Artikkel

Ansatte på hjemmekontor? Dette må du vite

Deloitte Advokatfirma

Etter at myndighetene påla bruk av hjemmekontor i mars 2020, har det vært diskutert om hjemmekontorforskriften kommer til anvendelse. Spørsmålet har blant annet vært om pålagt og anbefalt hjemmekontor har vært ansett som «kortvarig eller tilfeldig» arbeid, slik at forskriften ikke kommer til anvendelse.

Arbeids- og sosialdepartementet sendte nylig ut forslag til endringer i forskriften på høring. På tross av forventninger om rekke endringer i forskriften, har departementet kun foreslått noen mindre endringer i forskriften. Høringsnotatet avklarer derimot flere punkter om den gjeldende forskriften, noe som medfører at arbeidsgivere må være klar over kravene som forskriften stiller.

Forhold deg til hjemmekontorforskriften – den gjelder

Departementet avviser forståelsen som enkelte har lagt til grunn om at forskriften ikke kan gjelde når hjemmekontor er pålagt av myndighetene, og ikke er inngått som avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Forskriften, som er fra 2002, heter «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem» og kan leses her.

Det har vært diskutert om hvorvidt hjemmekontorforskriften gjelder når man jobber fra hytta eller andre steder utenfor arbeidstakers hjem. I høringsnotatet presiserer Arbeids- og sosialdepartementet at forskriften ikke gjelder i disse tilfellene, og at det derfor er arbeidsmiljølovens alminnelige regler som gjelder.

Inngå skriftlig tilleggsavtale om hjemmekontor

Det er et krav om at det må inngås en tilleggsavtale til arbeidskontrakten som regulerer bruken av hjemmekontor.

Ifølge forskriften må avtalen som et minimum inneholde:

  • omfanget av hjemmearbeidet
  • arbeidstid for hjemmearbeidet
  • eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
  • dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
  • eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
  • eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
  • eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
  • eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

I høringsnotatet er det foreslått at det kan åpnes opp for unntak fra kravet om skriftlig avtale i situasjoner hvor hjemmekontor er pålagt eller anbefalt av myndighetene slik som vi har sett under Covid-19 pandemien. Istedenfor en plikt til å inngå en skriftlig avtale, vil det være en informasjons- og drøftelsesplikt med tillitsvalgte, samt at det gis skriftlig informasjon til de ansatte. Idet dette kun er et forslag, vil det stilles et krav om skriftlig avtale inntil forslaget eventuelt vedtas.

Sørg for «fullt forsvarlig» arbeidsmiljø på hjemmekontoret

Det er et krav om at arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig skal forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er fullt forsvarlig. Dette innebærer blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke skal føre til fysiske belastninger.

Når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet, er det arbeidstaker som har størst innflytelse over dette på hjemmekontoret. Arbeidsgiver må likevel vurdere om virksomheten skal stille nødvendig arbeidsutstyr til disposisjon, og om arbeidsgiver skal dekke kostnader til f.eks. internett, kontorstol, pult m.m. Eiendomsretten til utsyr og eventuelle kostnader som arbeidsgiver skal dekke bør reguleres av avtalen.

Et «fullt forsvarlig» arbeidsmiljø innebærer også psykososiale forhold. Selv om det fremgår av forskriften av arbeidsmiljøloven § 4-3 om psykososiale forhold er unntatt forskriften, blir det presisert i høringsnotatet at en viktig del av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø nettopp går på psykososiale forhold. Som arbeidsgiver må du være klar over risikoen for ensomhet og sosial isolasjon ved utstrakt bruk av hjemmearbeid. Kursing og informasjon om hvordan ledere kan ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet ved fjernledelsene, kan være et viktig verktøy.

Videre er det et krav om at arbeidsgivers internkontrollsystem og systematisk HMS-arbeid også omfatter arbeid som utføres på hjemmekontor.

Overhold kravene om arbeidstid

I forskriften er det gjort unntak for alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning og vilkår for overtid. Det er likevel tatt med en presisering at alminnelig arbeidstid er 40 timer i uken, og at pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. Det er et krav om at arbeidstiden i løpet av en 4-månedersperiode ikke overstiger gjennomsnittlig 48 timer i uken, inklusiv overtid.

Normal praksis under Covid-19 situasjonen er at arbeidstaker forholder seg til reguleringen av arbeidstid i sin arbeidsavtale som om man var på kontoret. Likevel ser man at hjemmekontor legger til rette for en mer fleksibel arbeidshverdag. Det er derfor viktig at arbeidstiden blir regulert i den skriftlige avtalen, og at det i avtalen også fremgår når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.

Når det kommer til arbeidstid, er Deloitte sin vurdering at arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven ikke nødvendigvis er tilpasset et moderne arbeidsliv og den fleksibiliteten som både arbeidsgiver og arbeidstaker ønsker seg innenfor visse bransjer. Samtidig er det et muligens et ytterligere behov for arbeidstaker å ha tydelig skille mellom arbeidstid og fritid ved mer permanente hjemmekontorløsninger. Vi oppfatter det derfor som positivt at Departementet i sitt høringsnotat har særskilt invitert til innspill på hvordan arbeidstidsbestemmelsene skal utformes i den nye forskriften om hjemmekontor.

Deloitte Advokatfirma har fokus på "Future of Work"

I september 2020 gjennomførte Deloitte Advokatfirma en undersøkelse som omhandlet arbeidsgiverens forpliktelser ved hjemmekontor. Undersøkelsen viste blant annet at 4 av 10 arbeidsgivere ikke iverksatte tiltak for å sikre et godt arbeidsmiljø, og at omtrent halvparten av arbeidsgivere ikke hadde kontroll på om arbeidstidsbestemmelsene ble overholdt. 

Deloitte arbeider både med overordnede strategier og juridisk rådgivning knyttet til «Future of Work». Vi tilbyr vi kursing og rådgivning som tar for seg det juridiske aspektene ved hjemmekontor, «remote work» på tvers av landegrenser, fjernledelse og HMS-oppfølging. Vi kan skreddersy tjenester som passer din virksomhet.

Deloitte Advokatfirma kan også bistå din virksomhet med å utarbeide tilleggsavtaler som regulerer bruken av hjemmekontor og rådgivning for hvordan du som arbeidsgiver kan oppfylle dine forpliktelser. Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale.

I september 2020 gjennomførte Deloitte Advokatfirma en undersøkelse som omhandlet arbeidsgiverens forpliktelser ved hjemmekontor.
Var denne siden nyttig?