Predictive Project Analytics

Nog altijd lopen te veel grote en infrastructurele projecten uit de kosten of uit de tijd. Dat kan allerlei redenen hebben, van de coronacrisis tot vervuilde grond of onvolledige informatie bij aannemers. Niettemin zijn er de afgelopen jaren grote stappen voorwaarts gemaakt op het gebied van projectmanagement. Maar ondanks de opkomst van gestandaardiseerde methodologieën, geavanceerde managementtechnieken en internationaal erkende accreditatie-instanties, lijkt het consistente succes van grote en infrastructurele projecten vaak ongrijpbaar.

Een vraag waar klanten van grote (infrastructurele) projecten vaak mee aankloppen is om een onafhankelijk oordeel te krijgen over hoe ze ervoor staan, en wat ervoor nodig is om te zorgen dat hun project gaat slagen. Om die vraag te helpen beantwoorden maakt Deloitte gebruik van zelfontwikkelde tooling genaamd Predictive Project Analytics (PPA). PPA geeft klanten de mogelijkheid om de realtime status en het risico van elk (sub)project te volgen, te voorspellen en te begrijpen, en het biedt op maat begeleiding waarmee in alle stadia van een project de kans op succes wordt vergroot.

Het is opvallend dat veel projectorganisaties steeds allemaal weer bij nul beginnen en het wiel opnieuw gaan uitvinden, vertellen Marjolijn Eijsink en Gregor Möllers. 'Terwijl het merendeel van de projecten niet oplevert wat ervan wordt gehoopt, omdat het qua tijd en kosten flink uit de hand loopt. Hoe complexer een project, hoe groter de kans dat dat gebeurt. Er is, kortom, veel meer inzicht nodig in wat ieder uniek project complex maakt. Zodat je, het liefst al voor de start van een project weet waar je je beheersmaatregelen op in moet zetten.' Dat laatste is precies waarom Deloitte zo'n tien jaar geleden startte met de ontwikkeling van hun PPA-tooling.

Pijnpunten vooraf in kaart brengen

Elk project is op zijn eigen manier uniek, zegt Gregor Möllers. Hij is bezig met het uitbouwen van de afdeling Infrastructure & Capital Projects, en betrokken bij diverse projectmanagement- en adviesopdrachten binnen de afdeling. 'Het kan zijn vanwege een nieuwe technologie waarmee men nog niet vertrouwd is, of omdat de projectorganisatie bestaat uit meerdere opdrachtgevers met elk een eigen budget, doelstellingen en verwachtingen. Of denk aan projecten waar onverwachts technische uitdagingen ontstaan waardoor er gewerkt moet worden met 'unproven technology' die voor veel onzekerheid zorgt.' Een project met veel stakeholders die het allemaal niet met elkaar eens zijn vraagt om een heel ander plan van aanpak dan een project dat ingewikkeld is omdat het nooit eerder is uitgevoerd, zegt Marjolijn Eijsink. Ze is al jaren actief met de ontwikkeling en uitvoering van PPA, en houdt zich bezig met project- en programmamanagement omtrent nieuwe wet- en regelgeving. Eijsink: 'Het is belangrijk dat al dit soort pijnpunten van tevoren in kaart worden gebracht, zodat er op tijd maatregelen kunnen worden genomen, zodat de uitvoer soepel blijft verlopen.'

Want juist bij grote en infrastructurele projecten gaat het nog te vaak mis, ziet Möllers. 'Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met een heel complexe opdrachtgevers- en/of opdrachtnemersstructuur waarbij er veel partijen zijn die inspraak willen.' Juist bij dit soort grootschalige projecten zou PPA volgens Möllers en Eijsink een enorme meerwaarde kunnen hebben. En het mooie is dat het niet uitmaakt hoe uitzonderlijk of complex het project in zo'n geval is. Eijsink: 'In onze database zitten duizenden projecten waaronder ook projecten met hele complexe opdrachtgevers- en nemersstructuren waarbij er goed op de governance moest worden gelet. Die projecten kunnen we bij zo'n PPA uitlichten om te leren hoe zij dat hebben gedaan.'

Hoe het werkt

Maar hoe werkt het dan eigenlijk? Bij het uitvoeren van een PPA wordt er eerst, door middel van een vragenlijst, in kaart gebracht wat een project precies complex maakt. Vervolgens wordt het project via een database vergeleken met duizenden andere succesvolle projecten wereldwijd. 'Projecten worden daarbij niet één op één met elkaar vergeleken', legt Eijsink uit, 'maar er wordt gekeken naar hun vergelijkbare complexiteitsonderdelen.' Een vraag die ze vaak van klanten krijgen is of er wel projecten zoals dat van hen bestaan, vertelt Eijsink. 'Het mooie van PPA is dat dat er dus niet toe doet. Een groot binnenstedelijk infrastructuurproject kan bijvoorbeeld prima worden vergeleken met een grootschalig IT-project, omdat ze op subonderdelen heel vergelijkbaar kunnen zijn. Bijvoorbeeld vanwege hun complexe opdrachtgeversstructuur of door het gebruik van nieuwe technologie.' De succesvolle projecten uit de database geven aan wat het verwachte niveau van controle zou moeten zijn. De resultaten uit deze complexiteitsanalyse, waaronder dat verwachte niveau van controle, worden vervolgens afgezet tegen wat er op dat moment daadwerkelijk wordt gedaan binnen het betreffende project. Eijsink: 'Daardoor kun je zowel zien op welke punten er nog niet genoeg gebeurt, maar ook waar je mogelijk te ijverig bent geweest. Een relatief simpel project waar de hele board opduikt, kan ook te veel sturing krijgen. Maar je ziet ook duidelijk terug als er bijvoorbeeld te weinig tijd aan contractmanagement wordt besteed.'

Momentum

Möllers en Eijsink verwachten dat PPA veel kan opleveren voor zowel overheden als voor opdrachtgevers van infrastructurele en grote projecten. Möllers: 'De tool is een inmiddels bewezen technologie waar we wereldwijd veel klanten mee hebben geholpen, óók op het gebied van infrastructuur, maar dat laatste nog amper in Nederland. Er ligt dan ook een mooie kans om alles wat we de afgelopen jaren in het buitenland hebben geleerd over PPA en grote infrastructuurprojecten ook hier te gaan toepassen.

Daar is nu meer momentum voor dan ooit, want juist bouwprojecten worden steeds ingewikkelder, denk aan de stikstofproblematiek, de materiaaltekorten en uitdagingen op de arbeidsmarkt. Dat zijn ontwikkelingen die het nóg belangrijker maken om je project goed te beheersen, mede gezien de gigantisch impact die projecten hebben op de financiën. Dat maakt meteen duidelijk waarom tooling als PPA steeds belangrijker wordt. 'Als een project mislukt, heeft dat gigantische veel impact op de continuïteit van een organisatie', zegt Eijsink. 'De schaal van dit soort projecten is enorm, projecten van 500 miljoen zijn allang geen uitzondering meer', vult Möllers aan. 'Als zo'n soort project uit de kosten loopt, gaat het direct om megalomane bedragen die impact hebben op elke jaarrekening van elk bedrijf en elke overheid ter wereld.'

Los van deze impact merken Eijsink en Möllers bovendien dat veel bedrijven het een fijne ervaring vinden om met PPA aan de slag te gaan. Möllers: 'In plaats van steeds opnieuw het wiel te moeten uitvinden, is het prettig om met ervaring van buiten weer terug naar binnen te kijken.' Eijsink: 'Wijzelf vinden het ook leuk om met allerlei mensen te praten en te begrijpen wat hun project uniek en complex maakt. Het is een puzzel die elke keer anders is.' Möllers: 'Het mooiste vind ik als je na zo'n analyse aan een organisatie kan laten zien waar ze nog dingen kunnen verbeteren óf dat ze juist ergens kunnen afschalen waardoor er geld bespaard wordt. Waarom we dit doen is mede om overheden te helpen verantwoord overheidsgeld uit te geven, en zo'n PPA is daarvoor een prachtig middel.' 'PPA wordt bovendien vaak als startpunt gebruikt', besluit Eijsink. 'We merken vaak dat organisaties zo'n PPA-rapport vaak beschouwen als een stuk waarover ze met elkaar in gesprek kunnen over hoe het gaat. Dat zorgt voor nieuwe discussies en inzichten!