Wir freuen uns Ihnen “LEDOX” präsentieren zu dürfen – Eine end-to-end Vertrags-Management-Plattform auf Basis von Microsoft Office 365

Aufbauend auf einer 350-jährigen Innovationsgeschichte leistet Merck Pionierarbeit im Bereich neuer Technologien, nicht nur in ihren Kerngeschäftsfeldern Healthcare, Life Science und Performance Materials, sondern auch für ihre Unternehmensjuristen und Kollegen aus den Business-Bereichen. Die "LEgal DOcument boX" (LEDOX) verfolgt einen neuen Ansatz für das Contract Lifecycle Management (CLM) und wurde vollständig aus Microsoft Office 365 Standardkomponenten maßgeschneidert.

“Nachdem wir andere CLM-Lösungen auf dem Markt evaluiert hatten, war klar, dass der Aufbau einer eigenen Plattform viele einzigartige Vorteile bietet, während wir gleichzeitig unsere vorhandenen Microsoft-Unternehmenslizenzen und IT-Infrastruktur nutzen können.”
Nina Stoeckel, Leiterin des Legal & Compliance Operations Teams

Die CLM-Komponente von LEDOX deckt den gesamten Vertragslebenszyklus von der Vertragsanbahnung und dem Vertragsentwurf bis hin zur Verhandlungsabwicklung mit Externen, Genehmigungs- und Unterschriftsworkflows für elektronische und papierbasierte Unterschrift, Fristenverwaltung, Reports und Datenaufbewahrungsvorgaben ab. Kollegen aus den Business-Bereichen werden durch vollautomatische Vertragsentwurfsfunktionen für Standardverträge unterstützt. Anfragen zu komplexeren Vertragsentwürfen werden durch einen automatisierten Prozess gesteuert, der auch die Einbindung von internen Anwälten unterstützt. LEDOX nutzt die volle Leistungsfähigkeit der Kollaborationsfunktionen von MS SharePoint innerhalb von Merck und bietet sichere Bereiche für die Zusammenarbeit mit Dritten. Weitere Funktionen zur Verwaltung von Vertragsangelegenheiten, die über die Möglichkeiten der meisten CLM-Standardlösungen hinausgehen, sind ein zusätzlicher Vorteil, der durch die kundenspezifische Erstellung von LEDOX gewonnen wird.

“Der Aufbau einer Plattform in der Größenordnung von LEDOX ist eine gemeinschaftliche Anstrengung. Ich war beeindruckt, wie die Berater gemeinsam mit unserem Team diese Applikation auf die Beine gestellt haben!”
Thomas Sachsendahl, Business Partner Information Technology

Bei der Gestaltung der zugrundeliegenden Geschäftsprozesse stützte sich Merck auf ein funktionsübergreifendes Team, zu dem Legal Management Consulting-Experten von Deloitte Legal, Prozessspezialisten des Business Process Solutions-Teams von Deloitte und Change Management-Experten von Deloitte Consulting gehörten. Das Deloitte-Team half auf Grundlage einer Bewertung des bestehenden Vertragsmanagements bei der Gestaltung der künftigen Vertragsprozesse und des Metadatenmodells als Blaupause für die technische Umsetzung. Vor dem Go-Live unterstützte Deloitte mit Anwenderschulungen, Change-Management und Kommunikation. Vor Beginn der Designarbeiten hatte Deloitte außerdem eine detaillierte, auf die Bedürfnisse von Merck zugeschnittene Anbieterbewertung erstellt.

Um eine schnelle Umsetzung zu erreichen, hat sich Merck bei der Entwicklung und Implementierung von LEDOX für die Join GmbH entschieden. Die Join GmbH brachte ihre technische Kompetenz, ein tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen und langjährige Erfahrung in Office 365, SharePoint und Dokumentenmanagement in das Projektteam ein. Join führte nicht nur die technische Umsetzung durch, sondern unterstützte das Merck-Projektteam auch beratend bei Änderungen in den Geschäftsprozessen. Das Ergebnis ist eine einfach zu bedienende, flexible und dennoch hochsichere Umgebung für Vertrags- und andere Rechtsangelegenheiten, die Merck im Laufe der Zeit weiter verbessern und ausbauen wird.

LEDOX ist seit November 2020 produktiv im Einsatz und bedient ca. 5000 Mitarbeiter von Merck einschließlich internen Anwälten in 60 Ländern.

Kernteam Merck: Nina Stoeckel und Michael Bergmann, Legal & Compliance Operations Team | Thomas Sachsendahl, Information Technology | Vertreter aus der Rechtsabteilung und den Business-Bereichen

Kernteam Deloitte: Klaus Gresbrand, Deloitte Legal | Arne Möller und Yang Yang, Deloitte BPS | Carolin Joseph, Deloitte Consulting

Kernteam Join: Lars Bendler and Christian Wittrich, Geschäftsführung | Arnim Wagner, Projektleiter | Benedikt Finger, Entwicklungsleiter