Elektronická komunikace a kontraktace

Různé možnosti uzavření smlouvy na dálku

V českém právu platí zásada bezformálnosti právního jednání, podle které si každý může zvolit libovolnou formu jednání, pokud není předepsána zákonem (například u převodů nemovitostí nebo nájmu bytu) nebo předchozím ujednáním stran. Většinu smluv je tak možné platně uzavřít i ústně (telefonicky). Z důvodu lepší průkaznosti ale strany často preferují písemnou formu.

Písemné jednání může být platně uskutečněno i elektronickou cestou. Za podpis mohou v takovém případě sloužit jakákoliv data, která jsou s obsahem spojena a která jednající používá k podepisování. Může se jednat například o prosté napsání příjmení na konci e-mailu, zaškrtnutí políčka v online prostředí nebo zaslání skenu vlastnoručního podpisu. Žádný z těchto způsobů však nelze obecně doporučit pro významnější smlouvy, jelikož v praxi je téměř nemožné prokázat, kdo takový úkon skutečně učinil a zda do dokumentu nebylo v mezidobí zasahováno. U méně významných smluv lze toto právní riziko snížit vhodným obchodním nastavením transakce (např. platby předem nebo průběžné placení za služby).

Důkazně spolehlivější formu elektronického uzavírání smluv poskytují zaručené, uznávané a kvalifikované podpisy, případně uzavření smlouvy prostřednictvím datových schránek.

Nejrůznější komerční služby v oblasti vzdáleného podepisování jsou v současné době významným trendem. Některé z nich poskytují možnost podepsání dokumentů pouze na úrovni, která odpovídá výše zmíněnému uvedení jména na konci e-mailu či zaškrtnutí políčka. Jiné z těchto služeb však nabízejí i prémiové varianty podepisování, které podle tvrzení daného provozovatele služby představují zaručený podpis, případně jeho vyšší formu.

Pro získání uznávaného nebo kvalifikovaného podpisu je potřeba obstarat podpisové certifikáty s omezenou časovou platností u některé z certifikačních autorit. Součástí procesu je (zpravidla fyzické) ověření identity žadatele.

Elektronická komunikace s úřady nebo soudy

V případě, že potřebujete elektronicky komunikovat se státní správou, samosprávou či soudy, lze využít e-mail podepsaný alespoň uznávaným elektronickým podpisem nebo odeslat podání prostřednictvím datové schránky. Pokud jde o podání vůči veřejné správě a jedná se o vaši datovou schránku, není potřeba připojovat elektronický podpis a podání je doručeno v podstatě obratem.

Soudům lze podání doručit rovněž přes webovou aplikaci ministerstva spravedlnosti ePodatelna nebo přímým vyplněním příslušného elektronického formuláře (např. návrhy do veřejných rejstříků, návrhy na vydání elektronického platebního rozkazu či vybraná podání pro insolvenční řízení).

Použití datové schránky mezi soukromými subjekty

Prostřednictvím datové schránky mohou mezi sebou komunikovat i soukromé subjekty. Datové schránky fungují jako prostředek elektronického doručování s ověřením odesílatele (obdoba zaslání doporučeného dopisu). Na rozdíl od komunikace s orgány veřejné moci se nicméně nemůžete spolehnout na přesný termín doručení (zpráva je doručena až okamžikem přihlášení adresáta do rozhraní datových schránek).

Pro komunikaci mezi soukromými subjekty je potřeba splnit několik podmínek. V první řadě je nutné mít datovou schránku zřízenou. Následně je nutné povolit příjem soukromých zpráv (v sekci Nastavení > Kredit a doplňkové služby > Příjem Poštovních datových zpráv). Jelikož mnoho podnikatelů v minulosti nemělo přijímání soukromých zpráv aktivováno, jednalo se o významnou překážku pro rozšíření uzavírání smluv prostřednictvím datových schránek. Situace se v poslední době sice výrazně zlepšila, nicméně i nadále má tento druh komunikace určité rezervy. Stranám však nic nebrání, aby si oboustrannou aktivaci vzájemně předem dohodly. Zatímco příjem soukromých zpráv je zdarma, jejich zasílání je zpoplatněno. U datových schránek je pak potřeba dbát i na to, že schránka ve výchozím nastavení neslouží k ukládání přijatých dokumentů a veškeré příchozí zprávy jsou po 90 dnech od doručení automaticky smazány. Pokud mají datové schránky sloužit k elektronické kontraktaci, je pak velmi vhodné si aktivovat placenou službu tzv. datového trezoru, díky níž zůstanou zprávy uloženy v rozhraní datových schránek po delší dobu.

Obdržení smlouvy podepsané uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem

Pokud vám váš obchodní partner zašle smlouvu podepsanou elektronicky, je nezbytné učinit následující kroky. V první řadě je potřeba ověřit, zda se jedná
o uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis nebo podpis nižší úrovně. Standardní počítačové programy (např. na čtení PDF) umožňují zobrazit podrobnosti o podpisu, a to včetně informace, zda jde o podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, zda se jedná o certifikát pro elektronické podepisování a zda se platnost podpisu podařilo ověřit. Pokud tyto informace budou v dokumentu obsaženy, jedná se o smlouvu podepsanou nejvěrohodnějším způsobem. Takovou smlouvu již nemusíte tisknout nebo žádat o vlastnoruční podpis.

Pozor však na smlouvy uzavřené na delší období, zpravidla několik let. Tam je potřeba pamatovat na klesající možnost ověřit platnost podpisu v čase
(z důvodu časově omezené platnosti podpisových certifikátů). Pokud potřebujete smlouvu archivovat, doporučujeme před vypršením platnosti certifikátu k dokumentu připojit alespoň tzv. kvalifikované časové razítko
k zajištění integrity dokumentu, zejména pro případný spor o obsah smlouvy. Vždy před vypršením platnosti razítkového certifikátu je potřeba proces opakovat. Ještě bezpečnějším řešením je využití specifické archivační služby, kterou zpravidla nabízejí komerční poskytovatelé.

Elektronické podepisování ve vztahu k zahraničí

Elektronické podepisování je dnes upraveno z velké části jednotně napříč Evropskou unií podle tzv. nařízení eIDAS. Kvalifikovaný elektronický podpis
z jednoho členského státu se podle nařízení eIDAS výslovně uznává jako kvalifikovaný ve všech ostatních státech EU. Nicméně i nižší formy elektronických podpisů z jednoho členského státu zpravidla splňují podmínky pro danou formu v ostatních státech, jelikož pro ně platí stejná pravidla.

Elektronické pracovněprávní dokumenty

Pracovněprávní dokumenty lze formálně podepisovat elektronicky, avšak zákoník práce klade další podmínky, které mohou představovat významnou překážku při rozšiřování elektronické kontraktace v pracovněprávních vztazích. Za zmínku stojí zejména relativně přísná pravidla pro elektronické doručování, dle kterých musí zaměstnanec s tímto způsobem vyslovit písemný souhlas, písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem
a zaměstnanec musí do tří dnů potvrdit přijetí zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Jaké dokumenty nelze podepsat elektronicky

V současné době nelze podepsat takové dokumenty, ke kterým je nutné úřední ověření podpisu podle zákona o ověřování nebo které vyžadují formu notářského zápisu. Elektronicky tak nepodepíšete např. některá jednání týkající se založení, změn a zániku obchodních korporací, úpravy svých majetkových poměrů, případně výživného pro dobu po rozvodu, nebo žádosti o zřízení datové schránky a kvalifikovaného elektronického podpisu. Dále nelze elektronicky podepsat dokumenty, které vyžadují listinnou podobu nebo jsou
z vlastní povahy listiny, zejména cenné papíry jako směnky nebo šeky.