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Roboter managen Roboter: „The MotherBot” von Deloitte

Siemens Global Business Services Use Case: Implementierung einer schlanken RPA-Managementlösung für eine effizientere RPA-Workforce

Robotic Process Automation ist längst ein bewährtes Instrument der digitalen Automatisierung. Software-Roboter lösen an virtuellen Maschinen Büroaufgaben und entlasten damit menschliche Mitarbeiter. Siemens GBS unternimmt mit der neu entwickelten Deloitte-Lösung "The MotherBot" den nächsten Schritt in der Verwaltung und Überwachung der RPA-Flotte, um zusätzliche "Handarbeit" zu reduzieren. Diese neueste Weiterentwicklung schafft Abhilfe mit Funktionen wie dynamischem Scheduling und automatisiertem Reporting.

Die Automatisierung automatisieren: Diesem Motto folgt „The MotherBot“, die neue Technologie von Deloitte für das Management von Robotic Process Automation (RPA) Workforces, mit der sich die Vorteile von RPA noch einmal auf eine neue Stufe heben lassen. Deloitte kommt damit einem klaren Bedürfnis der Unternehmen entgegen. Denn einerseits wird RPA rund um den Globus immer verbreiteter, etwa in Bereichen wie Shared Service Centers oder Centers of Excellence. Andererseits wächst dabei die Anzahl der jeweils aktiven virtuellen Roboter in den Unternehmen immer weiter an. Das hilft zwar bei der Bearbeitung riesiger Workloads, aber eine hohe Prozessanzahl kompliziert zugleich auch das Handling der Maschinen.

Hier geht es zum Use Case "The MotherBot"

Effiziente Lösung für alltägliche Herausforderungen

So nützlich die virtuellen Roboter auch sind: Bislang ist es bei RPA-Anwendungen immer noch die Aufgabe menschlicher Mitarbeiter, die Prozesse manuell zu managen. Sie starten die Roboter einzeln und kümmern sich dann im Alltag um Zwischenfälle. Sie führen den Neustart einer Virtuellen Maschine durch, wenn er notwendig wird, und verplanen dann je nach Situation die Roboter-Ressourcen von neuem. Kommt es zu Problemen z.B. bei Overnight-Prozessen, wird ein zeitnaher Eingriff allerdings schwierig. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter auch die entsprechenden Reports erzeugen, wofür Datenvorbereitung und -Analyse notwendig sind. Wie ließe sich das Orchestrieren, Planen und Überwachen einer so großen Anzahl von Robotern effizienter regeln? Diese Überlegung brachte die Experten von Deloitte auf die Idee zur neuen Eigenentwicklung „The MotherBot“.

Je nach Projekt kann "The MotherBot" als eine mächtige, aber schlanke und günstige Managementlösung den Aufwand menschlicher RPA-Manager um bis zu 90 Prozent senken. 

       Nicole Tranker, Partner, Analytics & Cognitive

Die Effizienz beim Nutzen von Lizenzen verbessert um bis zu 20 Prozent, die Reaktionszeit bei Fehlern und Planungsänderungen reduziert sich signifikant. „The MotherBot“ braucht nur wenige Anpassungen und kann ohne großen Aufwand sehr schnell zum Einsatz kommen. Besonderer Vorteil: Die Lösung fügt sich nahtlos in die bestehende RPA-Umgebung ein.

Funktionen und Fähigkeiten

Im Zentrum des „Motherbot“-Ansatzes steht die intelligente Scheduling-Funktionalität. Der Einsatz der Roboter wird je nach errechnetem Bedarf und Priorität skaliert. User und Prozesse werden den Aufgaben dynamisch zugewiesen. Leerlauf durch ungeplante Aussetzer gehören somit der Vergangenheit an. Je nach Performance können Roboter automatisch neu verplant werden, gegebenenfalls können Prozesse automatisch gestoppt und wieder gestartet werden. Workloads wie zum Beispiel ein Konvolut eingescannter Rechnungen, das abgearbeitet werden muss, werden frühzeitig geladen und vorgehalten. Der flexible Workflow von „The MotherBot“ umfasst automatische Updates über Statusanfragen, die Kontrolle von ausstehenden Prozessen (Warteschlangen) und kontinuierliches Monitoring. Bei Problemen wie Downtime oder Fehlern in der Laufzeitumgebung werden automatisch die entsprechenden Maßnahmen ausgelöst, inklusive konfigurierbarer Alerts (z.B. Benachrichtigung per Email). Die Informationen aus dem Monitoring fließen wieder in den Scheduling-Prozess ein und lösen bei Bedarf ein Re-Scheduling aus: eine wertvolle Feedbackschleife, die die Produktivität steigert. Die Reporting-Funktion liefert zudem in definierbaren Intervallen automatisierte Berichte und Updates.

Bewährt in der Praxis: „The MotherBot“ bei Siemens GBS

Siemens Global Business Services (GBS) bietet ein aufschlussreiches Praxisbeispiel für „The MotherBot“. Die globale Shared-Services-Einheit des internationalen Industriegiganten Siemens betreibt mit über 300 aktiven Use Cases eine der größten RPA-Flotten weltweit.

Die Erhöhung des Automatisierungsgrades von Tag für Tag ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dies gilt für Geschäftsprozesse, muss aber auch bei der Wartung unserer RPA-Flotte angewendet werden. Genau das ist der Zweck unserer intelligenten Scheduling-Lösung, die wir entwickelt haben, um die Wartung von RPA zu optimieren und zu automatisieren.

       Dr. Matthias Egelhaaf, Head of GBS Digital Solutions

Schon die Umsetzung ging zügig und glatt vonstatten. Bei einem dreitägigen Workshop wurden von Deloitte und GBS zunächst Roboter, Infrastruktur und Architektur im Hinblick auf die „Zusammenarbeit“ mit „The MotherBot“ analysiert. Ebenso wurden kundenspezifische Anforderungen geklärt, z.B. Vorkehrungen für Ad-hoc-Abläufe, oder die Unterstützung unterschiedlicher Zeitzonen, was für einen globalen Konzern wie Siemens unerlässlich ist. Die tatsächliche Integration von „The MotherBot“ in die Standardumgebung durch die Experten von Deloitte dauerte dann nur wenige Tage. In einer Hypercare-Phase wurde im Anschluss Unterstützung bei der Implementierung geleistet. Erwünschte Zusatzfunktionen wurden dabei schon im Vorfeld in der Deloitte Blue Prism Cloud umgesetzt, während GBS parallel vorbereitende Maßnahmen im System durchführte, wie etwa die Erteilung von Zugriffsrechten. Dieses Vorgehen verkürzte die Projektzeit deutlich. Trainingssessions sowie „Lessons Learned“-Workshops rundeten das Projekt ab. Umfangreiches Change Management war aber nicht nötig, da sich „The MotherBot“ nahtlos in die bisherige Umgebung einfügt (bei GBS: Blue Prism). In der Produktion bietet die Lösung damit ein erhebliches Potenzial zur Reduktion des manuellen Aufwands und Ressourcenbedarfs sowie zur Verkürzung der Reaktionszeit bei Fehlern. Da Prozessausnahmen nun automatisch gemanagt werden, kann auch die Fehlerquote gesenkt und die Produktivität gesteigert werden. GBS kann die Virtuellen Maschinen dank der 24/7-Einsatzbereitschaft von „The MotherBot“ nun rund um die Uhr einsetzen – sehr vorteilhaft unter Kostengesichtspunkten.

Mehrwert von Tag 1: RPA-Management von Deloitte

Günstig, schnell, effektiv: Mit „The MotherBot“ bietet Deloitte Unternehmen mit mittlerem bis größerem RPA-Footprint eine praktische „Plug & Play“-Lösung an, die sich ohne besondere Umstände in die existierende Prozesslandschaft eingliedert. Mit sehr überschaubaren Kosten kommt „The MotherBot“ auch für Mittelständler in Frage, ein Einsatz lohnt sich ab Größenordnungen von ungefähr 20 Prozessen. Bei der schnellen Implementierung stehen Ihnen Deloittes Experten zur Seite – mit tiefem Spezialwissen, technologischem Knowhow, breiter Branchenerfahrung sowie den Ressourcen des globalen Netzwerks von Deloitte.

Laden Sie hier die Beschreibung des Motherbot-Use-Case herunter und erfahren Sie mehr über die gemeinsame Umsetzung des Projekts von Deloitte und Siemens Global Business Services.

Use Case "The MotherBot"

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