議題觀點

提升企業人才資本反應力的秘密武器

勤業眾信風險管理諮詢 (股) 公司 / 溫紹群執行副總經理、卓筱琳經理、陳軍帆經理

一、前言

根據Deloitte 2018年全球人力資源趨勢調查報告中顯示,為因應國際人才資本市場的外在轉變,過去傳統型的人資觀點已未能有效快速因應企業需求,因此許多跨國企業的人資長欲積極透過人才數據分析平台掌握組織發展方向,給予企業策略性人資發展建議;同時不斷優化人資系統,以符合企業快速變遷的需求,以維持核心競爭力。

Deloitte累績200多個跨國人資系統導入案例的觀察中,我們發現能否成功推動人力資本轉型有三個重要環節:人資數位策略完整性、數據驅動的決策文化、強調員工體驗滿意度。在複雜多變因的人資領域中,專案中即應以數據分析驅動決策與判斷,才能在導入完成後企業能保有自我持續改善的基因。

Deloitte的全球合作夥伴Workday HCM (人資系統)於2005年崛起,經過多年耕耘,已於市場上獲得極高名聲,連續三年獲獎(2016~2018年),由Gartner評定為全球第一名的人資系統廠商(註1);除導入速度快、成功率高、高客戶滿意度外,Workday在人資系統的設計上特別關注員工體驗的滿意度,以協助企業能透過有效的解決方案優化企業人資策略實務;Deloitte Global在Workday HCM的顧問諮詢服務上在市場上耕耘多年,台灣勤業眾信團隊也於2017年獲得Workday認證,成為全台唯一諮詢團隊,可在地提供台灣企業此國際化的人資系統解決方案,與世界接軌。

二、 國際企業在面對人資管理及其系統上的實務挑戰,以下將提出幾項關鍵挑戰作為範例討論:

1.組織管理機制:
  • 如何快速因應環境變動,即時優化組織架構及權責?
  • 當面對組織架構變動時,各國人資系統是否可即時且同步的進行調整?
2.國際人才的流動與留任:
  • 如何有效的留任現有國際人才,讓組織內部的優秀人員可有效流動,適才適所?
  • 如何透過人資系統建構一套適用的接班人管理機制?
3.人員的招募與甄選:
  • 如何快速反應公司內部對於人才招募的即時性?
  • 如何與外部招募管道進行有效結合?
4.人員的績效管理機制:
  • 如何協助主管即時了解人員績效狀況並給予回饋?
  • 如何有效蒐集人員的績效數據並給予發展建議?
5.人資數據分析能力:
  • 如何運用現況人員資料進行人資議題的分析與解決?
  • 現有系統是否可提供有效的人資數據及客製的分析報告?
6.人資系統運用能力:
  • 各人資模組是否可因應組織需求及不同國家的法令需求而定期進行調整?
  • 如何快速因應主管對於不同類型人資報告的需求,以做到準確及快速性?
7.雲端人資系統的資訊安全保護:
  • 雲端人資系統是如何安全的儲存資料,以去除公司的資安疑慮?
  • 在資安的前提下,該如何使經理人可獲取適當資料,並使系統可與外部資訊進行整合連結?

三、 在數位化的人資數據趨勢下,我們如何應用現行人資系統去迎戰上述提及之挑戰?現況的人資系統功能是否可因應企業的快速成長與變遷?

Workday HCM設計之初乃基於雲端及人才數據之概念所打造,平台介面及操作上的設計架構更能貼近主管及員工的實際工作流程思維,有便於操作應用,擁有類似社交網站的使用體驗,適合中大型跨國企業導入使用;就前章節所提出的挑戰,以下列出幾項Workday HCM產品特色做為討論重點:

1.直覺化的組織管理設計:
  • 藉由透過關係圖操作,可滿足複雜的組織架構及多階層的指揮鏈,可簡單並清楚的表達
  • 跨國組織架構變動時,各權責角色能被系統自動分配相關工作事項,透過自助工作(ESS)功能,可快速反映主管及員工需求,增加滿意度,並同時降低人資單位的工作量
2.實現跨國人才的流動與留任:
  • 列視員工的標準化能力,可定時檢視與校準員工各項能力的評比,協助組織在進行調整與擴充時,可一覽企業內部所符合需求的人才,實現跨國跨功能的人才流動
  • 設定接班人的資格條件,由系統自動判斷與分析合適的接班人選,並解析人才斷層議題,協助企業進行接班人計畫的討論
3.不侷限的招募與甄選平台:
  • 依不同職務屬性,系統可對應採用快速簡單(例如財會專員)或完整嚴謹(例如財會主管)的招募模式,並將系統上所建立的職缺可同步至第三方招聘平台,如Linkedin或104等,以即時曝光職缺,降低人資單位工作量
  • 檢視內部適任可轉調的員工外,亦可一併瀏覽與查詢Linkedin上符合條件的人選,延伸現有人才庫
4.數據分析導向的績效管理功能:
  • 透過即時績效回饋功能,主管可有效管控員工的績效表現,提升員工績效及滿意度,順暢溝通管道
  • 主管可透過內建的績效儀表板等分析報表,自由選擇欲知資訊,快速反映主管需求,將心力投入在決策與行動
5.員工自助功能及行動裝置連結功能:
  • 透過系統的自動分配與指派,讓員工自助比例提高,降低主管與人資單位的作業成本
  • 員工透過行動裝置可查看系統資訊,且可完整操作電腦上的所有功能,提高便利性
6.雲端資料取用方便與安全性:
  • 多重驗證方式與原廠雲的資訊安全性佳,可因應過去自建機房及日新月異的資安議題
  • 嚴格管控系統內各項職位與組織的使用權限,因應組織架構調整時所面臨的資料權限問題
Workday HCM模組功能圖(資料來源:www.workday.com)

四、反應力的秘密 - 如何滿足各單位經理人的資料分析期待?

經理人是企業內的第一線實務管理者與推動組織的種子,因此人力組織分析資訊的取得是反應力的關鍵;然而要滿足各種資料分析需求,在沒有適當的工具輔助下,實非一件容易的事。

以過去Global Deloitte導入Workday HCM的個案為例,客戶依照需求選擇欲導入的人資模組,可選擇一次性導入於各國中,也可依據需求採分模組或分國家區域導入;上線後,企業整體都能大幅度提高事前預測、即時人力調整反應、提升人資數據分析效果。

首先,會採用Global Design Workshop的方式,以Deloitte所提出的全球標準化實務討論,彙整最適建議從中調整各國間的差異,制定組織、職位、人員、流程各層級可共用的統一標準,透過異中求同的設計方法,最大化企業內部的水平流通性與適應性。

在資訊全球標準化後,透過系統內建的報表設計工具,人資主管與各經理人可自助化報表與分析功能,滿足自身資料分析需求與期待,不用像以往向資訊部提出需求並開發報表,即可依自身需求與職掌權限完成邏輯彙總及條件判斷等報表製作。

除自訂報表外,雲端平台透過統計、歸納、觀察與市場經驗,亦內建一系列的人資分析報表,像是分析員工過去的績效表現、系統操作狀況與其離職率的關聯,事先預測員工的離職傾向。如此結合了勤業眾信人資主題分析經驗與平台的自助報表功能,提高了企業整體的分析反應力。

五、結語

企業內人力結構與工作模式已隨著國際化和市場迭代速度出現了改變,跨國、跨功能、任務型、虛擬辦公室、目標導向管理的工作趨勢考驗著企業人才資本管理的反應速度,因此人資系統近年已由輔助型行政系統漸轉為企業內部重點管理系統,並助益於雲端平台與雲端社群網站之興起,以雲端和社群兩個大科技為基礎的人資系統近期蓬勃發展。

許多企業仍以自行開發或客製的人資系統為主,但隨著組織擴編面臨多國、多語系、多時區、勞動法規更新、各式資料分析與管理報表之要求,原受限於系統初始設計之規模與架構,若在數次功能擴充或修改後仍顯捉襟見肘,並造成調整成本沉重。

雲端人資系統的進化與變革乃因應市場需求浪潮因應而生,企業主及人資長在關注提升企業人才資本體質等議題時,亦可透過瞭解新一代人資系統來參考組織內面臨的議題與挑戰,透過人資系統的強化作為提升人力資源反應力的工具,讓新一代的平台能24小時持續不斷的支持組織擴充與發展。

 

參考文獻:Magic Quadrant for Cloud HCM Suites for Midmarket and Large Enterprises, Gartner, Aug. 2018

 

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