De financiële functie van de toekomst realiseren

“De financiële functie van gemeenten bestaat grofweg uit drie rollen: het voeren van de administratie, het organiseren van controle, verantwoording en financiële sturing, en het adviseren en ondersteunen bij beleid en besluitvorming. Veel financiële functies van gemeenten willen de komende jaren meer tijd en aandacht besteden aan de strategischere rollen. Dit blijkt uit onderzoek dat we in de sector hebben uitgevoerd naar de toekomst van financiën van gemeenten”, vertelt Menno Ter Wal, Senior Manager Finance & Performance bij Deloitte Consulting. “Technologie kan een belangrijke rol spelen in de rolverandering. De uitvoerende rollen zullen blijven bestaan, maar door automatisering en robotisering minder tijd vergen en betrouwbaardere output leveren. De ruimte die daarmee gecreëerd wordt en de inzichten die het oplevert, kunnen gebruikt worden om de organisatie meer als partner te ondersteunen.”

Van grote waarde

Deze mogelijkheden worden echter nog niet in de volle breedte in gemeenten toegepast. “Geef je een raadslid honderd euro om vrij te besteden, dan is de kans niet groot dat deze naar verbetering van de financiële functie gaat. Eerder naar een openbaar zwembad of het bestrijden van armoede in de gemeente”, zegt Ter Wal. “Het heeft vaak geen politieke prioriteit, toch is het belang van de financiële functie groot. Niet alleen in het goed omgaan met middelen, maar vooral omdat het optimaal benutten van de functie grote waarde biedt voor de besturing van de gemeente. Inzichten voortkomende uit de financiële functie zijn hard nodig om de grote uitdagingen in het ruimtelijke en sociale domein aan te kunnen pakken. Informatie kan actueler, sneller en betrouwbaarder worden aangeboden aan de organisatie. En er is ook meer behoefte aan prognoses en toekomstscenario’s.”

‘Het optimaal benutten van de financiële functie biedt grote waarde voor de besturing van een gemeente.’

Andere vaardigheden

Veel gemeenten worstelen met de verandervraag. “Begin je klein of groot, organiseer je het vanuit finance of pak je het breder aan, en hoe neem je medewerkers mee? Vernieuwing grijpt in op het werk van mensen en de eisen die worden gesteld aan medewerkers. Processen zullen veranderen en organisaties zullen transformeren”, aldus Ter Wal. “Een nieuwe financiële rol vraagt andere vaardigheden, andere skills. De financiële uitvoerder zal meer technische vaardigheden moeten ontwikkelen en de financiële adviseur juist meer sociale en communicatieve vaardigheden. Sommige mensen kunnen daar niet in meegaan en sommige functies of taken zullen verdwijnen. Met name aan de administratieve kant. Maar tegelijkertijd is het positief vanuit het oogpunt van werkgeverschap. Uiteindelijk wil niemand repetitieve handelingen doen. Er komt een verschuiving in het takenpakket en het operationele wordt minder groot.”

Kleine experimenten, grote stappen

Het vernieuwen van de financiële functie is een omvangrijk verandervraagstuk waarvoor aandacht, draagvlak, tijd en geld nodig is. Tegelijkertijd kunnen gemeenten met kleine experimenten grote stappen zetten. “Wil je echt aan de slag met het realiseren van de financiële functie van de toekomst? Dan zijn een aantal thema’s van belang. Ten eerste moet er inzicht komen in de vaardigheden die je hebt en welke er nodig zijn. Dat klinkt misschien voor de hand liggend. Maar het onderkennen van het feit dat er bepaalde skillsets nodig zijn die er op dit moment niet zijn in het team, is een grote stap”, legt Ter Wal uit. “Ten tweede leert de praktijk dat je verzandt in retoriek als je een verandertraject als dit te groot neerzet. Leren door te doen en in kleine stapjes ervaren hoe deze verandering in gang te zetten, werkt beter. Start met initiatieven waar medewerkers de waarde van inzien en aan willen bijdragen. Maar schets wel het grotere perspectief. Ten derde moet het effect van leiderschap niet worden onderschat. Een leider van de verandering hoeft niet direct een leidinggevende te zijn. Het gaat om iemand die de vernieuwing aanjaagt en realiseert. En ten vierde is het belangrijk om je bewust te zijn van het soort organisatie dat je bent. Kies de juiste stijl en stem je veranderaanpak af op de omstandigheden en jouw organisatie.”

Van Excellsheets naar data analyse

Technologie biedt kansen voor financiële functies van gemeenten op het gebied van kwaliteit, transparante en productiviteit. Maar om welke nieuwe technologieën gaat het nu eigenlijk? “Binnen Operationele Financiën worden kernprocessen zoals ‘van bestellen tot en met betalen’ en ‘van verkoop tot en met ontvangst’ uitgevoerd. Nieuwe technologieën zoals geautomatiseerde workflows en robotica hebben de komende jaren in toenemende mate impact op deze processen, bijvoorbeeld door automatische herkenning van facturen. In het domein van Financial Control worden nieuwe technologieën zoals process mining en continuous monitoring geïmplementeerd, met als doel het automatiseren van het controleproces. En in Business Control nemen de technologieën toe waarmee sneller tot relevante inzichten en adviezen kan worden gekomen. Denk aan geavanceerde data analyses voor prognoses en het combineren van financiële en niet-financiële data of visualisatietools voor het op aantrekkelijke wijze presenteren van inzichten”, vertelt Ter Wal. “In de toepassing van data voor beslissingsondersteuning zijn een aantal volwassenheidsniveaus te onderscheiden. Je kunt het zien als een soort ladder, van geautomatiseerde rapportages en digitale cockpit naar data analyse, geavanceerde data analyse en tot slot zelflerende algoritmes. Zover zijn we nog niet, ook niet in andere sectoren. Maar de lijn van grote, statische Excellsheets naar interactieve dashboards en data analyse is nu wel ingezet.”

Goede verantwoording, sturing en vooruitkijken

Ter Wal besluit: “Gemeenten hebben er de laatste tien jaar steeds meer taken gekregen van het Rijk. Met bijbehorende budgetverantwoordelijkheid en bijbehorende financiële risico’s. Denk bijvoorbeeld aan Jeugdzorg in het sociale domein en de uitdagingen die gemeenten hebben als gevolg van de crises die we de laatste tijd zien. Deze extra taken en nieuwe omstandigheden vragen ook om goede verantwoording, sturing en vooruitkijken. Raadsleden willen kunnen sturen. Vandaar dat er noodzaak is tot het vergroten van de waarde van de financiële functie. Technologie is hierin ondersteunend, maar onmisbaar. Technologie maakt meer mogelijk. Maar de grootste verandering ligt bij de medewerker zelf.”