《會計師看時事》採購防弊 數據分析著手

在現代工商業活動之中，採購是最容易發生舞弊事件的環節。綜觀2015年度及2016年初，從傳統產業龍頭太空包、國軍最新裝甲車底盤、國營事業金雞母管線材料、知名半導體封測廠商資訊軟體、甚至於立法院事務性電腦軟硬體設備採購，都接二連三的發生採購舞弊。它們的共通處是：供應商涉入行賄成為幫兇。

舞弊防治與調查協會的調查數據也顯示，採購舞弊多由供應商與企業內部採購人員或驗收人員進行一定程度的共謀與利益的交換。

採購舞弊是個相對複雜的舞弊類型並且非常難以釐清，主因有三。

第一、採購舞弊類型與手段多變：通常單一的採購舞弊事件不會只限於一種舞弊類型。

第二、採購舞弊參與人員既多且廣：包括企業內部人員與供應商合謀，或是供應商自行串連後再與企業內部人員私下利益交換。

第三、採購舞弊好發於各環節，例如：提出需求、選擇採購方式與供應商、議定價錢與合約內容、履行合約與執行驗收等。

採購舞弊所造成的後果難被察覺、損失金額大、重複發生機率高，建議董事會應督促經營團隊採取以下四項措施，設法有效的遏止：

• Ÿ以誠信為企業文化核心價值：採購舞弊的預防如同其他類型的舞弊防治，需要有舞弊零容忍的態度和決心，以誠信為企業文化核心價值，董事長及總經理明確宣示並以身作則，且持續地和所有利害關係人溝通。企業應將廉潔文化甚至是對舞弊反對到底的堅決態度有效傳達，才是真正對病灶投藥的第一步。
• Ÿ風險評估建立作業規範：企業應先進行風險評估，定期檢討現行內部控制可能產生舞弊的高風險熱區，參考最佳實務，借鏡他公司之缺失，建立一套完整的採購作業規範。
• Ÿ獨立舉報管道：獨立且專業的舉報管道是揭弊的最佳武器。企業應建置有效的舉報管道或委由外部獨立單位協助受理，使舉報管道更獨立性與公正性，讓內部員工及未被公平對待的供應商有申訴機會，以有效遏止採購舞弊。
• Ÿ數據資料分析：採購舞弊牽動著人性的弱點──對利益的貪得無厭。企業應該著重在「數據及資料分析」上。而數據及資料的選擇上，應以供應商為主體，至少進行供應商背景資料及供應商交易數據的分析。
• 在供應商背景資料分析方面，主要包括：供應商商品或服務實績調查，包含產業總體背景調查；供應商黑名單調查，資料來源包含第三方或政府機構；重要與長期供應商負責人或關鍵人物與企業內採購關係人通訊往來分析，以及供應商間合作關係分析。

透過供應商背景資料分析，可提高交易數據分析的效率，也可有效偵測出圍標、空殼公司、利益衝突、虛假供應商的線索。

供應商交易數據分析則有九項內容，分別是──與供應商交際費報支，包含內部員工以供應商關係維護為名目向企業預支金錢；向慈善機構或活動捐款，這些捐款或活動可能有供應商涉入；以現金方式支付給供應商的款項；對供應商重複付款；供應商付款對象變更，包含不尋常的將款項匯往海外帳戶；對特定供應商即時或過於提早付款；對新供應商的大額採購；向單一供應商高頻率的採購（尤其針對具專利權的產品），以及單一商品或服務的供應商間價格交叉比對，包含價格歷史走向與未來趨勢等。

大數據分析平台或軟體的確是未來的趨勢，目前當務之急要能對採購舞弊的發生保持高度懷疑的態度，再搭配公司或外部專家正確的數據資料分析，可以先達到「勿恃敵之不來，恃吾有以待之」的境界。

 (本文已刊登於2016.3.11 經濟日報A18經營管理版)