Transformaatio ja teknologia – onko yhtä ilman toista ja miten varmistetaan muutoksen onnistuminen?

Kuuntele Teknologia ja transformaatio podcast

It-johdon näkökulmasta transformaatiohankkeelle on Suomessa varsin tyypillinen startti: teknologian tai järjestelmän elinkaari on tullut siihen pisteeseen, että pinnalle nousee pakottava syy toimia – ja äkkiä. Pitkässä juoksussa tämä on kuitenkin lopputuloksen kannalta huono lähtökohta.

”Ensin pitäisi aina ajatella liiketoimintahyötyä, vaikka usein tämä keskustelu pintautuukin sitä kautta, että on kiireellinen tarve muuttaa tai päivittää teknologiaa ja järjestelmiä. Muutosmatkan alussa täytyy olla syvä yhteisymmärrys tavoitteista ja mittareista”, Perkola muistuttaa.

Kolme transformaation arkkityyppiä

Teknologiavetoista transformaatiohanketta määrittää ensisijaisesti lähtökohta. Mitä muutosta ja ennen kaikkea liiketoiminnallista hyötyä tavoitellaan?

1. Teknologian uusiminen, yhdistäminen tai päivittäminen

Puhtaasti teknologialähtöinen transformaatiohanke on harvemmin liiketoimintahyötyjen tai business casen kannata järkevä vaihtoehto. Kuitenkin esimerkiksi yrityskauppatilanteessa, jossa toimintoja täytyy yhdistää teknologian näkökulmasta tai toteuttaa aivan uusi teknologiaperusta uudelle liiketoiminnalle, tämä lähestyminen on perusteltu.

2. Toimintojen ja prosessien optimointi

Teknologialla pyritään vaikuttamaan tiettyyn toimintoon, esimerkiksi digitalisoimalla toimitusketjun tai myynnin toiminta. Transformaatio tarkoittaa tällöin liiketoiminnan tietyn alueen ja prosessien merkittävää muutosta, vaikka toiminnan ydinajatus ja tuotteet pysyvät ennallaan. Teknologian hyöty on näissä tapauksissa helpommin perusteltavissa ja mitattavissa, jos esimerkiksi myynti tehostuu merkittävästi kohtaamisten digitalisoimisella.

3. Liiketoiminnan transformaatio

Tavoitteena on muuttaa liiketoiminnan rakennetta merkittävästi; uusia palveluita pystytetään tai tiettyjä ajetaan alas. Perkolan mukaan kyseessä on sekä monimutkaisin että kiinnostavin arkkityyppi, jossa teknologialla on rooli nopeuttajana ja tehostajana, mutta kyseessä on selkeästi toiminnan fundamentista muutostarpeesta lähtevä transformaatio. Ajankohtainen esimerkki löytyy sote-hyvinvointialueiden pystytyksessä, jossa teknologialla on keskeinen rooli, mutta se on kuitenkin osa isompaa kokonaisuutta.

Jokaisen teknologiatransformaation arkkityypin kohdalla on järkevää miettiä toiminnan rakenteita ja prosesseja uudestaan.

Onnistunut transformaatio – miten se määritellään?

Transformaatio on investointi, jolloin organisaation ylin ja tietohallintojohto ajautuu väistämättä perustavanlaatuisen kysymyksen äärelle; onko tämä kannattavaa? Teknologiatransformaation business casea – siis hankkeen olemassaoloa ja onnistumisen perustelua – voidaan Perkolan mukaan myös tarkastella arkkityyppien linssien läpi.

”Ensimmäisessä arkkityypissä eli esimerkiksi teknologian uusimisessa taustalla voi olla puhtaasti liiketoimintariskin laskeminen, jolloin myös kustannus on korkea, mutta silti pakko kantaa. Business case on silloin täysin erilainen, kun esimerkiksi toimitusketjun muuttamisen tapauksessa, jolloin huomion tulisi taloudellisen investoinnin lisäksi olla pehmeämmissä mittareissa ja hyötyjen seuraamisessa.”

Onnistumisen määrittämisessä on kuitenkin yksi yhteinen avaintekijä: pöydässä pitää olla aiheeseen eri näkökulmista merkittävästi syventyneet ihmiset eli esimerkiksi tietohallintojohto ja vieläkin tärkeämpänä liiketoimintapuolen ylin johto.

”Oikea porukka pitää olla mukana kautta linjan muutoksen aikana, jotta omistajuus säilyy vahvemmin ja läpinäkyvyys siihen, että mahdollisuus tavoitteiden saavuttamiseen on kirkas. Ylimmän johdon vastuu siis ei koskaan jää teknologiatransformaation alkupäähän vaan jatkuu projektin päättymiseen asti”, Perkola summaa.