Tre bekendtgørelser til bogføringsloven er sendt i høring

Erhvervsstyrelsen har udsendt tre udkast til bekendtgørelser om krav til samt anmeldelse og registrering af digitale bogføringssystemer i høring. Bekendtgørelserne vil træde i kraft 1. januar 2023. Bekendtgørelserne indeholder ikke krav til specialudviklede bogføringssystemer, der ikke skal registreres i Erhvervsstyrelsen, men hvor virksomhederne selv skal sikre, at de opfylder kravene i bogføringsloven. De nærmere krav til ikke-registrerede bogføringssystemer forventes udsendt i 1. halvår af 2023.

De tre bekendtgørelser, der er sendt i høring, er:

1. Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer der skal registreres i Erhvervsstyrelsen
2. Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer
3. Bekendtgørelse om ikrafttrædelse af dele af lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring (krav til digitale standard bogføringssystemer og krav til udbydere af digitale standard bogføringssystemer)

De tre bekendtgørelser og høringsbrevet kan læses på Høringsportalen.dk

Høringsfristen er den 27. oktober 2022.

Nedenfor har vi kort opsummeret indholdet af de tre bekendtgørelser. Som nævnt omfatter bekendtgørelserne kun registreringspligtige systemer. Da det kan forventes, at der vil blive fastsat tilsvarende krav til ikke-registreringspligtige systemer, er kravene i høringsudkastet til bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer, der skal registreres i Erhvervsstyrelsen, også relevant for virksomheder, der anvender specialudviklede bogføringssystemer.

Ad 1. Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer, der skal registreres hos Erhvervsstyrelsen 

Anvendelsesområde

De systemer, der er omfattet af bekendtgørelsen, er digitale bogføringssystemer, der markedsføres i Danmark på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. Det gælder også systemer med forskellige moduler og tilvalgsløsninger, som den enkelte virksomhed selv kan tilvælge. Specialudviklede bogføringssystemer er ikke omfattet af kravet om registrering i Erhvervsstyrelsen og denne bekendtgørelse. Det som adskiller specialudviklede bogføringssystemer fra standard systemer er jf. lovbemærkningerne, at de specialudviklede systemer tilpasses forholdene i en enkelt konkret virksomhed og prisen fastsættes efter forhandling med den pågældende virksomhed. 

Digitale standard bogføringssystemer kan være cloud-baserede bogføringssystemer, hvor virksomheden både registrerer transaktioner og opbevarer registreringer og bilag på en server hos udbyderen af systemet eller hos dennes cloud-leverandør, eller hybride bogføringssystemer, hvor det digitale bogføringssystem installeres lokalt hos virksomheden, men således at der automatisk og løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi af registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart. 

Digital opbevaring af bilag omfatter alene købs- og salgsbilag

Udgangspunktet i bogføringsloven er, at alle bilag, der dokumenterer registreringer, skal opbevares digitalt, men af bogføringsloven fremgår, at Erhvervsstyrelsen skal fastsætte nærmere krav til opbevaring af bilag. Af lovbemærkningerne fremgår, at kravene til digital opbevaring af bilag til enhver tid skal afspejle, hvad der til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Bilag, der er omfattet af den udsendte bekendtgørelse, er alene dokumentation for transaktioner vedrørende køb og salg. Det betyder, at fx lønbilag, bilag for vareforbrug og bilag for finansielle transaktioner indtil videre ikke er omfattet af kravet om digital opbevaring. Bilag vedrørende købs- og salgstransaktioner skal indeholde oplysninger om udstedelsesdato, leverancens art, beløb, afsender og modtager, herunder navn, adresse, CVR-nummer eller SE-nummer mv., dato for levering samt moms og betalingsoplysninger. Kravene til indhold af bilagene gælder ikke udskrevne kasseboner og dokumentation for transaktioner, der ikke forligger i digitalt format og som modtages vedrørende køb og salg af varer og tjenesteydelser uden for landets grænser.

Opbevaring af kopi hos tredjepart

Et nyt krav i bogføringsloven er, at der skal opbevares en sikkerhedskopi af registreringer og bilag hos en tredjepart. I bekendtgørelsen er det defineret, at ved en tredjepart forstås en part, som ikke er en nærtstående part (jf. definitionen i IAS 24 Related Party Disclosures) til den bogføringspligtige virksomhed eller til den, der udfører bogføringen for virksomheden.

Krav til digitale bogføringssystemer

Bekendtgørelsen fastsætter nærmere krav til digitale standard bogføringssystemer, herunder:

• krav til registrering og opbevaring, 
• krav til it-sikkerhed,  
• krav til automatisering af administrative processer og 
• regler for udlevering af oplysninger om virksomheders registreringer og bilag til offentlige myndigheder.

De tekniske krav til registrering og opbevaring og til automatisering af administrative processer uddybes i to bilag til bekendtgørelsen:

• Bilag 1: Krav vedrørende registrering af transaktioner og opbevaring af registreringer og bilag i digitale standard bogføringssystemer, som skal registreres hos Erhvervsstyrelsen
• Bilag 2: Krav til understøttelse af automatisering af administrative processer i digitale bogføringssystemer der skal registreres hos Erhvervsstyrelsen

Af bilag 1 fremgår de nærmere krav til registreringer, sikring af kontrolspor og opbevaring af bilag, herunder:

• hvilke felter det digitale bogføringssystem skal indeholde til oplysning af forhold ved registrering af hver enkelt transaktion, 
• krav til systemet for at understøtte kontrolsporet, og
• detaljerede regler om opbevaring af registreringer og bilag, der dokumenterer registreringer. 

De tekniske krav, som er indeholdt i bilag 2, suppleres af tekniske filer mv., som kan downloades fra Erhvervsstyrelsens hjemmeside, herunder er der et link til et udkast til en offentlig standardkontoplan. Standardkontoplanen indeholder bl.a. konti til data, der indgår i skatteregnskabet, og skal fremadrettet understøtte udarbejdelsen af virksomhedernes skatteregnskab, og dermed på sigt bidrage til automatisering af indberetninger. Standardbogføringssystemerne skal enten indeholde denne standardkontoplan eller muliggøre opmapning af eventuelle andre kontoplaner til standardkontoplanen, så det er muligt at foretage udtræk fra systemet baseret på standardkontoplanens konti.

Det foreslås, at bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2023 med virkning for eksisterende systemer fra den 1. oktober 2023.

Ad 2. Bekendtgørelse om anmeldelse, registrering og offentliggørelse m.v. af digitale standard bogføringssystemer

Bekendtgørelsen fastsætter de nærmere regler for anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer, herunder generelle regler om fx sprog, offentliggørelse og registreringsbevis, krav til oplysninger og dokumentation, regler om kontrol i forbindelse med behandlingen af anmeldelsen samt regler om ændringer i registrerede forhold.

Det foreslås, at bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2023, men at registrering og udstedelse af registreringsbevis tidligst kan finde sted fra den 1. oktober 2023.

Ad 3. Bekendtgørelse om ikrafttrædelse af dele af lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring (krav til digitale standard bogføringssystemer og krav til udbydere af digitale standard bogføringssystemer)

Bekendtgørelsen sætter de bestemmelser i bogføringsloven, som vedrører krav til digitale bogføringssystemer og krav til udbydere af sådanne systemer, i kraft.

Det foreslås, at bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2023, med virkning for eksisterende systemer fra den 1. oktober 2023.