Administración electrónica. Parte I. Adiós al papel.

En la época digital en la que nos encontramos en la cual parte de nuestra sociedad es nativa digital, cada vez es más difícil entender que cuando realizamos algún trámite con las administraciones públicas haya que hacerlo de forma presencial en el organismo en cuestión o que nos soliciten documentos, certificados o fotocopias de los mismos en formato físico. Por suerte en nuestro país esto ha mejorado bastante en la última década. España es el cuarto país de la Unión Europea en uso y penetración de Administración Electrónica por delante de países como Alemania o Francia y sólo por detrás Estonia, Finlandia y Dinamarca.

Son múltiples las posibilidades de interactuar con las administraciones públicas tanto a nivel nacional como en cada comunidad autónoma, si bien es cierto que dependiendo del trámite a realizar y si las competencias son estatales o autonómicas puede que ciertos servicios estén disponibles para los ciudadanos de unas comunidades autónomas y no para otros. Existen numerosas iniciativas para facilitar la relación entre las administraciones y los ciudadanos permitiendo presentar y firmar documentos, recibir notificaciones electrónicas, ver todos los tramites que tiene actualmente con la administración, el histórico de los mismo o no tener que presentar original ni fotocopia de documentos como el DNI, certificado de empadronamiento o certificado de inexistencia de delitos sexuales tan de moda en la actualidad. En este primer artículo vamos a centrarnos en este último, la 'Supresión de Certificados en Soporte Papel'.

A lo largo de los últimos 10 años venimos observando como cada vez más organismos reducen en número de certificados que nos piden para realizar trámites con ellos. Es algo que la sociedad viene reclamando desde hace bastante tiempo y que ya en la década de los 90 (Ley 30/1992) fue regulado y que se vio plenamente reflejado en la Ley 11/2007 la cual establece el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. Dicha ley también indica que las Administraciones Públicas deben impulsar el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para permitir dicho fin. Esto es lo que lleva haciendo desde el año 2003 el actual Ministerio de Política Territorial y Función Pública (anteriormente Ministerio de Administraciones Públicas).

No es sin embargo hasta principios de esta década cuando los organismos toman conciencia de ello y empiezan a poner a disposición de los ciudadanos estas bondades simplificando en gran medida la gestión a la hora de hacer trámites tan cotidianos como la renovación de DNI o escolarización de sus hijos. La Supresión de Certificados en Soporte Papel (SCSP) proporciona ventajas tanto a la administración como al ciudadano. Alguna de ellas son las siguientes:

• Ahorro del papel necesario para los trámites y fotocopias.
• Reduce el impacto medio ambiental. Aspecto fundamental en y para la sociedad actual.
• Ahorro de espacio necesario para albergar la documentación, expedientes y certificados. Este aspecto, que a simple vista puede pasar desapercibido, es un gran problema pues cuando son millones los trámites realizados el volumen de espacio necesario para almacenarlos es mucho mayor del que podríamos imaginar. Prueba de ellos son los problemas que aún persisten en los juzgados.
• Persistencia en el tiempo. Menor riesgo de pérdida gracias a los backups y sistemas de replicación de la información.
• Ahorro económico del ciudadano. La Unión Europea estima un ahorro para cada uno de los certificados expedidos telemáticamente. Dicho ahorro comprende no sólo el coste del papel y/o fotocopia sino también el tiempo necesario para obtenerlo y el coste del transporte (en la mayoría de los casos hay solicitarlos en el lugar de expedición). Ese ahorro puede comprender desde 1€ por certificado expedido hasta los 20€ de certificados como los de Titulaciones Universitarias.
• Mayor agilidad de resolución de los trámites al no tener que esperar por datos que la administración puede obtener en el momento.

Hasta ahora hemos comentado los beneficios de la tramitación electrónica y el no tener que presentar certificados y fotocopias (en muchos casos compulsadas) en nuestra relación con la administración, pero, ¿cuáles son esos certificados los cuales las administraciones públicas ya constan en su poder y tendría que volver a solicitarnos?

Pues los certificados más habituales son los de identidad (datos del DNI) cuyo 'cedente' es la Dirección General de la Policía y el de residencia (certificado de empadronamiento) cuyo cedente es el Instituto Nacional de Estadística.

Existen gran cantidad de certificados disponibles que además pueden ser consultados por los ciudadanos de forma online por ejemplo en la Carpeta Ciudadana del Estado a la que se puede acceder mediante el sistema de autenticación de Cl@ve a través de Certificado digital o DNI electrónico, Clave PIN o Clave Permanente. Entre los más significativos podemos destacar:

• Certificado de titulaciones universitarias y no universitarias.
• Certificado de ausencia de antecedentes penales y de delitos de naturaleza sexual (necesario para poder trabajar con niños).
• Certificados de dependencia, familia numerosa y discapacidad.
• Certificados de vida laboral, demanda de empleo y prestaciones por desempleo.
• Certificados de bienes e inmuebles.
• Certificados de conductor, saldo de puntos y vehículos.

A nivel técnico podríamos escribir libros sobre este servicio que nos ofrece la administración pública, pero no es objeto de este artículo. Resaltar que la información cumple con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

En próximos artículos veremos cómo podemos gestionar notificaciones de forma telemática o firmar documentos con la misma validez de una firma manuscrita.