Point de vue

Certification périodique des établissements Qualified Intermediaries

L'échéance 2024 en approche et des évolutions notables !

Article co-écrit avec Shaden Itani et Dylan Bergounhe

Introduit en 2001, le régime Qualified Intermediary (QI) permet aux établissements ayant obtenu l’agrément QI des autorités fiscales américaines (Internal Revenue Services – IRS) d’appliquer un traitement fiscal particulier aux revenus liés à la détention de titres émis par des sociétés américaines. Cet agrément s’accompagne d’obligations contraignantes qui, n’étant pas nouvelles, doivent désormais être pleinement intégrées par les établissements concernés. L’une de ces obligations concerne la mise en place d’un programme de conformité QI comprenant, des politiques et procédures, des formations, des processus et systèmes d’information, un suivi des changements d’activités, un dispositif Qualified Derivatives Dealer (QDD) spécifique le cas échéant, une certification des contrôles internes, ainsi qu’une revue périodique du dispositif de conformité QI.

La Revenue Procedure 2022-43 publiée le 13 décembre 2022 et entrée en vigueur le 1er janvier 2023 a maintenu et enrichi cette revue périodique.

Ce nouvel agrément QI contient des changements significatifs par rapport à celui de 2017. Tous les agréments QI ont expiré au 31 décembre 2022. Les établissements QI doivent dès lors renouveler leur agrément via le portail de l’IRS « QAAMS » avant le 1er mai 2023, avec effet rétroactif, pour éviter toute rupture dans leur statut QI.

Qu’est-ce que la revue périodique QI ?

Cette obligation de revue périodique a été introduite par la Revenue Procedure 2014-39 de l’IRS en remplacement des obligations d’audit externe en vigueur jusqu’alors. Elle sert de support à la certification triennale de la conformité du dispositif QI de l’entité par son Responsible Officer QI1 auprès de l’IRS et consiste à conduire une série de contrôles.



Dans quels délais cette revue doit-elle être conduite ?

S’agissant d’une certification périodique triennale, pour les établissements dont la dernière a été effectuée en 2021, le Responsible Officer QI devra certifier la conformité du dispositif QI de son entité auprès de l’IRS durant l’année 20242.

La sélection de l’année de référence a cette année une influence forte sur le contenu de la revue périodique. En effet, la Revenue Procedure 2022-43 introduisant de nouvelles exigences relatives à la section 1446, sélectionner l’année 2023 comme année de revue obligera l’examinateur à intégrer cette section à ses travaux. Il est dès lors recommandé de sélectionner l’année 2021 ou 2022 comme année de référence, avec pour conséquence une certification périodique à effectuer avant le 1er juillet 2024. Afin de s’assurer d’être en mesure d’effectuer cette certification avant l’échéance, il est alors essentiel pour les établissements concernés d’organiser dès à présent les projets de revue périodique associés.



Quels contrôles recouvre-t-elle ?


Les contrôles à conduire sont structurés en 5 axes, conformément à la Revenue Procedure 2022-43 de l’IRS.

Les trois premières séries de contrôles portent sur un échantillon de comptes dont la constitution doit suivre une méthodologie précise détaillée par l’IRS.

Les contrôles portent d’abord sur la documentation QI (formulaires W-8, W-9, etc.), l’objectif étant de vérifier le respect des exigences en matière d’identification, validité de la documentation et cohérence avec les justificatifs fournis par le client. Il convient ensuite de vérifier la bonne classification des titulaires de comptes en pools de taux de retenue en fonction des justificatifs fournis par ces derniers et/ou des règles de présomption appliquées, et du type de revenu inclus dans l’assiette. Les contrôles consistent dans un troisième temps à s’assurer que l’établissement a rempli ses responsabilités en matière de retenue à la source.

Les contrôles suivants portent sur les montants des déclarations fiscales réalisées par l’établissement. Il convient de vérifier l’exactitude des montants déclarés sur les différents formulaires (1042, 1042-S, 1099 etc.) en effectuant un rapprochement entre les paiements (intérêts, dividendes, etc.) émis vers les clients et les montants de taxes déclarés. La Revenue Procedure 2022-43 a introduit une évolution substantielle sur ce point : cet exercice de réconciliation et ces contrôles doivent désormais être effectués sur les trois années de certification.

Enfin, il convient de s’assurer qu’aucun changement significatif de circonstances, de nature à affecter la capacité de l’établissement à remplir ses obligations QI, n’a été identifié.
Les résultats de ces contrôles sont consignés dans un QI Periodic Review Report, respectant un format strict, que le Responsible Officer QI devra obligatoirement transmettre à l’IRS au moment de la saisie de la certification.

 


Quelles sont les modalités de mise en œuvre de la revue périodique ?


Concernant les modalités de conduite de la revue périodique, l’IRS précise que celle-ci peut être effectuée par un « examinateur interne » ou par un « examinateur externe ».
Les examinateurs internes sont en général issus des équipes d’audit interne. Il s’agira dans ce cas pour l’établissement concerné de s’assurer que les personnes mobilisées pour cette revue ont une connaissance suffisante des règlementations QI et FATCA3 et présentent les garanties d’indépendance nécessaires à la bonne conduite des travaux. S’agissant d’un exercice triennal à réaliser dans des délais impartis stricts et présentant une complexité certaine, tant dans la définition des échantillons que dans la conduite des contrôles suivant l’ensemble des règles précisées par l’IRS, le recours à des équipes internes ne sera possible en pratique que sous certaines conditions. En effet, compte tenu de la fréquence limitée, peu d’établissements maintiennent, au sein de leurs équipes d’audit interne, des collaborateurs expérimentés dans la conduite de ce type de revue. De plus, les collaborateurs spécialistes de ces règlementations au sein des établissements concernés sont rarement indépendants hiérarchiquement du Responsible Officer QI et ne sont donc, de fait, pas éligibles pour procéder à la revue périodique. Ces difficultés ont conduit de nombreux établissements à déléguer ces travaux de revue à un examinateur externe conformément à la possibilité prévue par l’IRS. Le recours à un examinateur externe permet de cibler les efforts des équipes et entités auditées en mobilisant des équipes expertes ayant une vision précise des contrôles à réaliser. Le recours à des experts est également précieux lorsque l’établissement disposant de l’agrément QI possède des succursales dans différentes juridictions et couvre divers types de métiers, les règles applicables en matière de documentation pouvant différer et la définition des échantillons se complexifier notamment. Par ailleurs, la nouvelle exigence tenant à l’obligation de transmission du QI Periodic Review Report à l’IRS renforce la nécessité de présenter un rapport précis et solide.

 


Comment les établissements peuvent-ils se préparer ?


Le QI Periodic Review Report sert d’appui au Responsible Officer QI pour effectuer la certification des contrôles internes auprès de l’IRS. Le Responsible Officer effectue une Certification of Effective Internal Controls dans les cas où la revue périodique est réussie ou si les défaillances et/ou manquements matériels identifiés ont été corrigés à la date de la certification. En cas de défaillance et/ou de manquement matériel non corrigé à la date de la certification, le Responsable Officer effectue une Qualified Certification. Il devra alors certifier qu’un plan d’action a été défini pour la remédiation. En effet, en cas de non-remédiation, l’IRS peut mettre fin au statut QI de l’établissement.
Afin d’éviter une Qualified Certification, certains établissements peuvent choisir de réaliser en 2023 un exercice de revue à blanc ciblé, par exemple, sur certaines entités/activités sensibles ou sur celles qui ont présenté des difficultés lors de la certification 2021.

 



Quelle que soit l’approche de revue retenue, revue précédée d’un exercice à blanc ou non, et quelle que soit l’organisation retenue, revue par un examinateur interne ou par un examinateur externe, la revue périodique QI doit être organisée dès maintenant !

1. Conformément à la Revenue Procedure 2022-43 de l’IRS, chaque établissement QI doit désigner un Responsible Officer QI au sein de l’établissement. Le Responsible Officer QI est responsable de mettre en place le programme de conformité QI et engage l’établissement devant l’IRS.

2. Avant le 1er juillet 2024 si la revue porte sur l’année 2021 ou 2022 et avant le 31 décembre 2024 si celle-ci porte sur l’année 2023.

3. La Revenue Procedure 2014-39 publié en juin 2014 par l’IRS avait pour objectif d’harmoniser les obligations QI avec la nouvelle règlementation Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) en matière de documentation, de retenue à la source et de déclaration. Ainsi, plusieurs contrôles effectués dans le cadre de la revue périodique QI couvrent aussi bien les exigences QI que celles de FATCA. Par exemple, les contrôles portant sur la documentation QI doivent s’assurer que la documentation obtenue est conforme aussi bien aux exigences QI qu’aux exigences FATCA.