Certification périodique des établissements Qualified Intermediaries

Introduit en 2001, le régime Qualified Intermediary (QI) permet aux établissements ayant obtenu l’agrément QI des autorités fiscales américaines (Internal Revenue Services – IRS) d’appliquer un traitement fiscal particulier aux revenus liés à la détention de titres émis par des sociétés américaines. Cet agrément s’accompagne d’obligations contraignantes qui, n’étant pas nouvelles, doivent désormais être pleinement intégrées par les établissements concernés. L’une de ces obligations concerne la mise en place d’un programme de conformité QI comprenant, des politiques et procédures, des formations, des processus et systèmes d’information, un suivi des changements d’activités, un dispositif Qualified Derivatives Dealer (QDD) spécifique le cas échéant, une certification des contrôles internes, ainsi qu’une revue périodique du dispositif de conformité QI.

Qu’est-ce que la revue périodique QI ?

Cette obligation de revue périodique a été introduite par la Revenue Procedure 2014-39 de l’IRS et remplace les obligations d’audit externe en vigueur jusqu’alors. Elle sert de support à la certification triennale de la conformité du dispositif QI de l’entité par son Responsible Officer QI¹ auprès de l’IRS et consiste à conduire une série de contrôles.

Dans quels délais cette revue doit-elle être conduite ?

S’agissant d’une certification périodique triennale, pour les établissements dont la première a été effectuée en 2018, le Responsible Officer QI devra certifier la conformité du dispositif QI de son entité auprès de l’IRS durant l’année 2021². Afin de s’assurer d’être en mesure d’effectuer cette certification avant l’échéance, il est important pour les établissements concernés d’organiser dès à présent les projets de revue périodique associés.

Quels contrôles recouvre-t-elle ?

Les contrôles à conduire sont structurés en 5 axes, conformément à la Revenue Procedure 2017-15 de l’IRS.
Les trois premières séries de contrôles portent sur un échantillon de comptes dont la constitution doit suivre une méthodologie précise détaillée par l’IRS. Les contrôles portent d’abord sur la documentation QI (formulaires W-8, W-9, etc.), l’objectif étant de vérifier le respect des exigences en matière d’identification, validité de la documentation et cohérence avec les justificatifs fournis par le client. Il convient ensuite de vérifier la bonne classification des titulaires de comptes en pools de taux de retenue en fonction des justificatifs fournis par ces derniers et/ou des règles de présomption appliquées, et du type de revenu inclus dans l’assiette. Les contrôles consistent dans un troisième temps à s’assurer que l’établissement a rempli ses responsabilités en matière de retenue à la source.
Les deux dernières séries de contrôles portent sur les montants des déclarations fiscales réalisées par l’établissement. Il convient d’une part de vérifier l’exactitude des montants déclarés sur les différents formulaires (1042, 1042-S, 1099 etc.) en effectuant un rapprochement entre les paiements (intérêts, dividendes, etc.) émis vers les clients et les montants de taxes déclarés. D’autre part, il convient de s’assurer qu’aucun changement significatif de circonstances, de nature à affecter la capacité de l’établissement à remplir ses obligations QI, n’a été identifié.
Les résultats de ces contrôles sont consignés dans un QI Periodic Review Report, respectant un format strict, que le Responsible Officer QI devra transmettre à l’IRS sur demande.

Quelles sont les modalités de mise en œuvre de la revue périodique ?

Concernant les modalités de conduite de la revue périodique, l’IRS précise que celle-ci peut être effectuée par un « examinateur interne » ou par un « examinateur externe ».
Les examinateurs internes sont en général issus des équipes d’audit interne. Il s’agira dans ce cas pour l’établissement concerné de s’assurer que les personnes mobilisées pour cette revue ont une connaissance suffisante des règlementations QI et FATCA³ et présentent les garanties d’indépendance nécessaires à la bonne conduite des travaux. S’agissant d’un exercice triennal à réaliser dans des délais impartis stricts et présentant une complexité certaine, tant dans la définition des échantillons que dans la conduite des contrôles suivant l’ensemble des règles précisées par l’IRS, le recours à des équipes internes ne sera possible en pratique que sous certaines conditions. En effet, compte tenu de la fréquence limitée, peu d’établissements maintiennent, au sein de leurs équipes d’audit interne, des collaborateurs expérimentés dans la conduite de ce type de revue. De plus, les collaborateurs spécialistes de ces règlementations au sein des établissements concernés sont rarement indépendants hiérarchiquement du Responsible Officer QI et ne sont donc, de fait, pas éligibles pour procéder à la revue périodique.
Ces difficultés ont conduit de nombreux établissements à déléguer ces travaux de revue à un examinateur externe conformément à la possibilité prévue par l’IRS. Ce recours à un examinateur externe permet de cibler les efforts des équipes et entités auditées en mobilisant des équipes expertes ayant une vision précise des contrôles à réaliser. Le recours à des experts est également précieux lorsque l’établissement disposant de l’agrément QI possède des succursales dans différentes juridictions et couvre divers types de métiers, les règles applicables en matière de documentation pouvant différer et la définition des échantillons se complexifier notamment.

Comment les établissements peuvent-ils se préparer ?

Le QI Periodic Review Report sert d’appui au Responsible Officer QI pour effectuer la certification des contrôles internes auprès de l’IRS. Le Responsible Officer effectue une Certification of Effective Internal Controls dans les cas où la revue périodique est réussie ou si les défaillances et/ou manquements matériels identifiés ont été corrigés à la date de la certification. En cas de défaillance et/ou de manquement matériel non corrigé à la date de la certification, le Responsable Officer effectue une Qualified Certification. Il devra alors certifier qu’un plan d’action a été défini pour la remédiation. En effet, en cas de non remédiation, l’IRS peut mettre fin au statut QI de l’établissement.
Afin d’éviter une Qualified Certification, certains établissements peuvent choisir de réaliser dès 2020 un exercice de revue à blanc ciblé, par exemple, sur certaines entités/activités sensibles ou sur celles qui ont présenté des difficultés lors de la certification 2018.

Quelle que soit l’approche de revue retenue, revue précédée d’un exercice à blanc ou non, et quelle que soit l’organisation retenue, revue par un examinateur interne ou par un examinateur externe, la revue périodique QI doit être organisée dès maintenant !