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Success Story Unterstützung bei der Neuvergabe eines Managed Services

Managed Risk Services in der Praxis: Schnelle und passgenaue Ausschreibung und Vergabe für einen Managed IT-Infrastructure Service

Hintergrund

Viele unserer Kunden setzen für die operative Umsetzung in Teilbereichen der Geschäftsprozesse externe Dienstleister ein („Sourcing“). Der Umfang und die Dauer werden durch Serviceverträge fixiert. Eines der häufigsten Auslagerungsgebiete ist die IT-Infrastruktur.
Unser Kunde ist im Bereich des Kreditkartengeschäfts tätig und unterstützt Verbundunternehmen bei der Ausgabe, Entwicklung, Umsetzung und Einführung von Kreditkarten sowie bei der gesamten Abwicklung des Kreditkartengeschäfts, inkl. Marketing, Strategie und Kundenberatung.
 

Unser Projekt

Unser Kunde hat bereits langjährige Erfahrung im Betrieb der IT-Infrastruktur durch einen externen Dienstleister. Da der bestehende Vertrag kurz vor Vertragsende stand und aufgrund geänderter Rahmenbedingungen eine grundsätzliche Neuausrichtung der IT-Infrastruktur notwendig wurde, hat der Kunde Deloitte beauftragt, die Ausschreibung auszuführen. Mit den folgenden drei Punkten haben wir uns als idealer Partner für die Ausschreibungsunterstützung gegenüber den Wettbewerbern differenziert:

  1. Geschwindigkeit und Sicherheit: Einsatz einer Ausschreibungsmethode, die eine schnelle und zielgerichtete Vergabe mit geringem Aufwand auf Kundenseite sowie ein hohes Maß an Sicherheit ermöglicht. Der Dienstleistungsvertrag wird entlang eines Deloitte-eigenen Verfahrens erstellt, das unter anderem Bieterrückmeldungen zu einem spezifisch erstellten Fragebogen berücksichtigt.
  2. Industrie und Provider Know-how: Umfangreiche Expertise hinsichtlich der IT-Anforderungen in der Payment Card Industry, der entsprechenden Standards sowie der IT Service Provider.
  3. Kundenfokus und Know-how-Transfer: Die Berücksichtigung spezifischer Kundenanforderungen sowie der Einsatz von erfahrenen Deloitte-Mitarbeitern, die bereits ähnliche Projekte begleitet haben.
     

Die Projektphasen

Das Projekt wurde in drei Phasen strukturiert:

  1. Aufnahme und Beschreibung der Anforderungen
  2. Bewertung der Angebote und Auswahl
  3. Verhandlungen und Vertrag

Im Januar 2019 begann die erste Phase des Projekts zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen. Dafür wurden die vorhandenen Unterlagen, wie bestehende Verträge und Business Cases, gesichtet. Anschließend wurden vom Kunden die Anforderungen an den Dienstleister aufgenommen und Auswahlkriterien definiert. Auch Informationen über potenzielle Bieter wurden eingeholt. Nach der Erstellung der Ausschreibungsdokumente und ihrer Abstimmung mit dem Kunden erfolgte der Versand an ausgewählte Bieter.

Die zweite Phase bestand aus der Auswahl und dem Vergabeprozess. Deloitte hat die gesamte Kommunikation mit den Bietern übernommen, alle Angebote geprüft und die kundenseitigen Fragen zu abgegebenen Angeboten geklärt. Nachdem alle Angebote finalisiert waren, unterstützte das Deloitte-Team dann bei der Auswahl des IT-Servicepartners.

In der dritten Phase folgte die Verhandlung mit dem favorisierten Dienstleister sowie die Vertragsunterzeichnung.

Aktueller Stand

Zum Ende der dritten Phase wurden wir vom Kunden für die Begleitung der „Transition zum neuen IT-Servicepartner“ beauftragt. Die Transition wird bis Dezember 2019 laufen.

 

Unser Mehrwert für den Kunden

Durch unsere Expertise konnte der Kunde die Vergabe in einer sehr kurzen Zeit erfolgreich abschließen und sich weiter auf das laufende Geschäft fokussieren. Auf Basis des Deloitte Markt Know-hows konnten die Bieter entsprechend der Kundenanforderungen schnell und innerhalb der vom Kunden vorgegebenen Zeit ausgewählt werden. Durch unser bewährtes Vorgehensmodell und dank vorhandener Ausschreibungsvorlagen konnte die Vergabe entsprechend der Bewertungskriterien innerhalb von 4 Monaten für die gesamte Infrastruktur des Kunden erfolgreich abgeschlossen werden. Dabei hat Deloitte durch seine geschulten Mitarbeiter maßgeblich zum Erfolg der finalen Verhandlungen beigetragen.

Zusätzlich möchte unser Kunde durch die Neuausrichtung der IT-Infrastruktur weitere Ziele wie beispielsweise Kosteneinsparungen und effektives Partnermanagement realisieren. Natürlich steht an oberster Stelle auch die Einhaltung der gesetzlichen, bankenaufsichtsrechtlichen, IT-Sicherheits- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen (wie zum Beispiel DSGVO, BAIT, BSIG). Im Rahmen der Neuvergabe soll auch eine neue IT-Infrastrukturarchitektur und damit einhergehend ein neuer IT-Serviceschnitt eingeführt werden.