Nøkkelen til en vellykket omlegging til SAP S/4HANA: Medarbeiderne

Å gi seg i kast med omlegging til S/4HANA er en stor beslutning for enhver organisasjon. Prosessen kan være full av rivaliserende prioriteringer og beslutninger. Det er også en stor investering, og det er vanskelig å se fordelene. Altfor ofte fokuseres det imidlertid på teknologi og prosesser, når det som egentlig er kjernen i en vellykket omlegging, er medarbeiderne. Derfor må du få folk skikkelig engasjert og gjøre personalsjefen til en nøkkelperson for å komme i mål med omleggingen.

Den menneskelige kapitalen er den mest verdifulle

Du har allerede tenkt på en tidsplan, hva teknologien innebærer og kjempet mot en rekke utfordringer for å komme fram til startstreken for transformasjonsprosessen. Men har du midt oppi alt dette tenkt på de ansatte? Det blir ofte sagt at et selskaps viktigste og mest avgjørende ressurs er den menneskelige kapitalen. Hvorfor føler folk seg da så ofte satt utenfor endringsprosessen?

Forskning som Deloitte har utført i etterkant av flere SAP-implementeringsprogrammer, viser at den største enkeltstående årsaken til at endringsprogrammet svikter, er faktorer knyttet til medarbeiderne.

For å oppnå konkret og bærekraftig endring, i tillegg til forventet avkastning på investeringen, må medarbeidere være like fremtredende i implementeringsprogrammet som teknologien og systemet.

Løsningen kan være et veikart

Riktignok ser kanskje ikke veikartet for menneskelig kapital i en omlegging til S/4HANA innlysende ut ved første øyekast. Ofte blir utfordringen «medarbeidere» oppfattet som et komplekst nettverk av elementer som er gjensidig knyttet til hverandre. Men med riktig tilnærming og styring kan de være drivkraften til suksess.

For at du skal tenke gjennom hva det innebærer for de ansatte, har vi utviklet et rammeverk for at du skal definere dine endringsambisjoner fra et menneskelig perspektiv, og forstå de konkrete aktivitetene som må gjennomføres for å håndtere dine viktigste prioriteringer knyttet til medarbeiderne.

Rammeverket omfatter:

Arbeid – Hvilken rolle spiller funksjonen eller forretningsområdet, hvordan er arbeidet organisert og hvilken kompetanse kreves?

Hvilke arbeidsresultater ønsker vi å oppnå?

• Hvilke muligheter eksisterer for å optimalisere og automatisere prosessene? 
• Hvordan kan vi utnytte frigjort kapasitet til å skape ny verdi? 
• Hva bør funksjonen kunne? Er det behov for ny «digital» kompetanse?
• Hvordan kan vi innrette oss etter våre strategiske mål ved å tenke nytt om grenser, form, størrelse og roller i den fremtidige organisasjonen?

De ansatte – Hvem vil gjøre arbeidet, hvilke ferdigheter er det behov for, og hvordan vil folk få tilgang til eller utvikle dem?

• Hvilke ferdigheter trenger de ansatte i fremtiden?
• Hvordan kan alternative kompetansemodeller som for eksempel innleide medarbeidere, oppdragsarbeidere og strategiske partnere støtte oss?
• Hvordan vil vi gjøre det mulig for dagens medarbeidere å utvikle ferdighetene det er behov for, eller hvordan vil vi gjøre endringer i arbeidsstokken?
• Hvordan skal vi klare å skape en medarbeideropplevelse som motiverer og engasjerer våre ansatte, og hvordan skal vi håndtere deres prestasjoner i lys av de nye kravene?

Arbeidsplassen – Hvor vil folk i funksjonen jobbe, hvordan vil vi utvikle kulturen, og hva kreves i form av ledelse?

• Hvilke kulturelle trekk må vi utvikle for å oppfylle visjonen og skape den effekten vi håpet på?
• Hvordan ser fremtidens fysiske arbeidsplass ut? Hvem vil jobbe der?
• Hva må vi gjøre for å få til et godt samarbeid og bryte med båstenkningen?
• Hvordan vil våre ledere utvikle kompetanse for å lede omveltende endringer og være rollemodeller for nye måter å jobbe på?
  

Erfaring og observasjoner fra andre organisasjoner forteller oss at å svare på spørsmålene over for hvert element i rammeverket gir et viktig utgangspunkt som kan hjelpe deg å forstå hvor langt du har kommet i dine refleksjoner rundt disse spørsmålene.

Det å forstå og effektivt styre endringsopplevelsen for medarbeiderne vil være nøkkelen til å lykkes, fra grunnleggende innføring av ny teknologi, til å skape ny kompetanse basert på en kombinasjon av teknologi og menneskelige elementer og realisere den fremtidige situasjonen du hadde sett for deg.

Klare for fremtidens arbeid?

Men å tenke internt er bare én side av medaljen. Det finnes andre, ytre faktorer som legger press på organisasjonen om å forberede seg på nye utfordringer. Er medarbeiderne klar for fremtidens arbeid?

Arbeidslivet er i rask endring. En rekke nye elementer betyr at bedriftene vil krever mer av sine ansatte i form av nye ferdigheter, ny kompetanse og nye måter å jobbe på. Folk krever også mer av organisasjonene de jobber for. De ønsker å føle seg verdsatt og å gjøre noe meningsfylt.

Forskning som Deloitte har utført i forbindelse med NextGen CFO-programmet den siste tiden, viser at 44 % av bedriftene har opplevd en økning i rekrutteringsproblemer eller kompetansemangel de siste tre månedene, og at 51 % av organisasjonene har planer om å rekruttere fra alternative kompetansekilder. Videre mener for tiden bare 22 % av organisasjonene at bedriftene er flinke til å skape en differensiert medarbeideropplevelse.

Omlegging til S/4HANA er en gyllen mulighet til ikke bare å endre teknologi, prosesser og data, men også til å involvere medarbeiderne i en ny dialog og forberede din viktigste ressurs på en svært annerledes jobbfremtid.

Ved å gjøre det vil du bidra til at virksomheten kan være forberedt på de store utfordringene som ligger foran dere, skape en organisasjon som lett tilpasser seg, er smidig og enkel i sitt innerste vesen. Fremfor alt vil du skape en organisasjon som tiltrekker seg de beste folkene og – enda viktigere – som kan utvikle seg like sømløst som S/4HANA.