Virtuelle Events aus lohnsteuerlicher Sicht

Virtuelle Events: Fragestellungen aus lohnsteuerlicher Sicht

Eine physische Weihnachtsfeier oder ein physisches Sponsoring-Event ist in der aktuellen Situation der Pandemie in vielen Unternehmen nicht denkbar. Viele Teams führen Ihre Weihnachtsfeiern virtuell durch. In der Steuerwelt sind Veranstaltungen unterdessen weiter Streitpunkt in Betriebsprüfungen: Ist ein Event überhaupt von § 37b EStG erfasst? Wurde der 110 Euro-Freibeitrag richtig angewandt? Sind alle Kosten dem richtigen Event allokiert? Ohne einen organisierten Prozess und abgestimmte Systeme gestaltet sich nicht nur die nachträgliche Suche nach entsprechenden Dokumenten und Zusammenhängen schwierig. Auch die Steuerlogik sowie ein Workflow mit Einbezug der Entgeltabrechnung oder Steuerabteilung lässt sich durch eine Eventplattform als Vorsystem zum ERP-/Payroll-System umsetzen.

Steuerrechtliche Anforderungen an die Prozesse und das Datenmodell

Für die Prozessverbesserung und Systemfindung ist zunächst eine Analyse nötig, welche Veranstaltungsarten im Unternehmen üblich sind und welche Daten zur Anwendung von § 37b EStG und § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG jeweils erforderlich sind. Der Blick in die Teilnehmerliste sowie auf eine Agenda hilft, die Veranstaltungskategorie aus steuerlicher Sicht zu beurteilen. Bei Teilnehmern ist frühzeitig nicht nur zwischen internen und externen Teilnehmern zu unterscheiden. Um bspw. die jüngste Diskussion rund um sog. No-Shows in beiden Ansichten (FG Köln, Urteil vom 27.06.2018, 3 K 870/17, Revision anhängig am BFH unter VI R 31/18) abdecken zu können, müssten neben den angemeldeten Teilnehmern (FG Köln) einer Betriebsveranstaltung auch die tatsächlich anwesenden Teilnehmer (BMF-Schreiben vom 14.10.2015) hinterlegt sein. Liegt ein Familienfest vor, muss für die Berechnung der 110 Euro-Grenze die Zuordnung aller Begleitpersonen zu den Mitarbeitern möglich sein. Entsprechend detaillierte Listen oder Systeme sind vom jeweiligen Organisator eines Events zu liefern, bspw. einem Marketingmitarbeiter oder einer Teamassistenz.

Lösungen für Registrierung, Workflow und Steuerlogik

Voraussetzung für eine spätere Steuerlogik ist eine frühzeitige Erfassung dieser Daten für jedes Event. Als Low-Budget Ansatz bietet sich bspw. eine Microsoft SharePoint-Seite an, über die Events vor der Veranstaltung zu registrieren sind. Je nach Kategorie sind vom Organisator die erforderlichen Daten und Dokumente zu hinterlegen.

Zur Plausibilitätskontrolle kann eine Validierungslogik dienen. Beispiel: Ist die Veranstaltung hinsichtlich der geplanten Teilnehmer wirklich eine Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne? Ergänzend kann bspw. bei einer bestimmten Eventkategorie oder Events mit hohen Budgets eine Kontrolle durch die Steuerabteilung erfolgen. Das weit verbreitete Microsoft SharePoint bzw. Office 365 bietet hier – je nach Version – einfache bis hin zu individuell konfigurierbaren Workflows. Ist ein Eintrag erstellt bzw. die Genehmigung erteilt, erhält der Organisator eine Event-ID als Unique Identifier. Diese kann die End-to-End Verbindung vom Vorsystem über die Bestellung (Purchase Order) und die Reisekostenabrechnung bzw. Rechnung bis hin zur späteren Steuerlogik sicherstellen.

Alternativ lässt sich der Workflow und Prozess auch bspw. in einem BPMN-Tool wie z.B. Signavio umsetzen. Bei der Ausführung des ersten Prozessschritts sind hier die nötigen Angaben für ein Event vorab in einem Formular zu hinterlegen. Ähnlich dem oben beschriebenen Genehmigungsprozess wird die Entgeltabrechnung benachrichtigt, kann zustimmen oder weitere Daten bzw. Änderungen anfordern, um die richtigen Steuerfolgen später ableiten zu können.

Sind die Events inkl. steuerlich relevanter Daten erfasst, muss zunächst eine Kostenallokation auf interne und externe Mitarbeiter erfolgen. Erst danach kann die Steuerlogik im Sinne von § 37b EStG und anderer einschlägiger Normen geprüft werden. Hier empfiehlt sich ein Entscheidungsbaum bzw. -tabelle, der – wie etwa mit dem DecisionService – auch automatisiert für einzelne Datensätze durchlaufen werden kann.

Fazit zur technischen Erfassung virtueller Events aus lohnsteuerlicher Sicht

Der End-To-End Lohnsteuerprozess ist komplex und enthält in der Regel viele Beteiligte. Damit die Datenqualität für steuerliche Zwecke hoch ist und die Bemessungsgrundlage nicht nur für § 37b EStG, sondern auch für die Umsatzsteuer und nichtabzugsfähige Betriebsausgaben richtig ermittelt werden kann, empfiehlt sich eine Kombination verschiedener Lösungen. Je nach Anzahl und Komplexität der Events (in einem Szenario nach Covid-19) kann hier sowohl ein Low-Budget- oder ein automatisierter High-End-Ansatz geeignet sein, um Veranstaltungen und virtuelle Events sicher zu besteuern.