Insight
Arbejdsgiverbetalt telefon og privat telefon - beskatning af fri telefon
Jeg har en mindre produktionsvirksomhed i Silkeborg, hvor vi har givet de ansatte en arbejdstelefon. Jeg kender godt reglen om beskatning af fri telefon, men har fået et spørgsmål fra en af de ansatte, som også har sin egen private telefon. Han spørger, om han ikke kan slippe for beskatningen, når nu han har sin egen telefon også? Skal jeg bede ham lade arbejdstelefonen blive på arbejdet, så han ikke tager den med hjem? Samtidig vil jeg jo gerne have fat på ham en gang imellem uden for arbejdstid, hvis der er ekstra travlt i butikken, så jeg vil fortrække, at han har sin arbejdstelefon med sig, så jeg vil kunne ringe til ham på den, men hvis jeg tvinger ham til at tage arbejdstelefonen med hjem, vil det så betyde, at han alligevel skal beskattes af fri telefon?
Du skriver, at du allerede kender til reglerne om beskatning til fri telefon, men til de læsere, som ikke gør, vil vi lige kort opridse reglerne.
Hvis en arbejdsgiver betaler og stiller en telefon og dertil hørende abonnement til rådighed for sin medarbejder, vil medarbejderen blive beskattet af værdien af den sparede private udgift til dette. Værdien af fri telefon er fastsat til 2.800 kr. om året i 2019, hvilket arbejdsgiveren skal indberette i forbindelse med lønnen til medarbejderen. Medarbejderen vil da kunne se den månedlige værdi af fri telefon, som denne beskattes af, på sin lønseddel. Der er dog visse undtagelser til denne beskatning, som vil blive gennemgået i det følgende.
Hvis medarbejderen ikke tager telefonen med hjem, og den forbliver på arbejdspladsen, vil medarbejderen være fritaget fra beskatningen af fri telefon. Der vil ikke være noget krav til erklæring eller kontrol fra arbejdsgiverens side. Hvis virksomheden har flere ansatte, som enten tager deres telefon med hjem eller lader den blive på arbejdspladsen, kan det være svært for arbejdsgiveren at sikre sig mod, at medarbejderne alligevel tager deres telefoner med hjem. Derfor vil det være en fordel for virksomheden at behandle de medarbejdere, som lader telefonen blive, på samme måde, som de medarbejdere, der faktisk tager deres telefon med hjem.
For de medarbejdere, som tager deres arbejdstelefon med hjem, kan disse stadig friholdes fra beskatningen, hvis de nærmere betingelser er opfyldt. Brugen af telefonen uden for arbejdspladsen skal være nødvendig for at kunne udføre arbejdet. Det vil sige, at hvis arbejdsgiveren ønsker at kontakte medarbejderen uden for arbejdstid, eller hvis kunderne skal kunne kontakte medarbejderen, eksempelvis som følge af tilkaldevagt, vil dette være opfyldt. Medarbejderen og arbejdsgiveren skal aftale, at telefonen kun må bruges erhvervsmæssigt, bortset fra enkeltstående private samtaler, hvor en tro og love-erklæring skal underskrives af medarbejderen. Derudover skal arbejdsgiveren føre kontrol med anvendelsen af telefonen.
I forhold til arbejdsgiverens kontrol med brugen af telefonen vil det kun være i tilfælde, hvor arbejdsgiveren konstaterer, at medarbejderens forbrug væsentligt afviger fra den sædvanlige anvendelse af samtaler uden relation til arbejdet, eller hvis dette kan konstateres ud fra betalingsoversigten fra udbyderen, at arbejdsgiveren skal føre nærmere kontrol med medarbejderens anvendelse af telefonen. Her vil anvendelsen af telefonen til private samtaler skulle gennemgås, og overholder dette ikke tro og love-erklæringen, vil arbejdsgiveren skulle indberette beskatning af fri telefon for medarbejderen.
Bemærk desuden, at skattemyndighederne fokuserer på selve samtaleaspektet ved telefonen. Der er derfor ikke problemer i, at medarbejderne har private billeder, apps, musik mv. på deres arbejdstelefoner. Dataforbrug og anden anvendelse end samtaler har ikke betydning for vurderingen af beskatningen. Medarbejderne må derudover som nævnt gerne have enkeltstående private samtaler fra telefonen, men ikke generel anvendelse til private samtaler.