採購舞弊與貪污-淺談如何管理在亞洲的採購舞弊風險

前言

所有企業在其採購環節中均可能面臨舞弊與貪腐的風險，因此造成的聲譽及財務上的損害可能十分嚴重。亞洲常被認為屬於透明度較低的地區之一，隨著越來越多企業因成本考量而選擇與亞洲供應商合作，採購環節發生舞弊與貪腐之情形也隨之增加，企業面臨的財務風險因此提高，聲譽和形象亦可能受到影響。企業可能沒有思考過的是，要管理在亞洲的採購舞弊風險，所需要的可能是一套和西方思維非常不一樣的做法。

採購舞弊的挑戰

高風險的舞弊環境往往由三個要素所構成：市場競爭的巨大「壓力」、「行為合理化」的理由和隨之而來的「機會」，這也是「舞弊三角理論」的三個面向。此三要素在經濟低迷時會更為明顯，導致更多舞弊行為產生，且往往要過了一段時間當經濟逐步復甦時，這些舞弊跡象才會顯現出來。

雖然企業的舞弊風險無法徹底消除，但企業可透過結合不同態樣的反舞弊措施，包括公司各部門皆須適用之整體性反舞弊措施，以及針對特定風險而制定之反舞弊措施，大幅降低其發生幾率。以下將簡述採購舞弊中如進行反舞弊措施。

瞭解合作的供應商

與供應商建立商業關係前，應對其進行背景與誠信調查(background checks and integrity due diligence)，以確保合作的供應商有良好信譽，並藉此瞭解製造商的利益取向、關係人以及是否存在潛在的利益衝突。

外包商管理

隨著供應鏈的延伸與獲利空間的一再壓縮，供應商為了降低成本，將越來越多的業務再外包給下級分包商，故確保供應商具備所需的生產能力亦十分關鍵。

樹立正確的企業文化

雖然在亞洲某些地區，賄賂行為可能被認為是商業文化的一部分，但若企業容許賄賂風氣的存在，遲早會成為監管機關與投資大眾的關注目標。

雇用合適的員工

雖然採購與會計業務之執行，已多透過系統自動產生資訊，但這些過程仍是經由人所操控。因此企業在用人前，應先透過背景調查，確定此名員工適合採購職務。再者，為儘量減少單一人員對各業務流程的控制，避免某些人濫權，以操控整個交易流程，企業應當推行職能分工制度。

評估內部控制制度

要識別舞弊行為，必須先瞭解風險何在，藉由識別內部控制系統的風險，可以找出容易產生舞弊的環節並予以矯正。

積極監測內控制度

內控制度得到正確的評估和改進後，如果又忽視它們，則評估與改進就不存在任何意義。企業應主動監測控制制度，並定期檢驗、評估這些制度的有效性與準確性，使其能長期發揮功效。

制定舞弊因應計畫

舞弊事件發生的時機無法預測，有可能就在眾人最忙亂的時候發生。企業應未雨綢繆，制定舞弊發生的因應計畫，這在現今的商業環境中十分重要，主要理由有二：

一、 若未即時保存，關鍵的數位證據可能被複寫或移除。

二、 若事件已在媒體上曝光，來自媒體的壓力將考驗企業高級主管對舞弊案件的了解和掌握。

小結

亞洲的環境提供了許多商機，然風險始終伴隨著機會。投資者必須保持警惕，審慎對待每個商業機會。一旦發生採購舞弊及貪腐事件，企業可能需支付高額罰金及賠償金額，然而，這些都比不上舞弊醜聞對企業聲譽所造成的傷害及損失。因此，防範舞弊及貪腐行為之發生，應是企業主最佳的投資。