Digitale Arbeitsverträge: Chancen und Herausforderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV

Digitalisierung der Arbeitswelt: Erleichterungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und die Digitalisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Mit dem am 26.09.2024 vom Bundestag verabschiedeten Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) werden Maßnahmen umgesetzt, um die Wirtschaft von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Der Bundesrat hat dem BEG IV am 18.10.2024 zugestimmt. Es wird voraussichtlich zum 01.01.2025 in Kraft treten. Insbesondere für die meisten Arbeitgeber wird das BEG IV spürbare Erleichterungen im administrativen Bereich bringen.

Aktuelle Rechtslage: Arbeitsverträge formfrei, aber bürokratisch belastet

Arbeitsverträge können schon heute formfrei, also auch per E-Mail oder mündlich, abgeschlossen werden. Es bestehen grundsätzlich keine Formvorschriften für den Abschluss von Arbeitsverträgen. In der Praxis steht dieser Möglichkeit jedoch das Nachweisgesetz (NachwG) entgegen. Seit der Reform des NachwG im August 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform auszuhändigen. Dies gilt auch für Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen im Laufe des Arbeitsverhältnisses, etwa bei Gehaltserhöhungen. Verstöße gegen dieses strenge Schriftformerfordernis können seit der Reform sogar mit Bußgeldern geahndet werden. Für viele Unternehmen bedeutet dies einen erheblichen administrativen Mehraufwand, der trotz zunehmender digitaler Prozesse in der Personalverwaltung notwendig bleibt.

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV: Digitaler Nachweis statt Papierflut?

Das BEG IV zielt darauf ab, diese bürokratischen Hindernisse zu reduzieren. Ein zentraler Punkt ist die geplante Änderung des Nachweisgesetzes. Künftig wird es ausreichen, die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform nachzuweisen. Das bedeutet, dass die eigenhändige Unterschrift, wie sie in der Schriftform erforderlich ist, entfällt. Arbeitgeber können nach der neuen Fassung des NachwG die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Eine weitere Neuerung betrifft die Vereinbarung von Altersgrenzen in Arbeitsverträgen. Hierbei handelt es sich um eine Befristung des Arbeitsvertrages. Deshalb war es bislang erforderlich, dass Arbeitsverträge, die eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Erreichen der Regelaltersgrenze vorsehen, der Schriftform unterliegen oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen. Mit dem BEG IV wird sich dies ändern. Künftig können solche Altersgrenzenvereinbarungen rechtswirksam in Textform getroffen werden.

Doch nicht überall digital: Ausnahmen und Einschränkungen

Trotz dieser geplanten Erleichterungen bleiben wichtige Ausnahmen bestehen. So findet die neue Textformregelung des NachwG in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Branchen, wie zum Beispiel dem Bau- oder Gaststättengewerbe, keine Anwendung. Auch für Praktikumsverträge gilt die Erleichterung nicht – hier bleibt es bei der strengen Schriftform. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer in bestimmten Branchen und Praktikanten weiterhin einen schriftlich unterzeichneten Nachweis ihrer wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen erhalten müssen. Darüber hinaus können Arbeitnehmer laut dem neuen NachwG nach wie vor einen schriftlichen Nachweis der Vertragsbedingungen verlangen, sofern sie dies ausdrücklich wünschen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, weiterhin auf die klassische Papierform zu bestehen.

Ebenso bleibt die strenge Schriftform bzw. qualifizierte elektronische Signatur für die Befristung von Arbeitsverträgen nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) bestehen.

Fazit: Digitalisierung der Arbeitswelt – eine Erleichterung mit Einschränkungen

Das BEG IV bringt Fortschritte für die Digitalisierung der Arbeitswelt in Deutschland. Besonders die Einführung der Textform für den Nachweis von Arbeitsbedingungen und die Vereinbarung von Altersgrenzen stellen wichtige Schritte zur Reduzierung bürokratischer Hürden für die Wirtschaft dar. Dennoch führt auch das BEG IV nicht zu einer Möglichkeit der vollständigen Digitalisierung aller Arbeitsverträge. Einige Regelungen, wie die strikte Schriftform bei Befristungen oder in bestimmten Branchen, bleiben bestehen. Der Weg zu einer durchgängig digitalen Arbeitswelt ist somit zwar schon geebnet, aber leider noch nicht vollständig erreicht. Laut Bundesjustizminister Marco Buschmann soll im Jahr 2025 ein weiteres Bürokratieentlastungsgesetz folgen.

Stand: Oktober 2024