Løsninger

​Implementering af Workzone ESDH-systemet i offentlige myndigheder

​Deloitte kan hjælpe med at få det fulde udbytte af Workzone suiten

​En implementering af Workzone med et 360 grader fokus på mulighederne for at understøtte jeres arbejdsprocesser, kvalitet i sagsbehandlingen, service overfor borgerne og effektiv styring og ledelsesinformation sikrer det maksimale udbytte af Workzone i jeres organisation.

Fra simpelt journalsystem til hjørnesten i offentlige myndigheders digitalisering

Et velfungerende ESDH system til håndtering af sager, dokumenter og parter er rygraden i alle offentlige myndigheder. Der er dog forskel på at implementere Workzone som et simpelt journalsystem eller at udnytte systemets fulde potentiale til at understøtte processer, kvalitet i opgaveløsningen og styring i hele organisationen.

Igennem indledende analyser bistår vi med at afdække de forretningsmæssige gevinster og potentialer, som Workzone muliggør for jer. På den baggrund udformer vi en handlingsplan og konkret strategi for jeres anvendelse af de forskellige moduler i WorkZone – samt hvad det kræver at implementere dem. Det handler både om smidige og effektive sagsbehandlingsprocesser, automatiseringer, transparent styring af sagsproduktion, integration til andre systemer og registre, digitale selvbetjeningsløsninger og datafangst.

En god implementering af Workzone er derfor langt mere end nem journalisering – det handler om at understøtte kerneforretningen, så den er både effektiv, pålidelig og i høj kvalitet.

​Deloitte hjælper med at implementere Workzone bredt i jeres organisation

​Deloitte kan hjælpe med at sikre, at Workzones mange forskellige anvendelsesmuligheder udnyttes fuldt ud. Vi finder det gavnligt at skelne mellem fire forskellige måder at sikre værdi ved WorkZone: 1) digitalisering og understøttelse af sagsbehandlingsprocesser,2) samspil mellem WorkZone og øvrige systemer, 3) bedre brug af data og 4) understøttelse af kerneopgaven og medarbejderne i organisationen.

​Med Deloitte som partner i en WorkZone implementering får I en rådgiver, der:

  • ​Har et indgående kendskab til den offentlige sektor, dens rammevilkår, processer, systemer og data. Vi forstår jeres kontekst og den værdi, som et ESDH system som WorkZone kan bibringe
  • ​både kan forestå de tekniske aspekter af en WorkZone implementering (konfiguration, systemintegrationer mv.) og de forretningsmæssige aspekter (procesanalyser, gevinstrealisering, forandringsledelse mv.) samt naturligvis projektledelse.
  • ​Er uafhængig af systemleverandører. Vi har fokus på at sikre den fulde værdi ved WorkZone, hvilket også omfatter rådgivning om, hvor andre løsninger end WorkZone er bedre at bringe i spil
  • ​Arbejder tæt sammen med jer i forhold til at identificere forretningsgevinsterne og gennemføre implementeringen, typisk ud fra en agil tilgang.

Processer

​WorkZone platformen tilbyder en række muligheder for at optimere myndighedens processer.

​Deloitte kan bl.a. hjælpe med at implementere Workzones forms-baserede webløsning, KMD INTERACT, så borgere og virksomheder kan indberette data direkte i enten WorkZone eller andre af jeres systemer. På den måde får I øget datakvalitet, øget tilgængelighed for jeres brugere og en effektiv datafangst. Løsningen kan også anvendes til at indsamle data internt i jeres egen organisation, fx mellem afdelinger.

​Der er også mulighed for at en fleksibel håndtering af sagsbehandlingsprocesser, hvor sagsbehandleren kan behandle sagen i takt med, at sagen belyses og afklares. Dette sker gennem de såkaldte DCR Graphs, som er en ny og banebrydende måde at modellere og digitalisere processer og arbejdsgange i offentlige organisationer. DCR Graphs er kernen i WorkZones procesmotor og dermed mulighederne for at etablere digitale workflows for sagsbehandlerne.

​Håndtering af kommunikationen til borger og virksomhed er en tredje mulighed for optimering. Workzone understøtter avanceret brevfletning med datafelter fra systemet og både enkelt- og massehåndtering af udsendelser til eBoks og breve til borgere og virksomheder igennem Smartpost løsningen, der er integreret med Office pakken. Løsningen kan desuden integreres med fx Templafy, hvis I allerede har en brevfletteløsning.

​System

​Deloitte kan sikre, at applikations-, domæne- og dataarkitekturen hænger sammen. Det giver jer sikkerhed i forhold til at jeres domæneobjekter i Workzone, og at jeres øvrige applikationer er tænkt sammen og skaber forretningsværdi.

​Vi kan hjælpe med at tilpasse og optimere Workzone løsningen og jeres øvrige applikationer og systemer, lige fra selve ESDH løsningen, over Workzones øvrige moduler til jeres website og apps, så systemerne hænger sammen både teknisk, datamæssigt og processuelt og dermed giver jer og jeres brugere størst værdi.

Data

​Ved den rette opsætning af Workzone kan fagsystemer og WorkZone kommunikere via det såkaldte o-data API. Deloitte hjælper gerne med at opsætte og vedligeholde o-data API’et, så I sikrer, at data bliver udnyttet bedst muligt.

​Workzone opsamler en lang række data fra sagsbehandling og systemets processer. Disse kan bruges til at monitorere sagsbehandlingen og understøtte ledelsesinformation. Dette kan gøres via WorkZones egne rapporter eller ved brug af WorkZones o-data API – fx i PowerBI. Vi har stor erfaring med at opsætte denne type ledelsesinformation, fx til produktionsstyring i offentlige organisationer.

Organisation

​Workzone muliggør, at jeres administrationsgrundlag gøres tilgængeligt i sagsbehandlingsprocessen, så de rigtige instrukser, arbejdsgange og hjælpetekster er tilgængelige, når sagsbehandleren har brug for dem i sagsbehandlingsprocessen. Det betyder et farvel til ringbind med instrukser og forkert eller forældet administrationsgrundlag. Det kan blandt andet gøres ved at gøre administrationsgrundlaget tilgængeligt via DCR graphs, så den rigtige information er tilgængelig på det relevante sagsbehandlingstrin.

​Som en del af implementeringen af Workzone eller opskalering af eksisterende løsninger tilbyder Deloitte at hjælpe med forandringsledelse, organisationsplanlægning og uddannelse i WorkZone og processer.

Contacts

Michael Theill

Michael Theill

Partner

Michael er ansvarlig for Deloittes effektiviseringsydelser til den offentlige sektor og har dyb kompetence indenfor effektivisering, procesoptimering, digitalisering, sagsbehandling og organisationsud... Mere