Verborgene Potenziale heben: Incoterms® Prozesse und die Finanzfunktion

An sich sind die Incoterms® Regeln nichts Neues. Schon im Jahr 1936 wurden die International Commercial Terms von der Internationalen Handelskammer (ICC) verabschiedet. In regelmäßigen Abständen werden die Regeln aktualisiert, und heute kommt diese Sammlung von Klauseln in 90 Prozent aller Kauf- und Verkaufsverträge zum Einsatz – in über 120 Ländern.

Aber vielleicht gerade weil sie so etabliert sind, werden die finanziellen Auswirkungen der damit verbundenen Prozesse und Technologien in vielen Unternehmen noch wenig hinterfragt. Zudem findet in vielen Unternehmen derzeit eine Umstellung auf die jüngste Aktualisierung der Incoterms® Regeln statt. Jetzt bietet sich von daher eine besondere Gelegenheit, kosteneffektiv die notwendige Aktualisierung gleich mit der Prüfung umfänglicher weiterer Vorteile zu verbinden. Diese Prüfung lohnt sich jedoch auch losgelöst von diesem Anlass.

Mehr als nur ein Logistik-Thema

Allgemein werden die Incoterms® Regeln dem Bereich der Logistik zugerechnet. Die Klauseln regeln primär, welche Partei bei einer Warenlieferung für welchen Frachtkostenanteil aufkommt, an welchem Punkt das Risiko (Verlust, Beschädigung) an die andere Partei übergeht, und ob gegebenenfalls eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen ist. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass bei manchen der Vertragsklauseln bis zu zwei benannte Orte (Named Places) zusätzlich definiert werden müssen. Der Kosten- und Risikoübergang sind in vielen Fällen ebenfalls explizit zu erwähnen. Somit ergibt sich eine hohe Anzahl möglicher Kombinationen, was zu einer versteckten Komplexität führt und Unkosten verursachen kann.

Die Zusammensetzung der Logistikkosten ist zudem oft undurchsichtig, eine verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten zu Kunden- und Produktgruppen daher kaum möglich – ein lohnender Bereich für Verbesserungen. Doch Incoterms® Klauseln beeinflussen nicht nur die Logistikkette, sondern auch die Wertschöpfungskette, darunter insbesondere im Bereich der Finanzen die Umsatzlegung und die Zuordnung der Mehrwertsteuerbefreiung bei Streckengeschäften (Drop Shipments), sowie Geschäftsprozesse wie das Yard- und Dock-Management. 

Betroffen sind damit auch zugehörigeTechnologien, z.B.  Lagerverwaltungssysteme (WMS), Transportmanagementsoftware (TMS), ERP-Systeme oder Track & Trace-Technologien. Technische Details können hierbei signifikante finanzielle Auswirkungen haben. Beispielsweise ist SAP Business Partner eingeschränkt, was die Zuordnung mehrfacher Klausel-Kombinationen oder „Named Places“ zu individuellen Geschäftspartnern angeht. Manchmal entstehen Probleme auch aus einer späteren Abänderung der Klauseln, die dann nicht entlang der Wertschöpfungs- und teils Logistikkette abgestimmt wird.

Der Weg nach vorne: Unterstützung für die Finanzfunktion

Um solche Optimierungsbereiche zu identifizieren, bedarf es einer neuen Sichtweise der Finanzfunktion auf den Zusammenhang von Lieferkette und Wertschöpfungskette. Denn diese beeinflussen sich im Kontext der Incoterms® Regeln gegenseitig.

Das hat in finanzieller Sicht Auswirkungen auf Profitabilität, Working Capital Management, Risiko-Management, Marge, Umsatz und Compliance; auf der Logistik-Seite sind Frachtkosten, Zölle und Steuern, Versicherungskosten und Lagerkosten betroffen. Der Finanzbereich kann hier durch seine orchestrierende Funktion bereichsübergreifend versteckte Potenziale heben. 

Dabei sind die I²PaT-Services von Deloitte eine wertvolle Unterstützung, da sie Unternehmen nachhaltig zu einer pro-aktiven Optimierung befähigen. Experten aus verschiedenen Fachbereichen (Tax & Legal, Audit & Assurance, Financial Advisory und Consulting) haben dafür in einem multidisziplinären Ansatz einen umfangreichen Katalog an Maßnahmen und Hebeln erarbeitet. Für die Umsetzung sind folgende Schritte zu empfehlen:

• Im Deloitte I²PaT Lab, einem komprimierten Online-Workshop, wird der Einfluss der Incoterms® Regeln entlang der gesamten Wertschöpfungs- und Lieferkette gemeinsam mit dem Kunden analysiert. 
• Mit dem Deloitte I²PaT Health Check, einem 6-8-wöchigen Programm, unterstützen die Experten dann bei der Implementierung – mit dem Ziel einer nachhaltigen, jährlichen Einsparung. 
• Ergänzend bieten die SAP-Experten von Deloitte  bei Bedarf Lösungen für die individuelle Anpassung der ERP-Systeme (Deloitte SAP Incoterms® Solutions). 

Effizienzvorteile an Stellen erkennen, die bisher nur wenig beachtet wurden: Dafür braucht es vielfältige Fachexpertise, gepaart mit der Fähigkeit, ungewohnte neue Perspektiven einzunehmen.