IT Optimalisatie cruciaal voor mkb en non-profit

IT optimaliseren: eerst inzicht, dan actie

Waarom heeft JINC gekozen voor de IT-optimalisatie van Deloitte MKB Accountancy & Advies? “We constateerden dat onze Finance afdeling onvoldoende ondersteuning kon bieden aan de rest van de organisatie. De vraag was alleen waar de knelpunten precies zaten. Samenwerking is belangrijk voor JINC, en dan met name communicatie tussen onze afdelingen,” zegt zakelijk directeur Tjeerd van Raalte hierover.

Door een historie van snelle groei gebruikten ze verschillende software voor onze projecten- en salarisadministratie, boekhouding en verkoop. De rapportages werden bijgehouden in Excel. De vraag waarmee JINC worstelde was daarom duidelijk: “Waar liggen de mogelijkheden om onze processen te optimaliseren en past ons huidige IT landschap bij onze wensen?”

“Deloitte heeft de IT Check bij ons uitgevoerd. Daarbij zijn onze bedrijfsprocessen en software geanalyseerd en de mogelijke optimalisaties in kaart gebracht. Vervolgens is inzichtelijk gemaakt welke software aanbieders onze gewenste situatie zouden kunnen ondersteunen."

Welke inzichten heeft de IT Check jou gegeven over JINC?

“In een paar maanden tijd heb ik nu wel duidelijkheid gekregen over wat er misgaat binnen de processen en wat er met dank aan de vindingrijkheid van ons personeel goed gaat ondanks deze knelpunten,” stelt Tjeerd. Zowel op systeemniveau als op procesniveau is nu duidelijk wat de beperkingen zijn. “De huidige situatie is ontstaan door de snelle groei van het aantal FTE’s en de ongefundeerde software keuze in het verleden“, is Tjeerds conclusie. ”Ik ben dankbaar voor het inzicht dat het onderzoek ons heeft gebracht.“

Externe adviseurs van Deloitte

Een vraag die iedere ondernemer zich zal stellen is of je echt externe adviseurs moet aantrekken voor een probleem dat intern speelt. Het lijkt dan aantrekkelijker om te kijken in hoeverre zo’n probleem zich intern laat oplossen, dan geld uitgeven en afwachten wat het oplevert.

JINC is een organisatie die jongeren uit wijken met armoede en sociaaleconomische achterstand spelenderwijs kennis laat maken met economie en werk en hen zo helpt om een goede baan te vinden. Aangezien geld bij JINC naar de juiste doelen moet gaan, namelijk de kinderen, wordt er wel vier keer nagedacht over elke Euro die men uitgeeft. Omdat bij JINC dringend behoefte was aan meer inzicht in de eigen processen en software koos men ervoor om Deloitte een IT Check te laten uitvoeren in de organisatie.

Van check naar optimalisatie

Tijdens de IT Check is Deloitte écht een support geweest voor JINC. Na de check was de vraag, of JINC ook de daaropvolgende uitvoering, de IT Optimalisatie, samen met Deloitte wilde oppakken. Er is toen voor gekozen om zelfstandig de software selectie te doen.

“We hebben de wensen en eisen opgesteld voor Finance en HR en zijn vervolgens in gesprek gegaan met de huidige leverancier en 2 andere softwareleveranciers die op basis van de analyse werden geadviseerd. We hebben de offertes besproken en verdere gesprekken gevoerd over de koppeling met ons CRM-systeem,” vertelt Tjeerd. “De Deloitte IT Check heeft de JINC organisatie geholpen om zich weer volledig te kunnen focussen op haar missie. We hebben inzicht kregen in onze knelpunten op het gebied van onze processen en software. Daardoor kunnen wij concrete actie ondernemen en onze organisatie verbeteren.”

Meer weten?

Wilt u meer weten over IT Optimalisatie voor uw mkb-bedrijf? Neem dan contact op met een van de contactpersonen hieronder.