CLM im Handumdrehen: Die Vorteile einer vorgefertigten Contractify-Implementierung

Den Expert:innen von Deloitte Legal ist es gelungen, den Prozess der detaillierten Anforderungserhebung, der Anbieterauswahl und der Erstellung einer maßgeschneiderten „Pilotversion“ bei der Einführung einer neuen Contract Lifecycle Management-Lösung zu vereinfachen oder sogar zu umgehen: Mit vorgefertigten CLM-Konfigurationen für CLM-Systeme. Im Folgenden werden wir uns auf die CLM-Lösung Contractify (https://www.contractify.io/) als Beispiel für eine vorgefertigte CLM-Implementierung konzentrieren. Die Benutzerfreundlichkeit und der schlanke Ansatz der Contractify-Plattform in Verbindung mit den Services von Deloitte Legal ermöglichen Ihnen die Inbetriebnahme Ihres CLM-Systems in nur ein bis drei Monaten nach dem Erstgespräch.

Der vorliegende Artikel beschreibt den Prozess und die Vorteile einer vorgefertigten CLM-Implementierung und stellt die benutzerfreundliche CLM-Lösung Contractify (https://www.contractify.io/) vor, die insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist.

Beispielhafter Zeitplan für die Umsetzung

Anstelle der Durchführung einer umfassenden und individuellen Marktanalyse und Anbieterauswahl, unterstützt Sie das erfahrene Beratungsteam von Deloitte Legal mit einem initialen Fragebogen und einer Besprechung zur Validierung dabei, herauszufinden, ob Contractify Ihre CLM-Anforderungen erfüllen kann.

Der erste Monat ist dem Design ihres CLM-Systems gewidmet. Sobald die Entscheidung für die Einführung gefallen ist, profitiert Ihr Unternehmen von den durch Deloitte Legal vorgefertigten Vertragsdaten- und Berechtigungsmodellen, die mit nur minimalen Änderungen an Ihr Unternehmen angepasst werden. Dazu zählen beispielsweise die Definition von organisatorischen Einheiten ihres Unternehmens und die Erstellung einer Liste von Vertragsarten, die das System erkennen soll.

Im zweiten Monat liegt der Schwerpunkt auf der technischen Einführung. Contractify kann dazu Ihr Microsoft Active Directory für ein Single Sign-On nutzen. Auf Wunsch verbindet sich Contractify auch mit Ihrem bestehenden CRM- oder ERP-System, um Vertragspartnerdaten zu synchronisieren. Die vorkonfigurierte Implementierung bietet Ihren NutzerInnen eine vielseitige Ad-hoc-Genehmigungsfunktion für interne Freigabeprozesse, die keinerlei Konfigurationsaufwand erfordert. Außerdem kann der Prozess zur Aufnahme neuer Verträge in Contractify durch den Einsatz des Machine-Learning-Moduls „Ada“ beschleunigt werden. Ada extrahiert bei der Erfassung automatisch wichtige Metadaten aus Verträgen. So können BenutzerInnen Verträge schneller zur Plattform hinzufügen, wobei gleichzeitig menschliche Fehler reduziert werden. Deloitte Legal stellt Ihnen die Vorlage einer CLM-Richtlinie zur Verfügung, in welcher dokumentiert ist, wie Contractify in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden soll. Die CLM-Richtlinie definiert ebenfalls, welche Verträge in Contractify gespeichert werden sollen und welche nicht. Darüber hinaus stellt Deloitte Legal eine Vorlage für ein „Run Concept“ bereit, welches Themen wie den Onboarding- und Support-Prozess Ihrer NutzerInnen sowie weitere Aspekte abdeckt, die für die Aufrechterhaltung eines kontinuierlich funktionierenden und aktuellen Contractify-Systems von Bedeutung sind.

Der dritte Monat ist für die Inbetriebnahme und die Hypercare-Phase vorgesehen. Die Nutzerschulung erfolgt in englischer Sprache in bis zu drei separaten Schulungssitzungen, zusammen mit einem umfassenden Benutzerhandbuch. Die Aufzeichnungen der Schulungen werden Ihnen selbstverständlich zur Verfügung gestellt, damit Sie sie für die Einarbeitung künftiger NutzerInnen wiederverwenden können.

Wann ist eine vorgefertigte Contractify-Lösung passend für Sie? Eine Checkliste.

Eine vorgefertigte CLM-Implementierung mit Contractify ist in der Regel für Ihr Unternehmen geeignet, wenn:

• Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen mit einer durchschnittlich komplexen Organisationsstruktur sind;
• Sie Wert auf eine schnelle und kosteneffiziente Umsetzung legen;
• Sie Wert auf Kostentransparenz ab Projektbeginn legen;
• Sie bereit sind, die im Paket enthaltenen zuverlässigen Best-Practice-Genehmigungsprozesse und optimierten Datenmodelle zu übernehmen;
• Sie auf der Suche nach Kernfunktionen eines CLM-Tools (Dokumentenablage, Fristerinnerungen, Genehmigungsworkflows, elektronische Signatur) mit der Option sind, zu einem späteren Zeitpunkt auch automatische Vertragserstellung einzuführen;
• Sie Wert auf ein CLM-System legen, das sich problemlos auf zukünftige Versionen aufrüsten lässt und aufgrund des Fehlens komplexer Anpassungen nur einen geringen Wartungsaufwand erfordert.

Ihr Unternehmen wird hingegen eher nicht von einer vorgefertigten Implementierung profitieren, wenn:

• Sie ein Großunternehmen mit einer komplexen Organisationsstruktur sind;
• Sie Wert auf einen maßgeschneiderten Ansatz und ein System legen, das Ihre Anforderungen und aktuellen Arbeitsabläufe exakt abbildet;
• Ihre Organisation die Zusammenarbeit mit sehr etablierten Softwareanbietern bevorzugt;
• Sie Wert auf die spezifischen Vorteile legen, die sich aus der Durchführung (und Finanzierung) eines maßgeschneiderten Implementierungsprojekts und einer genau angepassten Softwarelösung ergeben;
• Sie nach einer Lösung suchen, die einen hohen und besonders ausgereiften Grad an automatisierter Vertragserstellung ermöglicht.

Fazit

Vorgefertigte CLM-Lösungen stellen eine attraktive Alternative zu einem klassischen Auswahl- und Implementierungsprojekt dar. Die Contractify-Lösung überzeugt durch eine Reihe von Funktionen, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sind. Der ‚vorgefertigte‘ Ansatz von Deloitte Legal ermöglicht Ihnen den Zugang zu erstklassiger Beratung zu einem höchst wettbewerbsfähigen Preis. Für diejenigen, die nach einer maßgeschneiderten Lösung suchen, ist ein vorgefertigtes CLM-System sicher weniger attraktiv, für alle anderen bietet es durch unbestreitbare Schnelligkeit und Einfachheit eine hochwertige Alternative.

Stand: Mai 2024