Tax CMS im digitalen Arbeitsumfeld

Warum ein Tax CMS einführen?

Durch die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen dienen Compliance Management Systeme zum einen der Reduzierung von Normverletzungen, Haftungsrisiken und Reputationsschäden. Implementierte und gelebte Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) können gem. BMF-Schreiben vom 23.05.2016 zu § 153 AO ein Indiz dafür sein, dass eventuelle Pflichtverletzungen im Bereich der Steuern weder fahrlässig noch vorsätzlich begangen wurden.

In der Praxis hat ein CMS aber nicht nur das Ziel einer Haftungsreduzierung für Führungskräfte. Vielmehr werden durch ein solches System saubere steuerliche Prozesse implementiert, die zusätzliche Synergien freisetzen und einen echten Mehrwert für die Arbeit bringen können. Aus diesen Gründen führen immer mehr Unternehmen ein Tax CMS ein oder planen dies.

Welche Rolle spielt das digitale Arbeitsumfeld?

Als Sollvorgabe für das Design eines Tax CMS hat sich der IDW Praxishinweis 1/2016 als Marktstandard etabliert. Bei der operativen Umsetzung eines Tax Compliance Management Systems spielen IT-Lösungen eine zentrale Rolle. Mit ihrer Hilfe können die Vorgaben des IDW Praxishinweis 1/2016 effizient umgesetzt werden. So wird der operative Aufwand für den Betrieb und die Aufrechterhaltung des Tax CMS auf ein angemessenes Maß reduziert.

Die Beurteilung des angemessenen Einsatzes von IT-Lösungen wird, je nach Größe, Organisation und Geschäftstätigkeit des Unternehmens, auch vom IDW Praxishinweis 1/2016 explizit gefordert. Die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften wird im digitalen Arbeitsumfeld durch eine (Teil-)Automatisierung relevanter Prozesse und damit verbundener Kontrollen unterstützt. Hierdurch können Risiken reduziert, Fehlerquellen verringert und Prozesse effizienter gestaltet werden.

Die Prüfung des Tax CMS – Bewährungsprobe fürs digitale Arbeitsumfeld

Nach erfolgter Implementierung eines Tax CMS kann dessen Prüfung gemäß IDW PS 980 durch eine unabhängigen und sachverständigen Dritten durchgeführt werden. In der Praxis ist teilweise auch eine projektbegleitende Angemessenheitsprüfung des Tax CMS im Rahmen des Einführungsprojekts ins digitale Arbeitsumfeld nicht unüblich.

Die Prüfung eines Tax CMS nach IDW PS 980 kann grundsätzlich als Konzeptions-, Angemessenheits- oder Wirksamkeitsprüfung erfolgen, wobei eine Wirksamkeitsprüfung stets eine Angemessenheitsprüfung beinhaltet. Im Rahmen der Angemessenheitsprüfung wird insbesondere festgestellt, ob die in der Tax CMS-Beschreibung dargestellten Grundsätze und Maßnahmen geeignet sind, wesentliche Regelverstöße mit hinreichender Sicherheit rechtzeitig zu erkennen sowie zu verhindern und ob die Grundsätze und Maßnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt implementiert waren. Darauf aufbauend wird in der Wirksamkeitsprüfung zusätzlich festgestellt, ob das Tax CMS während eines bestimmten Zeitraums funktionsfähig war.

Die voranschreitende Digitalisierung der Steuerfunktion, einhergehend mit zunehmenden Implementierungen von IT-Lösungen, führt zu neuen Herausforderungen bei der Prüfung von Tax Compliance Management Systemen. Häufig beschränken sich die relevanten IT-Lösungen dabei nicht nur auf die Kern-Prozesse der Steuerfunktion. Sie betreffen auch vor- und nachgelagerte Prozesse und die dort genutzten IT-Systeme. Von besonderer Bedeutung sind hier die transaktionalen Steuern, z.B. die Umsatzsteuer. Daher bieten sich insbesondere bei diesen Steuerarten IT-gestützte Kontrollen, z.B. durch den Einsatz von SAP Tax Compliance, an. Die Wirtschaftsprüfer stehen vor der Herausforderung, verschiedene Faktoren im digitalen Arbeitsumfeld zu beurteilen. Beispiele:

• Eingesetzte IT-Lösungen
• Automatisierte Prozesse
• Automatisierte Kontrollen

Das sollten Sie bei der Implementierung beachten

Die im Rahmen der Einführung eines Tax CMS implementierten IT-Lösungen werden regelmäßig in dessen Prüfung einzubeziehen sein. Eine Prüfung durch die beratende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird aufgrund des berufsrechtlichen Unabhängigkeitserfordernisses nicht zulässig sein. Insofern empfiehlt sich, im Rahmen eines Einführungsprojekts bei der Wahl der Berater eine mögliche zukünftige Prüfung zu berücksichtigen.

Gerade bei der Einführung von IT-Lösungen zur Operationalisierung eines Tax CMS bietet sich eine projektbegleitende Prüfung an, um bereits frühzeitig eventuelle wesentliche Mängel erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.

Ausblick in die Zukunft

In stark regulierten Branchen ist ein klarer Trend zur Prüfung durch einen externen Sachverständigen zu erkennen. Dies wird gerne als Nachweis der Angemessenheit bzw. Wirksamkeit gegenüber den verschiedenen Stakeholdern (insbesondere auch Finanzverwaltung, Regulatoren) genutzt.

Die beginnende Diskussion über Erleichterungen bei Betriebsprüfungen für Unternehmen mit wirksamen Tax CMS werden hier genauso für weitere Dynamik sorgen wie die immer häufiger auftretende Nachfrage der Betriebsprüfer nach einem etablierten Tax Compliance Management System.