Які існують тонкощі професійного листування?

Твоя мама все ж таки була права: перше враження – це дуже важливо! Це правило стосується як особистого життя, так і пошуку роботи. Помилково ми думаємо, що цей важливий момент настає під час першої зустрічі з компанією, тому дуже уважно до неї готуємося, підбираємо гардероб та правильне рукостискання, забуваючи, що, ймовірніше, вже встигли справити перше враження, переписуючись із рекрутером або менеджером.
 

Листування через e-mail або соціальні мережі є тим елементом, який доповнює твій портрет як кандидата та працівника. Згідно з дослідженням, 75% комунікацій у компаніях (зокрема з клієнтами) здійснюються поштою, дзвінками або повідомленнями. Тому ділову переписку можна повноцінно назвати одним із hard skills, який є невід’ємним у сучасному світі та обов’язково тобі знадобиться. Я зібрав для тебе кілька коротких порад, що допоможуть справити хороше перше враження:

1. Краще перечитай написане двічі! Навіть якщо у тебе немає практики листування або вроджених навичок редактора, варто пам’ятати, що погана граматика не допоможе справити враження професіонала. Правильний лист говорить про тебе вголос: що ти стриманий та сфокусований, що звертаєш увагу на деталі та піклуєшся про якість результату роботи… риси, які сподобаються будь-якому роботодавцю. Крім того, що помилки в переписці можуть вплинути на результат відбору в компанію, вони можуть бути і причиною звільнення, якщо ти вже працюєш і помиляєшся на систематичній основі.
2. Не залишай тіло листа пустим, коли надсилаєш своє резюме, мотиваційний лист або виконане кейсове завдання. Написання супровідного листа займе у тебе три хвилини, але допоможе проявити небайдужість та ввічливість.
3. Напиши follow-up лист у компанію після того, як надішлеш резюме через сайт пошуку роботи. Одна вакансія може збирати десятки та сотні відгуків і не завжди всі з них встигають переглянути, тому додатковий лист може допомогти тобі виділитися серед інших кандидатів та привернути увагу. Кілька підказок:
   1. Пиши лаконічно і просто.
   2. Переконайся, що тема листа зрозуміла та говорить сама за себе.
   3. Поясни, чому ти хороший кандидат на конкретну позицію.
   4. Напиши знову через один-два тижні, щоб твоє резюме точно не загубилося.
4. Будь ввічливим: не забудь привітатися та подякувати за відповідь, використай короткі фрази (наприклад, “I hope this email finds you well”) на початку або в кінці листа, які допоможуть налагодити позитивний зв’язок із тим, хто буде його читати.
5. Стримуй себе у використанні емоджі: це правило більше стосується тих ситуацій, коли ти лише знайомишся з людиною або ніколи не бачив отримувача листа. Месенджери та менш формальні відносини додають трохи більше свободи в це правило.
6. Один лист – одна ціль: тобі може здаватися, що включити всі запитання та коментарі в один лист – це досить хороша ідея. Проте такий підхід може лише заплутати отримувача. Натомість раджу зосередитися на тому, щоб кожне повідомлення мало чітко визначену ціль. Додатково це збільшить ймовірність того, що твій отримувач дасть відповідь на поставлені запитання. Якщо все ж таки є сенс висвітлити кілька запитань чи коментарів – використовуй булліти.
7. Найважливіші три підказки від мене сьогодні:

• Зацікав того, хто буде читати твій лист.
• Будь природним та залишай індивідуальність.
• Будь чесним і відкритим достатньо, щоб висловити власну думку.

Сподіваюсь, мої рекомендації уже скоро допоможуть написати правильний лист і отримати бажану на нього відповідь 🙂