så vidt angår midler, der skal indberettes til fonden. Indberetning til fonden er gennemført for de fleste institutioner, der er dog fortsat mulighed for at korrigere, hvis der konstateres fejl. En særlig problemstilling er i den forbindelse med medarbejdere, der er fratrådt i året, og Deloitte anbefaler, at der foretages en ekstra kontrol af, at der ikke er indberettet ferie for fratrådte medarbejdere, så der ikke er sket dobbeltafregning, dvs. både ved fratrædelse og som indefrysningsbeløb til Feriefonden. Beløbet, der skal indberettes til Feriefonden, skal forrentes. Der er en forventning om, at forrentningen vil ligge i niveauet 2,5 % pr. år - forrentningsperioden i 2020 er fra 1. september, dvs. 4 mdr.

Den regnskabsmæssige håndtering af beløbet til fonden afhænger af, om institutionen ønsker at indbetale hele eller dele af beløbet i 2021. Hvis der er truffet endelig beslutning om indbetaling i 2021, skal beløbet indregnes som kortfristet gæld. Er det ikke tilfældet, indregnes beløbet som langfristet gæld.

For restferien og forpligtelsen efter den nye ferielov anbefales det at opgøre feriedagene og værdien af feriedagene for hver medarbejder. Det er i denne forbindelse vigtigt, at der tages højde for eventuel ferie afholdt mellem jul og nytår.

Økonomistyrelsen tillader dog fortsat, at forpligtelsen opgøres efter den gennemsnitlige metode, hvor der er lagt op til, at der anvendes 9,5 feriedage pr. medarbejder. Det er dog vigtigt, at I som institution vurderer, om de 9,5 dage er dækkende for de konkrete skyldige feriedage. Opmærksomheden henledes på, at de 9,5 dage skal dække optjente ikke afholdte særlige feriedage, optjent samtidighedsferie fra 1.9.2020 til 31.12.2020 der endnu ikke er afholdt samt evt. ikke afholdt restferie fra før overgangen til den ny ferielov. Endelig vil der i sjældne tilfælde være medarbejdere, der har afholdt endnu ikke optjent ferie – dette vil skulle indregnes som tilgodehavende hos medarbejderen.

Ud over konsekvenserne for opgørelsen af timerne af den nye ferielov har Økonomistyrelsen ændret beregningsmetoden, således at alle omkostninger ved ferieafholdelse medtages i forpligtigelsen. Dette betyder, at også arbejdsgiverandelen af pension skal medtages i feriepengeforpligtigelsen. Ændringen har ikke betydning for beløbet, der skal indberettes til Feriefonden.

Korrektionen af feriepengeforpligtelsen som følge af at der nu skal medregnes arbejdsgiverandelen af pension i grundlaget skal, jf. Økonomistyrelsens vejledning, som udgangspunkt indregnes på egenkapitalen. BUVM tillader dog, at primo korrektion sker over resultatopgørelsen. I praksis betyder det, at forpligtigelsen pr. 31.12.2020 blot skal opgøres og indregnes efter den ny beregningsmetode. Økonomistyrelsens (SLS) lister er tilpasset til den ny metode.

For de institutioner, der skal foretage korrektionen i henhold til Økonomistyrelsens vejledning, betyder det, at institutionen skal genberegne feriepengeforpligtelsen pr. 31.12.2019 med arbejdsgiverbetalt andel af pensionen i grundlaget. Forskelsværdien mellem det oprindelige beløb og det genberegnede beløb er beløbet, der som udgangspunkt skal korrigeres over egenkapitalen. Økonomistyrelsen (SLS) har udsendt en model, der hjælper med at opgøre en primokorrektion for de institutioner, hvor denne metode benyttes.

Afledte lønrefusioner 

Medarbejdere på barsel og i Flexjob skal medtages i opgørelsen af indefrosne feriemidler. Hvis skoler og uddannelsesinstitutioner har medarbejdere på barsel eller medarbejdere ansat i Flexjob, kan skoler og uddannelsesinstitutioner få refunderet en andel af de indfrosne feriemidler for disse medarbejdere. 

Vi har fået oplyst, at kommunerne har forskellig praksis på udbetaling af refusion vedr. Flexjob, hvor:

  • Nogle kommuner allerede har refunderet skoler og uddannelsesinstitutioner, selvom skolen og uddannelsesinstitutionen endnu ikke har afregnet de indfrosne feriemidler til Feriefonden og
  • Nogle kommuner udbetaler først refusion til skolen og uddannelsesinstitutionen, når skolen og uddannelsesinstitutionen har afregnet de indfrosne feriemidler til Feriefonden for de konkrete Flexjob medarbejdere.

Skolerne og uddannelsesinstitutionerne skal være opmærksomme på indhentning af de lønrefusioner, som de er berettigede til.

Kontakt Christian Dahlstrøm, tlf. 30 93 42 39, e-mail cdahlstroem@deloitte.dk eller Tommy S. Johansen, tlf. 30 93 63 22, e-mail tsjohansen@deloitte.dk

Registrering af reelle ejere hos Erhvervsstyrelsen
Den 10. januar 2020 er nye regler trådt i kraft, som medfører, at også skoler og uddannelsesinstitutioner har en undersøgelsespligt i forhold til, om registreringen af reelle ejere er ajourført i Erhvervsstyrelsens system. Bestyrelsen skal som udgangspunkt registreres, og I skal være opmærksomme på at ændre registreringen, så snart der sker udskiftning i bestyrelsen.

Vi anbefaler, at alle uddannelsesinstitutioner snarest muligt gennemgår deres registrering af reelle ejere hos Erhvervsstyrelsen, samt at uddannelsesinstitutionerne får udarbejdet en fast proces for løbende registrering hos Erhvervsstyrelsen ved ind- og udtræden af bestyrelsesmedlemmer.

Kontakt Christian Dahlstrøm, tlf. 30 93 42 39, e-mail cdahlstroem@deloitte.dk eller Tommy S. Johansen, tlf. 30 93 63 22, e-mail tsjohansen@deloitte.dk

Kontakt Lars Hillebrand, tlf. 40 28 36 48, e-mail lhillebrand@deloitte.dk, Christian Dahlstrøm, tlf. 30 93 42 39, e-mail cdahlstroem@deloitte.dk eller Tommy S. Johansen, tlf. 30 93 63 22, e-mail tsjohansen@deloitte.dk

Elektronisk indberetning af årsrapporten i XBRL-format for regulerede institutioner under Børne- og Undervisningsministeriet.

For 2020 er der et nyt krav om indberetning via en såkaldt XBRL-taksonomi, hvilket også er udmeldt fra Børne- og Undervisningsministeriet.

Vær opmærksom på at XBRL-formatet og den øgede standardisering stiller øgede krav til regnskabsafdelingen, da der vil være ekstra fokus på, at alle formalia er overholdt – både i forhold til noteindhold, men også afrundinger og krav til oplysninger af beløb i hele kr., decimaler på nøgletal m.v. Dokumentationen for XBRL-opstillingen skal være så entydig, at den kan danne grundlag for en efterfølgende kontrol.

Deloitte er klar med en systemunderstøtteløsning, som kan håndtere udarbejdelse af årsrapporten inkl. årsrapporten i det såkaldte XBRL-format.

Kontakt Christian Dahlstrøm, tlf. 30 93 42 39, e-mail cdahlstroem@deloitte.dk eller Tommy S. Johansen, tlf. 30 93 63 22, e-mail tsjohansen@deloitte.dk

Bekendtgørelse om optagelse af lån m.v. og om strategi for finansiel risikostyring for institutioner
Fra den 1. januar 2021 kommer der nye regler for uddannelsesinstitutioners optagelse af lån.

De nye regler betyder, at regulerede institutioner fremadrettet kun kan indgå aftaler om låneformer, der fremgår på en positivliste, der offentliggøres i forbindelse med bekendtgørelsen.

Det er blandt andet ikke længere muligt at indgå aftaler om renteswaps eller lån i andre valutaer end danske kroner og euro. Samtidigt begrænses muligheden for at indgå aftaler om afdragsfrihed betydeligt.

Ud over den nye afgrænsning af tilladte låneformer vil det fra 1. juli 2021 være påkrævet, at de omfattede institutioner skal have en bestyrelsesgodkendt strategi for finansiel risikostyring.

Deloitte bidrager meget gerne med sparring omkring udformning af en sådan strategi. Forhold til overvejelse kunne være:

  • Skal lån være med fast eller variabel rente?
  • Hvordan placeres overskudslikviditet?
  • Hvor stor andel af større om- og tilbygninger finansieres med skolens egne likvider?
  • På hvilket niveau skal skolens likviditet minimum være?

Listen er ikke udtømmende, og strategien bør være konkret, afhængig af skolens situation og fremtidsplaner.

Deloitte bidrager derudover meget gerne med hjælp til gennemførsel af låneomlægning, herunder vurdering af nuværende realkreditlån, gennemførsel af udbud, uvildig vurdering af tilbud fra realkreditselskaber, uvildig vurdering af regnskabsmæssige og økonomiske konsekvenser, deltagelse i bestyrelsesmøder m.v.

Regulerede institutioner under Børne- og Undervisningsministeriet finder yderligere oplysninger her:

Bekendtgørelse finder I her: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1954

Børne- og Undervisningsministeriet har i går i øvrigt lagt denne nyhed på deres hjemmeside: https://www.uvm.dk/aktuelt/nyheder/uvm/2021/jan/210106-slut-med-risikofyldte-laan-paa-selvejende-uddannelsesinstitutioner

Uddannelses- og Forskningsministeriets bekendtgørelse: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1976

Det forventes, at ministerierne kommer med yderligere information om indholdet af den finansielle strategi m.v.

Kontakt Rikke Beckmann Danielsen, tlf. 30 93 56 92, e-mail rdanielsen@deloitte.dk

Andre aktuelle forhold
Ud over de praktiske forhold i forhold til regnskabsaflæggelsen vi har fundet anledning til at henlede opmærksomheden på enkelte andre forhold, der kan være af interesse for jeres institutioner.

Rigsrevisionens beretning om kontroller i staten
Rigsrevisionen har gennemført undersøgelse af kontrolmiljøet i en række statslige institutioner og systemer og har i den forbindelse konstateret en række forhold, der kan give anledning til risiko for besvigelser, eksemplevis:

  • Uklare eller uhensigtsmæssige dispositionsgrænser
  • Manglende funktionsadskillelse eller mulighed for at omgå funktionsadskillelsen i de anvendte systemer, herunder flere statslige systemer som IndFak og RejsUd
  • Manglende eller utilstrækkelige kontroller i forhold til eksempelvis løn eller indkøb
  • Manglende eller utilstrækkelig styring af brugerrettigheder

Beretningen er ikke direkte rettet mod selvejende uddannelsesinstitutioner, men tilsvarende forhold kan forekomme på de selvejende institutioner, og beretningen giver god inspiration til jeres overvågning og optimering af kontrolmiljøet. For at forebygge en mulig kritik anbefaler Deloitte derfor, at I tager en dialog med jeres revisor om de risici, der er hos jer.

Link til beretning:

https://rigsrevisionen.dk/revisionssager-arkiv/2020/dec/beretning-om-indsatsen-for-at-undgaa-statsansattes-besvigelser

I kan også kontakte en af Deloittes specialister for en drøftelse. Kontakt Lars Hillebrand, tlf. 40 28 36 48, e-mail lhillebrand@deloitte.dk eller Jakob B. Ditlevsen, tlf. 22 16 77 11, e-mail jditlevsen@deloitte.dk

Whistleblowerordninger for selvejende institutioner
Danmark står overfor at skulle implementere EU’s krav om indførelse af obligatoriske whistleblowerordninger for alle virksomheder med mere end 50 ansatte, som det ser ud p.t., vil dette krav også kunne komme til at omfatte en lang række selvejende institutioner.

Kravet udspringer af, at der på EU-plan er vedtaget et whistleblowerdirektiv (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2019/1937 af 23. oktober 2019), som bl.a. stiller en række minimumskrav til intern håndtering af indberetninger og til beskyttelse af whistleblowere. Direktivet forventes implementeret i dansk lovgivning senest i december 2021.

Økonomistyrelsen har i nyhedsbrev fra 18. december2020 omtalt det arbejde, der pågår for at vurdere mulighederne for en fælles statslig ordning - https://oes.dk/nyheder/nyhedsarkiv/, herunder om den fælles statslige ordning også kan omfatte de selvejende institutioner.

Uanset om der kommer en fælles statslig ordning, eller der bliver behov for, at I som selvejende institution vælger at etablere eller allerede har etableret en whistleblowerordning, vil vi anbefale, at I vurderer, om I har et tilstrækkeligt beredskab til at håndtere evt. henvendelser, der måtte opstå foranlediget af en whistleblowerordning.

Skulle de selvejende institutioner mod forventning ikke blive omfattet af det nye EU-direktiv, vil vi stadig opfordre jer til at overveje, om en whistleblowerordning kan give jer værdi, idet undersøgelser viser, at knap 45 % af alle opdagede svindelsager kommer frem via en whistleblowerordning eller anden lignende ”tipping off”, og samtidig vil det sende et positivt signal om, at I ikke accepterer uetiske og ulovlige handlinger, og at I ønsker at bekæmpe dette bedst muligt.

I kan kontakte en af Deloittes specialister for en drøftelse. Kontakt Rasmus Grejs Beyer, tlf. 24 94 59 22, e-mail rbeyer@deloitte.dk

Digital controlling
Med stigende datamængder kombineret med et pres på at øge effektiviteten i databehandlingen og samtidig øge kvaliteten i de gennemgennemførte kontroller kan det overvejes, om nogle af de tilrettelagte kontrolprocedurer kan dokumenteres ved anvendelse af digital kontrolrapportering.

Det er vores erfaring, at digital kontrolrapportering kan frigøre ressourcer fra tidskrævende manuelle kontrolprocesser. De frigivne ressourcer kan i stedet anvendes til at understøtte og sikre en bedre og mere konsekvent systemanvendelse.

Deloitte har udviklet en løsning, der kan anvendes til at foretage en række logiske tjek baseret på data fra de anvendte anerkendte økonomisystemer som Navision/Stat, Oracle, SAP m.fl. som i mange tilfælde vil være tilstrækkelig til bekræfte, at eksempelvis undersøgte omkostninger er korrekte – med en meget begrænset anvendelse af personaleressourcer. Løsningen kan tilpasses afhængig af, om der er tale om en stor eller lille institution, ligesom den vil kunne dække behovet på tværs af institutioner, der eksempelvis indgår i et administrativt fællesskab.

Hvis I ønsker at blive inspireret til at udvikle digitale controlling modeller og ønsker en demonstration af Deloittes model til Digital controlling, kan I kontakte:

Daniel Jørgensen, tlf. 30 93 49 70, e-mail dajoergensen@deloitte.dk

Regnskabsinstrukser
Regnskabsinstruksen bør være et helt centralt dokument i en selvejende institutions kontrolprocesser. Vi oplever, at regnskabsinstruksen ikke altid har et passende højt fokus hos alle selvejende institutioner. Vi har også konstateret, at investering i at foretage en lidt mere grundig opdatering af regnskabsinstruksen med fokus på at optimere processerne – både kan give et bedre og mere effektivt kontrolmiljø.

Vi har erfaring med, at denne opdatering med fordel kan tage afsæt i en mere præcis risikovurdering af regnskabsaflæggelsesprocessen, som også anbefalet af Økonomistyrelsen.

Vil I have inspiration til, hvordan I kan få mere ud af jeres regnskabsinstruks, kan I kontakte:

Henrik Holløse Jürgensen, tlf. 51 58 28 89, e-mail hjurgensen@deloitte.dk

Fandt du dette nyttigt?