IT-integraatiolla on kriittinen rooli yritysjärjestelyn onnistumisessa

Yrityskauppojen onnistumista arvioitaessa pöydällä on yhtäaikaisesti monta asiaa. Parrasvaloihin nousevat synergian, taloudellisten seikkojen ja markkina-arvon lisäksi tyypillisesti seikat, kuten huolellisuusvelvoite ja yrityskulttuurien yhdistäminen sekä johtamismallit. Valitettavan usein organisaation yksi selkäranka – IT – jää liian vähälle huomiolle.

M&A -prosessissa suunniteltu IT-integraatio johtaa yhteiseen menestykseen. Sen puuttuminen puolestaan tulee todennäköisesti kalliiksi ja halvaannuttaa organisaation; synergiat viivästyvät ja liikkeelle lähtö epäonnistuu. Teknologiakonsultointimme Johtava konsultti Tuomas Pyykönen ja Enterprise Architecture Lead Tommi Rämä kertovat, miten organisaatio välttyy astumasta pahimpiin miinoihin.

Tietohallintojohtajat mukaan suunnittelupöytiin

Yritysjärjestelyissä ollaan monien strategisten päätösten edessä; miltä uuden yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri näyttää esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmien, talouden tai myynnin järjestelmien osalta? Näiden core-järjestelmien kannalta tehdyt oikeat päätökset johtavat kustannustehokkaaseen ja onnistuneeseen projektiin. Vastaavasti, jos alun suunnittelussa hapuillaan tai IT- integraatioon herätään vasta jälkiviisaina, synergiatavoitteisiin pääseminen, yritysjärjestelyn ROI ja organisaation työrytmi saattavat vaarantua. Investointi niin sanottuun IT Due Diligenceen varhaisessa vaiheessa maksaa itsensä takaisin.

”IT on yritysjärjestelyn kriittinen avaintekijä, ja silti CIO:t ovat liian harvoin mukana alkuvaiheen suunnittelussa tai yritysten johtoryhmissä, joissa nämä aiheet ovat pöydällä. Tietohallintojohto tulisi saada mukaan M&A suunnitteluun, sillä IT-näkökulman mukaan tuominen ajoissa voi merkittävästi vähentää investoitavan ajan ja työkuorman määrää ”, Tuomas Pyykönen sanoo.

Alkuvaiheen suunnittelun sakkaamisen tyypillisiin seurauksiin kuuluu myös IT-arkkitehtuurin integroimisen epärealistinen aikataulu.

”Eräässä yritysjärjestelyn suunnittelussa muu organisaation integraatio olisi ollut valmiina kuudessa kuukaudessa, mutta toimintaa tukevien IT-järjestelmien integroimisessa kesti 15 kuukautta. Tuon 9 kuukauden aikana synergiat toteutuvat vain osittain, sillä yhdistetyn toiminnan sisällä täytyi olla – usein manuaalisia – välivaiheita järjestelmien välillä. Kukin voi kuvitella mielessään IT-asiantuntijoiden ylikuormituksen, organisaation turhautumisen ja taloudelliset tappiot.” Tommi Rämä pohtii.

Master datan harmonisointi ja teknologian yhdistäminen – hyvin suunniteltu on helpommin tehty

Core-järjestelmien lisäksi M&A-järjestely tuo mukanaan myös datan hallinnan ja työyhteisön arjen kannalta kriittisten viestintäsovellusten, kuten sähköpostien ja kalentereiden yhdistämisen. IT-integraation ajoissa aloitettu suunnittelu mahdollistaa prosessin vaiheistamisen ja automatisoinnin tehden yhdistymisestä hallitumman ja nopeamman – datan laadukkuutta ja tietoturvaa unohtamatta.

”Samalla vapautetaan IT:n ja koko organisaation aikaa, ja uudet yhdistetyt tiimit voivat keskittyä lukemattomiin muihin haasteisiin, joita väistämättä syntyy suurten organisaatio- ja liiketoimintamuutosten aikana” Pyykönen toteaa.

Kyvykkyyttä integroida järjestelmiä voidaan myös systemaattisesti kehittää arkkitehtuurisuunnittelulla, teollistetuilla IT M&A prosesseilla ja hyödyntämällä esim. low code -alustoja osana M&A teknistä ratkaisua. Lisäksi hankkivana osapuolena olevan yrityksen tulisi nähdä M&A-suunnittelu pelipaikkana master-datan harmonisoinnille – mitä kaikkea on oleellista säilyttää, kun siirrytään yhteisiin järjestelmiin?

”Suuri osa pitkäaikaisesti säilötystä datasta on todennäköisesti merkityksetöntä. Sen säilyttäminen voi vaikuttaa työn tehokkuuteen, kuten tiedostojen paikantamismahdollisuuteen. Pahimmassa tapauksessa voi aiheutua ongelmatilanteita auditoinnin tai viranomaistarkastuksen aikana. M&A-menettely kannattaa siis ehdottomasti nähdä siivoustalkoina, joka johtaa master-datan harmonisiointiin,” Rämä muistuttaa.

Säästä kustannuksissa - älä synergioissa

M&A-prosessi voi olla monimutkainen, mutta yksi selkeä nyrkkisääntö löytyy; mikäli IT-integraatiota ei oteta tarpeeksi aikaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun ovat synergiaedut odotettua matalammat ja kustannukset puolestaan odotettua korkeammat.

Toisin sanoen yritykset, jotka ottavat tietohallintojohdon mukaan, huomioivat IT-integraation mahdollisimman aikaisessa vaiheessa prosessia, ja kehittävät IT M&A kyvykkyyksiä systemaattisesti menestyvät varmemmin ja saavuttavan yritysjärjestelylle asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet.

Tukea on saatavilla. Ota yhteyttä tai lue lisää M&A-palveluistamme.