強化公司治理  取得智財管理TIPS驗證標章

【2021／10／13，台北訊】自台灣證券交易所銜金融管理監督委員會之命成立的公司治理中心，於2019年第七屆公司治理評鑑指標中，新增2.27與智慧財產管理有關的評鑑項目，且新增「取得台灣智慧財產管理系統（Taiwan Intellectual Property Management System, TIPS）或類似之智慧財產管理系統驗證，則該總分可加一分」之加分項後，隨即帶動上市櫃企業為了優化公司治理評鑑分數，並投入相關資源以提升企業經營形象；此外，企業亦積極向財團法人資訊工業策進會科技法律研究所申請TIPS驗證標章，依據2019及2020年資策會公布驗證合格廠商名單已累積近50家，因此預期截至2021年9月30日止之申請企業（包括初驗、再驗、抽驗）應會突破100家以上，規模較往年多出2倍以上。

德勤商務法律事務所法律科技創新服務負責人熊誦梅副總經理/資深律師指出，自2020年起，即有多家企業主動諮詢如何進行智慧財產管理制度的建置與TIPS驗證申請準備。德勤商務法律事務所法律科技創新服務團隊，今年一共輔導多家上市櫃公司建置智慧財產權管理制度及初次驗證之申請工作，所輔導之企業領域涵蓋「金融保險、半導體、電子商務、生技醫療、電機機械、雲端資訊服務以及電腦周邊設備」等各產業，在服務團隊與企業推動工作小組的雙方合作過程中發現，許多企業智財管理主要僅在專利、商標申請程序的作業流程建置，但對於文件管理、人員管理、機密資訊管理、智財委外管理，特別是智財教育訓練等管理項目，都普遍存在著未有相應執行管理工作，甚至僅流於表面形式，且未有定期檢查管理落實之情況，甚至針對企業核心競爭力的營業秘密資訊都處在未管理或不知該如何展開管理工作等情形，以至於企業雖已成立多年，且有零星之智財管理制度，但都不夠全面而形成管理缺口，並造成不可不預防之經營風險。

熊誦梅憑藉多年來擔任智慧財產法官及智慧財產權法教授之國際智慧財產訴訟經驗提醒企業，在智慧財產權無所不在的國際社會裡，無體財產權之風險更高於有體財產權，避免風險就是要加強管理；而無體財產權之管理有其特殊性，僅僅流於形式，縱使得分，亦無法達到避免風險的效果。因此，在選擇與技術輔導顧問展開智慧財產管理制度建置以及TIPS驗證申請的工作時，需掌握「診斷現況與文件盤點、教育訓練、建立溝通平台落實定期稽核」三大關鍵。

一、企業管理現況診斷及管理文件盤點

企業經營透過建置管理制度與運作流程以掌握營運狀況，為了有效降低智慧財產管理制度建置對既有制度及作業流程的影響，建議企業先進行管理現況診斷及文件盤點工作。檢視智慧財產管理各構面工作，將可清楚理解目前智財管理的弱點與管理缺口；另一方面，文件盤點工作可將目前企業已具有與智財相關的管理規範、工作表單以及執行紀錄等數量進行分類清點。藉由現況診斷工作內容的展開，可初步評估企業就建置符合TIPS驗證標準的智慧財產管理制度，所需要投入的人力與資源數量等，有利於企業之資源與預算管理。

二、進行教育訓練宣導新制度與作業流程

因應智慧財產制度的建置，不可避免的需要適度建立新作業規範與流程，或甚至須變更既有的作業規範與流程。因此，企業須留意員工是否於制定規範與作業流程後，即能清楚理解該如何落實與執行，故需要對新增或變更之作業項目進行一定次數的內部教育訓練。一方面藉由教育訓練過程中讓員工理解與熟悉作業程序以利於實際執行；另一方面可藉由教育訓練員工回饋意見，進一步優化作業流程。

其中，實務經驗中最常遇到的問題，在於文件機密等級設定標準、機密等級標示方法、機密文件向外傳輸應注意之要點等屬於機密資訊管理的重點規範，企業員工於實務上並不清楚企業的文字規範內涵與該如何執行，因此有賴於透過教育訓練方式協助溝通與訓練。此外，教育訓練之內容，尚應包含企業所設定的智慧財產政策與目標，藉此讓員工提升企業凝聚力與認同。

三、建立溝通平台管道且落實定期稽核檢視

當智慧財產管理制度初步建立完成並執行運作後，企業須留意有無建立相應的溝通管道以確保內部資訊傳遞順暢，並且讓企業員工對新制度管理規範有疑問或建議時，可藉由相應溝通管道反應與傳遞資訊。此外，為了能夠有效督促員工落實執行所建置的作業規範，企業應保持不定期或定期至少一年一次的稽核作業，且應詳實記載稽核結果，檢視稽核缺失結果與相應的矯正改善措施，並且相應於稽核後召開管理審查會議做智慧財產管理制度運行結果的檢視，進一步地應配合檢視企業所面臨外部環境以及所制定的運營發展策略，藉此做企業經營智財風險與機會辨識以訂定智慧財產管理政策與目標，讓所制定的政策與目標，與企業經營發展策略能相互連結且更貼近營運發展。

熊誦梅指出，企業建置智慧財產管理制度是近年上市櫃公司特別關注的議題，但卻因為不熟悉智慧財產權的法律要件，與管理上應注意之要點特性，而無法著手開始進行制度建立。智慧財產管理制度的建置工作，涵蓋智財管理工作與法律遵循等兩個不同的工作構面，倘若僅交由企業內部指派僅具專利/商標背景或法律的工作人員自行推動與建置管理系統，往往容易因為經驗不足而讓管理工作有所疏漏，進而無法順利推動與建置管理制度，特別是對營業秘密的管理。建議應於建置工作展開前先與外部顧問組織團隊，並依照上述所提要點逐步落實，且為避免公司治理評鑑排名分數差異擴大，而造成公司治理評鑑排名重新洗牌之情形，企業應積極投入相應資源準備智慧財產管理與TIPS驗證申請。