Skatt og trygd ved arbeid fra hjemmekontor utenfor Norge

Publisert 22.01.2022. Oppdatert 18.05.2022.

Skatteplikt er nært knyttet til fysisk tilstedeværelse, og en tommelfingerregel er at man skal betale skatt der hvor arbeid utføres. 

Personskatt og lønnsrapportering

Dersom man normalt har arbeidet i Norge, men gjennom koronapandemien og deretter arbeider fra hjemmekontor, så er det stor sannsynlighet for at inntekten man har mottatt for arbeid utført fra hjemmekontoret, skal oppgis i skattemelding og beskattes i det landet hjemmekontoret befinner seg. En slik allokering av inntekt mellom Norge og landet der den ansatte arbeider fra hjemmekontor, kan ha store skattemessige konsekvenser for den ansatte.

Som følge av arbeidet fra hjemmekontoret, vil norsk arbeidsgiver kunne ha plikt til både å lønnsrapportere og til å innbetale forskuddstrekk i landet der hjemmekontoret er. OECD har anbefalt medlemsstatene å se gjennom fingrene mht. skatte- og rapporteringsforpliktelser som oppstår ved arbeid fra hjemmekontor under koronapandemien, men så langt er det få stater som offisielt har sagt de vil følge anbefalingene. Og uten omfattende utredninger, er det nok uansett liten grunn til å tro at et tilsagn om å følge anbefalingene vil stå seg etter hvert som restriksjonene som følge av pandemien forhåpentligvis letner.

Mht. den norske arbeidsgiverens norske lønnsrapportering, så er utgangspunktet at lønn for arbeid utført i utlandet ut over kortvarige forretningsreiser, skal rapporteres i a-meldingen som lønn for arbeid utført i nettopp utlandet. Korrekt arbeidsgiverrapportering er i alminnelighet nødvendig for å underbygge allokeringen av lønn, og derigjennom riktig skatt, i den ansattes skattemeldinger.

Trygdetilhørighet

Det trygderettslige utgangspunktet er at en arbeidstaker tilhører Folketrygden når vedkommende arbeider i Norge og er ansatt hos en norsk arbeidsgiver. På det grunnlaget betaler arbeidsgiveren arbeidsgiveravgift, og den ansatte trygdeavgift. Det er imidlertid vesentlige avvik fra dette utgangspunktet.

Et vesentlig avvik finnes når det arbeides fra hjemmekontor i et annet EØS-land, og arbeidstiden fra hjemmekontoret utgjør 25 % eller mer av den ansattes samlede arbeidstid. I disse tilfellene bestemmer EØS-regelverket at den ansatte skal tilhøre hjemlandets trygdesystem. Ansatt og norsk arbeidsgiver vil i tilfellet måtte rapportere og svare avgifter til hjemlandet iht. hjemlandets lovgivning. Arbeidsgiver vil også kunne være forpliktet til å sikre den ansatte pensjonsordning i tråd med hjemlandets lovgivning.

Det er stor ulikhet mellom landenes trygdefinansiering, og en endring i trygdetilhørighet vil kunne ha betydelig kostnadseffekt for både selskap (arbeidsgiveravgift) og ansatt (trygdeavgift). Mens arbeidstakere for eksempel betaler 8,2 % trygdeavgift ved medlemskap i norsk folketrygd, foreligger det ikke tilsvarende avgift ved medlemskap i Sverige. Til erstatning er svensk arbeidsgiveravgift markant høyere enn norsk. En overgang til et svensk trygdemedlemskap vil dermed kunne flytte en tiltenkt ansattkostnad (norsk trygd) over på arbeidsgiver (svensk arbeidsgiveravgift).

Selskapsskatt

Hvilket land arbeidsgiver skal skatte til, er også knyttet til hvor de ansatte fysisk utfører arbeidet sitt. Hvorvidt arbeidsgiver anses for å ha skattemessig tilstedeværelse i et land der ansatte arbeider fra hjemmekontor, vil bl.a. bero på hvor mye det arbeides fra hjemmekontor, hvor mange som gjør det, de ansattes rolle og funksjon, hva slags arbeidsoppgaver som utføres, og om arbeidet skjer etter arbeidstakers eller den ansattes ønske.

Historisk har ansattes arbeid fra hjemmekontor bare i liten grad utløst krav om levering av selskapsskattemelding og betaling av selskapsskatt der hvor hjemmekontoret befinner seg. Når bruken av hjemmekontor tiltar, er det imidlertid rimelig å vente at sannsynligheten for selskapsskatteforpliktelser utenlands også tiltar.

Løsninger

Som så ofte ellers, finnes det ikke én løsning for fjernarbeid som passer alle, og som holder arbeidsgivers og den ansattes eksponering på et akseptabelt nivå.

I noen tilfeller vil løsningen kunne være å gjøre arbeidsperioden i utlandet strengt tidsbegrenset. I andre tilfeller vil en stramt regulert pendlerordning kanskje være det riktige, mens i atter andre tilfeller vil en filialetablering eller ansettelse i et lokalt søsterselskap være best. I noen tilfeller vil det riktige rett og slett være å sette foten ned for arbeid i utlandet.

En løsning vi erfarer stadig økende interesse for går gjennom såkalte «employers of record» (EORs) og «professional employer organizations» (PEOs). Dette er organisasjoner som på vegne av den «egentlige» arbeidsgiveren, påtar seg å håndtere alt fra grunnleggende HR-funksjoner til (formelle) arbeidsgiverforpliktelser i (fjern)arbeidslandet. Hvordan den «egentlige» arbeidsgiveren synliggjøres i arbeidslandet, og spekteret av tjenester som tilbys, varierer. Det kan være fristende å benytte seg av et EOR eller et PEO i tilfeller av utenlandsarbeid, og det kan godt være det også er en god løsning alle forhold tatt i betraktning, men den vil ikke alltid være det, og konsekvensene av å bruke det i feil situasjoner kan være alvorlige.

Uavhengig av hvilken løsning man velger, må forutsigbarhet være en forutsetning.

Noen anbefalinger

• Ta et skritt tilbake. Håndtering av fjernarbeidssaker blir mindre krevende med en klar formening om hvorfor fjernarbeid skal tillates, hvem som skal få lov, og hvilke løsninger man har tilgjengelig.
• Sørg for at du kjenner konsekvensene av den løsningen du velger.

• Konsekvensene ved en ordning med arbeid fra hjemmekontor bør analyseres samlet på basis av faktisk og forventet omfang. Individuell håndtering er både ressurskrevende og kostbart.
• Arbeidsgiver bør tilstrebe løpende oversikt over hvem som arbeider hvor og hvor mye, slik at risiko kan styres og håndteres som nødvendig.
• Det bør utvises varsomhet med mer enn 25 % arbeid fra hjemmekontor når dette vedvarer over en lengre periode.
• Det bør utvises varsomhet med å ha flere ansatte vedvarende i arbeid fra hjemmekontor i samme land.
• Arbeid fra hjemmekontor bør skje etter den ansattes ønske. Kompensasjon for arbeid fra hjemmekontor, evt. også av reisekostnader, kan indikere det motsatte.
• Arbeidsoppgavene som utføres fra hjemmekontor bør så langt mulig være av administrativ art. Forberedelse og signatur av avtaler bør aldri skje fra hjemmekontor.