Avgörande ögonblick för ert familjeföretag: Konsten att använda rätt teknik för familjeföretag

I denna del av vår serie bestående av åtta delar, ”Avgörande ögonblick för ert familjeföretag,” undersöker vi hur moderniseringen av er IT-struktur och implementeringen av ny teknik kan hjälpa er att ta familjeföretaget in i framtiden.

Familjeföretag har ett välförtjänt rykte om att vara kundorienterade, relationsdrivna och långsiktiga. Dessa egenskaper kan hjälpa företaget när det kommer till att bygga, och bibehålla, en bra och utvecklad IT-struktur.

Då tekniken spelar en viktig roll i att driva tillväxt, öka produktiviteten och kapitalisera på nya marknadsmöjligheter, är det avgörande att vara medveten om att en robust IT-struktur är en mångårig resa. En resa som kräver återkommande investeringar, starkt stöd från ledningen, dialog med de anställda och goda relationer med rätt leverantörer. Denna förståelse och framtidsorienterade approach till teknik är en grundläggande komponent för att ert familjeföretag ska positionera sig väl för de möjligheter som kan dyka upp längs vägen.

Som vi undersökte i den förra delen av serien, kan tillgången till kapital påverka hur familjeföretaget tar sig an nya initiativ, som exempelvis anpassningen till ny teknik. När det gäller nya investeringar är det många företag som skulle tjäna på att etablera en solid IT-struktur som tillåter flexibel, snabb och skalbar tillväxt. IT-investeringar såsom molnlagring, AI och cybersäkerhet kan vara nyckelområden att fokusera på för att kunna navigera i den snabba hastighet som IT och teknik förändras. Även underhåll av IT-strukturen och utvecklandet av en tydlig plan för att i framtiden förändra IT-strukturen är nödvändigt för framgång. 

Det finns många fördelar med att vara väl förberedd på att ta steget in i teknikens framtid.  

Främjar tillväxt: IT och teknik kan stödja tillväxtmålet
för organisationen, stärka kopplingen till företagets kunder och öka värdet av
familjeföretagets varumärke.

Möjliggör expansion: En etablerad IT-struktur är även användbar när möjligheter presenteras som ligger mellan de traditionella industrierna och sektorerna, i takt med att de traditionella linjerna mellan verksamheter börjar suddas ut, så kallad industrikonvergens. Industrikonvergens inkluderar exempelvis kreditlösningar för onlineshopping genom möjligheten att handla nu, betala senare, vilket tidigare föll inom bankerna och kreditkortsbolagens verksamhet. Företag som inte investerat i sin IT-struktur kan stå inför fundamentala brister som kan skada företagets flexibilitet om konvergensmöjligheter uppstår.

Ökar värdet: En fungerande IT-struktur kan öka det underliggande värdet av ett företag, vilket kan vara en viktig faktor när familjeföretag överväger olika alternativ för att få in kapital i bolaget.

När familjeföretag överväger investeringar i IT och teknik, kan styrelsen spela en avgörande roll i att utmana och vägleda ägaren och ledningens beslut. I andan med principerna om governance, kan styrelsemedlemmar erbjuda olika perspektiv för att forma en strategi. En stark styrelse kan addera värde till bolagets beslutfattande genom att ifrågasätta status quo och motivera ägaren och ledningen till att överväga hur teknik bättre kan användas för att vinna en konkurrensfördel. Detta kan ske exempelvis genom att antingen utveckla kontakten med kundbasen eller inom interna processer, så som forskning och utveckling, HR eller ekonomi. Styrelsemedlemmar kan även erbjuda insikter baserat på deras erfarenhet gällande vikten av dessa investeringar för att förbli konkurrenskraftiga även in i framtiden. Motsvarande effekt har visat sig uppstå i samband med att den yngre generationen tar sig an en mer aktiv roll inom familjeföretaget. Detta då den yngre generationen, i likhet med styrelsen, kan bidra med ett nytänkande och utmana befintlig struktur till förmån för familjeföretagets verksamhet. Dessa insikter kan slutligen ge avgörande input i de fall då en avvägning behöver göras mellan att investera i företaget, eller att distribuera vinst till familjemedlemmar genom utdelning. IT och nyskapande teknik kan bli en mångårig resa, så ledningen och styrelsen bör överväga vilken insats och vilket kapital som krävs för att få med hela organisationen på resan.

När familjen och styrelsen är enade i att utveckla IT-strukturen, är nästa steg att utvärdera den befintliga IT-strukturen för att avgöra om strukturen är tillräcklig för att möta bolagets strategiska mål.

Medveten planering kring teknik kräver att organisationer tänker igenom det specifika värde som eftersträvas och hur tekniken kan bidra till att öka det värdet - såväl nu som i framtiden. Genom att planera långsiktigt och arbeta utifrån strategiskt uppsatta mål, och med fokus på ledarskap, diversifierad talang och idéer, kan familjeföretagets mål uppnås även när nästa generation tar över driften av företaget. Att involvera kommande generation i den strategiska planen för utveckling av familjeföretaget är ofta en viktig faktor. Detta då nästa generation kan ha andra perspektiv, idéer och prioriteringar än sina föregångare. Genom att ha fokus på syfte och effekt, för genomförandet av strategiskt uppsatta mål, kan värdet av investeringar i IT-strukturen föras vidare till nästa generation och in i framtiden. Tänk dig ett familjeföretag som traditionellt sett har förlitat sig på skräddarsydd mjukvara och lokala system för att tillgodose verksamheten och företagets krav. I takt med att tekniken utvecklas kan nya risker och utmaningar med gamla IT-lösningar uppstå. I tillägg till detta verkar vi i en alltmer global miljö som ställer höga krav på tillgång till teknik, system och verktyg även när arbetet inte sker från det ordinarie kontoret. 

För familjeföretag som i tillägg till att förvalta familjens förmögenhet även driver operativa verksamheter kan ny teknik och IT hjälpa företaget att rekrytera nya talanger. Teknik tenderar att ha en direkt korrelation med ett bolags möjlighet att attrahera, inspirera och behålla talanger som vill vara i en miljö där de kan arbeta med ny, modern teknik. Detta kan vara fördelaktigt för företaget när olika bolag konkurrerar om talanger i positioner som inte längre är geografiskt bundna, då bolag idag oftare tillåter distansarbete. Många bolag kan vinna fördelar av att etablera en solid IT-struktur som tillåter flexibel, snabb och skalbar tillväxt. Mindre uppenbara effekter som ofta förbises är att familjeföretagets teknik även kan bidra till att uppnå bolagets syfte, till exempel dess ESG-strategi (Environmental, Social, Governance). Om ert syfte inkluderar att ta ansvar för samhället, använder ni också tekniker som hedrar det ansvaret? Tänk dig exempelvis ett företag verksamt inom transportsektorn, som lyckas maximera de rutter transportbilarna tar genom implementering av ett logistiskt system som använder artificiell intelligens, och på så vis minskar koldioxidavtrycket, i linje med företagets hållbarhetspolicy. 

Enhetlighet mellan leverantörer och ansvariga i det egna bolaget
Oavsett om ett familjeföretag är i startskedet av att utveckla sin tekniska struktur, eller är mer avancerade i sin användning av teknik, kan samarbete med rätt leverantörer innebära att företaget uppnår sina tekniska mål med lösningar såsom mjukvaruservice, paketerade IT-lösningar eller systemintegrering.

Extern och inhyrd IT kan hjälpa organisationer effektivisera sin verksamhet, eller öka produktiviteten, men familjeföretag som helt förlitar sig på inhyrd teknisk support bör också själva veta hur man navigerar och utnyttjar de system som används. När urvalet av leverantörer övervägs, bör bolagen väga in faktorer som kan påverka affärsförhållandet långsiktigt, såsom relationen mellan prisökningar och inflation. 

Det är en konst, processen att välja rätt - att göra det mesta av strategiska affärsrelationer förutsätter att det finns en uttrycklig strategi som försäkrar att alla parter är enade i målbilden. Utan tydlig kommunikation inom ledningen vad gäller ägarskap, timing och implementering, samt en väldefinierad teknisk strategi, kan beslutsfattandet underminera verksamhetens mål. Men, med samtliga förutsättningar på plats, tillsammans med styrelsens stöd, en förståelse för investeringen, värdet som finns att vinna, och ett långsiktigt perspektiv, kan familjeföretag återigen positionera sig för fortsatt framgång. 

Var ska man börja?

För familjeföretag som vill modernisera sin IT-struktur, är det första steget att ställa några grundläggande frågor:

 

	Är vår tekniska strategi i linje med vår affärsplan?		Finns det affärspartners till företaget inom vår verksamhet som kan hjälpa oss gå vidare med våra mål om vi inkluderar dem på ett nytt sätt?
	Överväger vi kraften av vår data, och hur vi hanterar vår data, för att både öka värdet och minimera risker?		Överväger vi potentiella konkurrenter då otraditionella leverantörer börjar verka inom nya verksamhetsområden i takt med att linjerna mellan olika verksamheter och industrier suddas ut?
	Från ett generationsmässigt och arvsmässigt synsätt, överväger vi hur våra tekniska beslut speglas av vår affärsplan och långsiktiga mål?		Har vår styrelse nyligen sett över kort- och långsiktiga investeringar, och effekten av att investera i ny teknik sett till våra kapitaltillgångar?
	Hur kommer tekniska investeringar påverka aktieägarnas utdelningar över de kommande fem till tio åren?