Home Office: Einsparpotenzial Büroflächen

Wir sehen seit einem Jahr, dass Home Office funktioniert – wieviel Bürofläche kann zukünftig eingespart werden?

Büroflächen sind in vielen Organisationen nach dem Personal der größte Kostenblock und diese Flächen standen das letzte Jahr zu einem großen Teil leer. Gleichzeitig hat Home Office sehr gut funktioniert – allerdings ist die Pandemie ein Ausnahmezustand und es ist noch offen, wie hoch ein „nachhaltiges“ Ausmaß an Home Office sein wird – dieses Ausmaß wird auch sehr unterschiedlich sein, abhängig von persönlicher Präferenz, Tätigkeiten, Infrastruktur zuhause, Unternehmenskultur etc.

Flächenreduktion wird in den meisten Fällen eine Abkehr vom individuell zugeordneten Arbeitsplatz hin zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen bedeuten. Das bedeutet, die „Bespielung“ der Fläche anders zu denken, Büroumgebung anders zu gestalten und auf die individuelle Zuordnung von Schreibtischen zu verzichten. Wieviel Fläche dadurch tatsächlich eingespart werden kann, ist daher höchst unterschiedlich.

Wann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Flächen zu reduzieren, um möglichst rasch Geld zu sparen? Jetzt gleich?

Aktuell ist die Chance groß, dass durch das vermehrte Home Office der letzten Monate die “emotionale Bindung“ zum eigenen Arbeitsplatz und Schreibtisch im Büro geringer wurde. Außerdem haben Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkannt, dass produktives Arbeiten von zuhause funktioniert. Das spricht dafür, die Gelegenheit am Schopf zu packen, auf veränderte Anforderungen der neuen – insbesondere hybrideren – Arbeitsformen zu reagieren und u.a. auf flexible Arbeitsplätze umzustellen.

Gleichzeitig besteht das Risiko, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch einen Umstieg auf flexible Arbeitsplätze in der derzeitigen Situation zu überfordern. Die Zeit der Pandemie ist ohnehin mit großer Unsicherheit behaftet, die als belastend empfunden wird. Viele können sich ein Arbeiten „ohne eigenen Schreibtisch“ im gewohnten Bürosetting gar nicht vorstellen.

Hinzu kommt, dass nach Monaten des in vielen Fällen rein virtuellen Arbeitens Mitarbeiterbindung und Committment zum Arbeitgeber strapaziert sind und viele Unternehmen aus diesen Gründen derzeit eher dazu tendieren, das Büro rückzubesiedeln und Home Office einzuschränken.

Gibt es, abgesehen vom Zeitpunkt, noch andere Faktoren, die zu berücksichtigen sind?

Wichtig ist, sehr gut zu überlegen, wer, wie und wo in einer post-Pandemie-Welt arbeiten soll und wird. Die Möglichkeiten und Akzeptanz mobil zu arbeiten, z.B. aus dem Home Office, werden auch sehr von der Unternehmenskultur und den Führungskräften abhängen – wird kollektiv der Zeitpunkt herbeigesehnt, dass endlich wieder alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeden Tag ins Büro kommen, wäre ein Umstieg auf flexible Arbeitsplatzkonzepte voraussichtlich mit großen Widerständen und vielen Risiken verbunden. Stehen Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einem nachhaltig höheren Anteil an Home Office im „Abtausch“ gegen den fixen Arbeitsplatz positiv gegenüber, ist nun ein durchaus geeigneter Zeitpunkt, um hier Veränderungen anzustoßen.

Die Art der Zusammenarbeit wird sich durch den Anstieg hybrider Arbeitssituationen in den nächsten Monaten jedenfalls nochmal sehr stark verändern und neue Anforderungen an Büroumgebungen stellen. Sich diesen Veränderungen aktiv zu stellen und die Arbeitswelt von morgen zu gestalten, erlaubt sicher Potenziale (nicht nur bei der Flächeneffizienz) auszuschöpfen.

Wenn ich mich dazu entscheide, Flächen zu reduzieren: was sind die wichtigsten nächsten Schritte?

Wenn man Flächen reduzieren und auf flexible Konzepte umstellen möchte, ist es jedenfalls wichtig, sich über die Tätigkeiten und Anforderungen der Zielgruppen zu nähern. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Welche Funktionen sollen auch zukünftig wieder voll im Büro arbeiten? Wo ist ein Mix aus Home Office und Büroarbeit sinnvoll? Gibt es Jobs, die zukünftig vor allem mobil arbeiten sollen?
• Welche Tätigkeiten und Situationen sollen in Zukunft wieder face-to-face geschehen?
• Welche Relevanz werden bei unterschiedlichen Zielgruppen hybride Arbeitssettings haben und welche Büroinfrastruktur braucht es hierfür?