新たな働き方に即した人事のデジタル化構想とは

働き方の変化に対応するIT投資の多様化

ITR社の「国内IT投資動向調査報告書2021」（注1）によると、2021年度（2021年4月～2022年3月）の企業におけるIT予算額は減速傾向にあるものの引き続き増加基調にあるとされている。

2020年度は、2019年の終わりから感染が広がったCOVID-19が加速させたリモート化で働く環境を構築するために、ハード面でのIT投資が着々と進められてきた。

• テレワークを実施するためのPC・モバイルの貸与およびその仕様の変更
• 社外ネットワークを活用することに対するセキュリティ対策
  
• Web会議等のコミュニケーションツールの導入
  

特にセキュリティ強化を中心として、2021年度も引き続きIT基盤への投資が行われつつ、ペーパレス化や文書管理ツール導入など、業務遂行におけるデジタル推進に必要なソフト面でのIT投資が増えてくると推察される。実際、当社により2021年3月に実施した「新型コロナウイルスに対するワークスタイル及び課題対応調査（第4回）」において、業務に関する具体的な施策として、社内規程等の見直し、文書管理ツールやRPA等の導入、紙資料の削減等について既に着手済みの企業が約40～50%と多いが、ほとんどの項目で今後対応予定としている企業が多く見られている（図1）。

図1：業務に関する具体的な施策に関する検討・実施状況

しかしながら、これだけでは多様化する従業員の期待値や生産性の維持・向上を支えるデジタルプラットフォームとして十分ではないことは、当メルマガシリーズの第二回「Future of Work：働き方は「人間中心主義」へ」 で言及の通りである。

人事部門には、リモートを前提とした働き方を実現するためのさらなる人事施策の検討とそれに応じたデジタル化が課せられている。

【人事部が取り組むべき施策例】

• 多様なニーズに合わせた柔軟な勤怠体系や勤怠管理の仕組み構築
  
• ジョブ型人事制度の導入とそれに応じた人材マネジメント体系の整理
  
• 従業員間・上司部下のコミュニケーション品質向上
  

人事システム担当者は、各施策からデジタル推進の期待を受けることになるが、各施策で必要となるツールやアプリケーションを正しく識別し、全体の整合性を保ちながら優先順位に沿って対応を進めていく必要性は認識しつつも、コロナ過における緊急性の高さに振り回されながら局所的かつ対処療法的な投資を進めてしまっているのが実情ではないだろうか。

本稿では、コロナ禍において重要性を増しているテーマをピックアップしながら、人事システム全体を見据えたデジタル化について考えていきたい。

注1） 株式会社ITR ホームページ. 「国内IT投資動向調査報告書2021」
https://www.itr.co.jp/report/itinvestment/S21000100.html
 

人事管轄のシステム領域の広がり

従来、人事システムといえば、人事情報管理・勤怠管理・給与管理が主な機能であった。それにタレントマネジメント機能が加わり、さらにはここ数年のAIや機械学習などのテクノロジーの進化と併せて、要員分析や従業員エクスペリエンスマネジメント、従業員コミュニケーションなどにもテクノロジーが貢献できる領域が拡張してきており、その重要性も高まってきている（図2）。

図2：人事関連システムの機能領域

以前のように、ERPなどの統合人事システムを導入することで多くの課題が解決されるようであれば良い意味で迷うことはないが、施策が様々な領域に分かれ、テクノロジーも各領域で進化している状況下においては、各領域でテクノロジーが実現可能なことを正しく理解し、それらをカバーするツールの組み合わせやシステム構成を検討していくことが極めて重要である。

以下に3つの人事関連システムにおいて注目を集めている最新テクノロジー活用のポイントを例示する。

1. 従業員エクスペリエンスマネジメントの実現

多様化する人事領域へのIT投資の中でも、際立って重要性の再認識をされているのが従業員エクスペリエンスのマネジメントである。少子化に伴う労働人口の減少による人材獲得の競争激化やミレニアル世代やZ世代の台頭を背景に注目されてきたが、コロナ禍におけるリモートワークを中心とした働き方の変化に伴い、従業員の期待値の変化や現場での課題を適切に分析することの重要性が増してきている。実際、クアルトリクス社によるエンゲージメント調査結果（注2）のとおり、コロナ禍において従業員の帰属意識を左右する要因が「組織内に安全性を感じられる自分の居場所があること」や「会社やチームが行っている活動に誇り持てること」となっており、日々の現場におけるマネジメントやコミュニケーションが重要かつそれを適時にモニタリングすることが求められてきている。

そのためには、従来の1年もしくは半年に1回に実施される従業員エンゲージメント調査を実施することに加えて、それにより可視化された課題に対する現場主導の施策が適切に遂行されていることを管理し、より具体的にその施策の有効性を測るための従業員からのフィードバック調査・分析を実施する仕組みが不可欠となる。さらには、採用・配置・育成・学習・評価・報酬・人材管理といった人材マネジメントサイクルにおいて、人事が提供するサービスにより従業員のエンゲージメントに対してどのような影響を与えることを想定しているかを定義するとともに、その各局面における従業員からのフィードバックを適時に受け取り、改善につなげていく仕組みも従業員エクスペリエンスマネジメントにおいては効果的である。

このように従業員の意見を適切にくみ取り、それを進化したテクノロジーとともに高度に分析する仕組みの構築にも、本格的に投資の目を向ける必要がある。

注2） クアルトリクス合同会社ホームページ. 「2021年の従業員エンゲージメントを左右する鍵は「帰属意識」」.
https://www.qualtrics.com/jp/press/2021-02-ex-trend-2021/

2. 人事サービスの利便性（ユーザーインターフェース）向上

従業員エクスペリエンスマネジメントと並んで重要性が高まっているのが、従業員が人事サービスを受ける際に利用するシステムの利便性（ユーザーインターフェース）を高める取り組みである。コロナ禍においてバックオフィスと従業員の接触が避けられ、リモートでの対応が求められる中で、各種申請手続きや問合せへの対応の自動化や同一の操作性による社内業務の完遂もしくはナビゲーション機能の活用による利便性の向上に対する必要性が高まってきている。

RPAやChatbotなどのツールを利用するだけではなく、アプリケーションを統合したプラットフォームを構築することにより、従業員が人事サービスをストレスなく受けられるようにテクノロジーが活用され始めている。
 

• 従業員セルフサービスの高度化
  各種申請の電子化（ワークフロー構築・電子署名など）、問合せ対応におけるChatbotや文書管理ツールの活用により、従業員が人事とのコミュニケーションを行わずに人事関連手続きを完遂できるようにすることで、効率化およびサービスレベルの高度化を図る。

• 統合プラットフォームによる利便性の向上
  人事が管轄するアプリケーションが多様化し、従業員からすると異なる複数のアプリケーションへのアクセスと操作が必要となり、特にデジタルに馴染みがない世代における利用が定着しないという課題が起きている。
  それに対して、従業員が1つの画面上で業務や手続きを完遂可能にし、複数アプリケーションに跨る処理をつなぎ合わせることで、利便性を高める仕組みを構築する。

この領域については、従業員と会社の接点を統合する考えのもと、会社として1つのデジタルプラットフォームを構築していくことで効果を最大化することが可能であり、人事領域にとどまらず総務や経理、購買などとも連携して検討していくことを推奨したい。

3. 従業員間コミュニケーションの促進と効果分析

働き方の変革に伴い社内のコミュニケーションの重要性が高まってきており、それを支えるコミュニケーションツールの導入が各企業において急務であることは言うまでもない。一方、バーチャルなコミュニケーションが増える中で、それに負荷やストレスを感じ、業務推進が非効率になっているケースも増えてきていると想定される。それを解決する施策を策定するために、その時間や頻度、内容を基にコミュニケーションにおける生産性を可視化・分析する取り組みに、多くの企業が着手し始めている。

そのためには、従業員の基本情報や勤怠、評価情報などの人事システムに蓄積されている情報に加えて、打ち合わせにかけている時間・メールやチャットの件数・オンライン時間などのコミュニケーションツールから得られる情報を収集し、分析するためのプラットフォームの構築も一つの手段である。

グループ・グローバルでの要員管理・分析において、依然として基本情報の収集に課題を持つ企業が多い中、個人情報保護への配慮も必要となり、さらに高度化を求められることになるが、今後コミュニケーションの要素がPeople Analyticsにおいて重要となると想定されるため、分析プラットフォームの構築を進めている・検討している場合は、考慮に入れるべきだろう。
 

人事システム全体を見据えたデジタル化構想の策定が重要

2020年度は、「まずは必要だから」と緊急かつ局所的に対応が必要であったが、働き方への影響が一定程度見えてきていることや、それに対する人事施策やIT施策の重要性が高まっていることを鑑みると、改めて全体的な視点から構想を見直す良いタイミングである。

具体的には、保守期限が迫る給与・勤怠システムのリプレースやタレントマネジメントの高度化に向けたシステム導入、機能拡張などの従来の領域への施策も含めて、まずは以下のような取り組みを進めてはいかがだろうか。

• 加速する働き方の変化に対応する人事施策の重要性に応え、これまで検討してきた人事施策に応えるためのデジタル施策を整理
• 施策の重要性はもとより、それぞれの依存関係や関連性、活用可能な技術の熟練度などをもとに改めて優先度を評価
• 全体的な人事システムの方向性を見据えながら、各施策に必要となるデジタルツールを特定
• 実現に向けたのロードマップを描く

このように改めてデジタル施策実現に向けた構想に対する認識を合わせることで、Postコロナにおいても人事、IT部門が足並みを揃えて、効果的に人事におけるデジタル化を推進できると考える。

執筆者紹介

デロイト トーマツ コンサルティング合同会社
アソシエイトディレクター　濱浦 健一郎

※所属・役職は執筆時点の情報です。