Die Überwachung der Qualität der Abschlussprüfung

Was kennzeichnet den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates?

Die zahlreichen neuen Herausforderungen im Prüfungsumfeld, die stärkere Bedeutung der Corporate Governance deutscher Unternehmen sowie strengere regulatorische Anforderungen haben dazu geführt, dass immer mehr Aufsichtsräte einen Prüfungsausschuss einrichten. Der Prüfungsausschuss ist, wie andere Ausschüsse auch, kein eigenständiges Organ, sondern ein Teil des Gesamtaufsichtsrats, der die Aufgaben und Zusammensetzung des Prüfungsausschusses bestimmt. In der Praxis hat es sich bewährt, wenn Aufsichtsräte mit sechs oder mehr Mitgliedern Prüfungsausschüsse bilden. Den Vorsitz übernimmt dabei in der Regel jenes Aufsichtsratsmitglied, das über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügt – der sog. Finanzexperte nach § 100 Abs. 5 AktG.

Die Aufgaben des Prüfungsausschusses

Nach § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG soll sich der Prüfungsausschuss mit folgenden Aufgaben befassen:

• Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, wobei er Empfehlungen oder Vorschläge zur Gewährleistung der Integrität des Rechnungslegungsprozesses unterbreiten kann
• Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des Internen Revisionssystems sowie der Compliance
• Abschlussprüfung, hier insbesondere Auswahl und Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachte Leistungen.

Im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen empfiehlt der aktuelle DCGK die Einrichtung eines Prüfungsausschusses nicht nur für börsennotierte Unternehmen, sondern auch für alle anderen Unternehmensformen. Der Prüfungsausschuss bereitet die Prüfung durch den Gesamtaufsichtsrat gründlich vor und erstellt eine Empfehlung in Form eines Beschlussvorschlags. Der Wert dieser Arbeitsentlastung des Gesamtaufsichtsrats ist nicht zu unterschätzen.

Hinweis: Durch das geplante Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) werden die Aufgaben des Prüfungsausschusses voraussichtlich im Mai 2021 neu gefasst. Einen Schwerpunkt des FISG bildet die Stärkung des Prüfungsausschusses durch die Pflicht zur Einrichtung eines solchen; zudem sind zusätzliche Kompetenzanforderungen für die Mitglieder des Prüfungsausschusses vorgesehen.

Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer

Die gesetzliche Abschlussprüfung hat den Jahres- und ggfs. den Konzernabschluss, bei börsennotierten Unternehmen auch das Risikofrüherkennungssystem zum Gegenstand. Eigenständige Prüfungen der rechnungslegungsbezogenen Risikomanagement- und Kontrollsysteme sind nicht Gegenstand der Abschlussprüfung. Bei der Prüfung der Rechnungslegung und Überwachung der rechnungslegungsbezogenen Risikomanagements- und Kontrollsysteme wird der Aufsichtsrat durch den Abschlussprüfer unterstützt. Dabei steigert eine intensive Zusammenarbeit beider Seiten die Qualität der Abschlussprüfung. Voraussetzung einer konstruktiven Zusammenarbeit sind klare, transparente Regeln, ein offenes Miteinander und die intensive Kommunikation aller Beteiligten – Vorstand, Aufsichtsrat, Prüfungsausschuss und Abschlussprüfer.

Für alle Beteiligten ist es daher sehr hilfreich, wenn der Prüfungsausschuss zusammen mit dem Abschlussprüfer frühzeitig Themen, Form und Zeitpunkte der Kommunikation festlegt und organisiert. Dabei ist zu berücksichtigen, dass zwar bestimmte Themenbereiche durch gesetzliche oder berufsständische Regeln vorgeschrieben sind, man sie jedoch – soweit zulässig – an das jeweilige Unternehmen anpassen kann und sollte. Individuelle Aspekte können bereits in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats bzw. seines Prüfungsausschusses aufgeführt werden.

In der Praxis tauscht sich dann meist nicht der gesamte Prüfungsausschuss mit dem Abschlussprüfer aus, sondern nur dessen Vorsitzender, der dann wesentliche Informationen zeitnah an die restlichen Mitglieder des Prüfungssauschusses weitergibt. Außerdem sollte der Vorsitzende wesentliche Eckpunkte seiner Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer – beispielsweise außerordentliche Prüfungsschwerpunkte – zuvor mit dem gesamten Ausschuss festlegen.

Praxistipp: Kommunikation in allen Phasen der Abschlussprüfung

Zwischen dem Prüfungsausschuss und dem Abschlussprüfer ist nicht nur ist eine intensive Zusammenarbeit während der eigentlichen Abschlussprüfung erforderlich. Die Kommunikation sollte sich auf alle Phasen der Abschlussprüfung erstrecken. Dies könnte wie folgt aussehen:

1. Als Erstes sollten Abschlussprüfer und Prüfungsausschussvorsitzender Verlauf der Prüfung, Prüfungsschwerpunkte und terminliche Abfolge samt Meilensteinen besprechen.
2. Nach Beginn der Prüfung sollte der Prüfungsausschussvorsitzende kontinuierlich über den Fortlauf informiert sein, dem Abschlussprüfer als Dialogpartner zur Verfügung stehen sowie etwaige Ergebnisse und Feststellungen bereits vorbesprechen.
3. Der Prüfungsausschussvorsitzende sollte dem Prüfer die Möglichkeit gewähren, ihn jederzeit erreichen zu können, um etwaige Prüfungshindernisse oder besondere Feststellungen unverzüglich zu besprechen.
4. Zum Abschluss der Prüfung sollte der Prüfungsausschussvorsitzende mit dem Prüfer ein informelles Gespräch führen, um Rückschau zu halten und etwaige Lehren zu ziehen.

Wie der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats optimal besetzt wird und welche Praxisprobleme dabei zu lösen sind, zeigt das Fachbuch „Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates - Praxisleitfaden für Finanzexperten und Aufsichtsräte“ von Dr. Claus Buhleier, Dr. Arno Probst und Christoph Schenk.

Wichtig: die zeitgemäße Kommunikationsinfrastruktur

Eine reibungslose und rechtzeitige Kommunikation zwischen Prüfer und Prüfungsausschussvorsitzendem wird durch eine optimale Kommunikationsinfrastruktur erleichtert. Diese muss den Anforderungen der Cyber Security genügen, vor allem aber durch Stabilität und Komfort glänzen. Schließlich werden die wachsenden technischen Möglichkeiten den Trend zur digitalen Durchführung von Besprechungen und Konferenzen weiter vorantreiben.

Qualität der Abschlussprüfung: Audit Quality Indicators (AQI)

Aktuell empfiehlt der DKCG 2020 D.11, dass der Prüfungsausschuss regelmäßig eine Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung vornimmt. Zwar hat sich – anders als im internationalen Umfeld – in Deutschland diesbezüglich bisher noch kein Standard herausgebildet. Allerdings haben die Pflichtrotation und Ausschreibungen nach der EU-Abschlussprüferreform bestimmte Kriterien etabliert.

International gibt es Vorbilder, wie eine systematische Beurteilung von qualitativen und quantitativen Qualitätsmerkmalen (Audit Quality Indicators, AQI) ausgestaltet werden kann. Dabei wird meist zwischen Indikatoren vor, während und nach einer Prüfung unterschieden, die dann in ein allgemeines Scoring münden.

• AQI vor der Abschlussprüfung sollten z.B. Branchenkenntnisse des Teams, Vorhandensein digitaler Tools, Systeme zur Erkennung von Interessenkonflikten, transparentes Pricing, das Genehmigungsverfahren für Nichtprüfungsleistungen oder auch global einheitliche Prüfungsansätze umfassen.
• AQI während der Abschlussprüfung sollten die Ressourcensteuerung und Kommunikation in den Blick nehmen. Kriterien wären dabei u.a. schneller Zugriff auf Experten, Termintreue, Hinweise auf neue Erkenntnisse und Schwierigkeiten bei der Prüfung oder auch das Eingehen auf Diskussionsbedarf.
• AQI nach der Abschlussprüfung wären z.B. die Kommunikation, Qualität und Lesbarkeit des Berichts, die Darstellung von Schwächen in der Rechnungslegung oder auch die Weitergabe von Fachwissen und Neuerungen.

Neue Spielregeln durch das FISG

Zur Stärkung des Vertrauens in den Kapitalmarkt hat die Bundesregierung ein Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) auf den Weg der Gesetzgebung gebracht. Nach Beratung im Bundestag soll es noch vor der Sommerpause 2021, aber spätestens vor den Wahlen im September 2021 verabschiedet werden. Um das erklärte Ziel, den deutschen Finanzmarkt zu stärken, zu erreichen, sind eine Reihe Maßnahmen vorgesehen, die die internen und externen Kontrollen wesentlich verschärfen.

Diese Änderungen betreffen den Aufsichtsrat

• Zwei Finanzexperten gefordert: War es bisher so, dass in einem Aufsichtsrat mindestens ein Mitglied über Sachverstand alternativ in Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen sollte, so soll in Zukunft ein Mitglied über Sachverstand in Rechnungslegung und ein weiteres Mitglied über diesen auf dem Gebiet der Abschlussprüfung verfügen.
• Pflicht zur Errichtung eines Prüfungsausschusses: Nach derzeitiger Rechtslage „kann“ (nicht „muss“) der Aufsichtsrat einen oder mehrere Ausschüsse bilden und Aufgaben an diese delegieren (§ 107 Abs. 3 AktG). Allein der Aufsichtsrat entscheidet daher nach pflichtgemäßem Ermessen über die Bildung, Besetzung und Auflösung von Ausschüssen. Der Gesetzesentwurf sieht nun für Aufsichtsräte aus Unternehmen von öffentlichem Interesse (kapitalmarktorientierte Unternehmen, Banken und Versicherungen) die gesetzliche Verpflichtung zur Bildung eines Prüfungsausschusses vor.
• Pflicht zur Errichtung eines RMS und IKS: Gemäß den Organisationspflichten des Vorstandes müssen kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften schon heute die wesentlichen Merkmale des IKS und des RMS im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess vorhalten. Allerdings besteht – von branchenspezifischen Sonderregelungen einmal abgesehen – keine gesetzliche Verpflichtung zur Errichtung eines RMS oder IKS. Dies ändert sich. Vorstände börsennotierter Gesellschaften sollen verpflichtet werden, „ein im Hinblick auf den Umfang der Geschäftstätigkeit und die Risikolage des Unternehmens angemessenes und wirksames IKS und RMS einzurichten“.
• Überprüfung der Qualität der Abschlussprüfung: In Zukunft soll sich der Prüfungsausschuss im Rahmen der Überwachung der Abschlussprüfung explizit nicht nur mit der Auswahl und Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, sondern auch mit der „Qualität der Abschlussprüfung“ beschäftigen. Hierdurch soll klargestellt werden, dass die Überwachung der Abschlussprüfung die Prüfung ihrer Qualität von der Auswahl des Prüfers bis zur Beendigung des Auftrags umfasst.
• Auskunftsrechte des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses: Nach der neuen Regelung kann der Vorsitzende des Prüfungsausschusses „unmittelbar bei den Leitern derjenigen Zentralbereiche der Gesellschaft, die in der Gesellschaft für die Aufgaben zuständig sind, die den Prüfungsausschuss nach Absatz 3 Satz 2 betreffen, Auskünfte einholen". Auf die Bezeichnungen für die Positionen in den Unternehmen kommt es also nicht an, sondern auf die Funktion. Mit diesem unmittelbaren Auskunftsrecht, welches sich ausdrücklich nur auf Gesellschaften mit verpflichtendem Prüfungsausschuss beschränkt, ist keine Abkehr von dem aktienrechtlichen Grundsatz verbunden, dass der Vorstand grundsätzlich der richtige Adressat für ein Auskunftsverlangen des Aufsichtsrats ist. Das neue Gesetz sieht daher vor, dass der Vorstand unverzüglich zu unterrichten ist, wenn der Vorsitzende des Prüfungsausschusses Auskünfte einholt.
• Höchstlaufzeit von Mandaten zur Abschlussprüfung: Bisher war es möglich, die Höchstlaufzeit von Mandaten zur Abschlussprüfung bei bestimmten kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften und diesen gleichgestellten Personenhandelsgesellschaften über zehn Jahre hinaus bis zu 24 Jahre zu verlängern. Diese Möglichkeit wird durch das FISG gestrichen und die Höchstlaufzeit des Mandats auf zehn Jahre begrenzt.
• Übergangsvorschrift zur Höchstlaufzeit: Allerdings sieht der Gesetzesentwurf auch die Vermeidung unbilliger Härten durch eine Übergangsvorschrift vor. Danach kann eine Gesellschaft, die nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes sofort verpflichtet wäre, eine neue Prüfungsgesellschaft zu beauftragen, dies um zwei Jahre verschieben. Das bedeutet konkret: Bei genutzter Verlängerungsoption bis zum Ablauf des 30.6.2021 muss ein Wechsel des Abschlussprüfers erst für das Geschäftsjahr 2024 stattfinden.
• Verschärfung der strafrechtlichen Haftung: Die bisherige Regelung zur Strafbarkeit des unrichtigen „Bilanzeids“ wird in einen eigenständigen Straftatbestand der unrichtigen Versicherung überführt. Die unrichtige Versicherung, dass der Abschluss und der (Konzern-) Lagebericht ein zutreffendes Bild von der Lage des Unternehmens vermitteln, wird somit zu einem eigenen Straftatbestand. Im Falle eines vorsätzlichen Handelns ist zudem eine Erhöhung des Strafrahmens auf bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe vorgesehen. Zudem soll – im Hinblick auf die Vertrauensbildungsfunktion des „Bilanzeides“ für die Öffentlichkeit und um eine ausreichende Ahndung zu ermöglichen – künftig auch die leichtfertige Abgabe einer unrichtigen Versicherung unter Strafe gestellt werden. Bei der leichtfertig abgegebenen unrichtigen Versicherung ist die Strafe Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe.