Deloitte Insights
Sopimustenhallinta on yhä useamman yrityksen pöydällä
Mitkä tekijät takaavat onnistuneen projektin?
Teknologiaratkaisujen kehittyminen ja entistä alhaisemmat kustannukset ovat madaltaneet yritysten kynnystä luoda yhdenmukaisen sopimusprosessin ja sitä tukevan sopimustenhallintajärjestelmän. Koronapandemia on tuonut esiin sopimusprosesseissa olevia puutteita ja toisaalta nopeuttanut sopimustenhallinnan kehityshankkeita. Sopimustenhallintaan etsitään nyt uusia ratkaisuja, ja myös sopimusten kokonaiselinkaaren hallintaa tukevien työkalujen implementointiprojektien määrä on kasvussa.
4.10.2021
Olemme listanneet tärkeimmät näkökulmat sopimustenhallinnan kehittämisprojektin onnistuneeseen toteutukseen. Näkökulmat perustuvat lukuisiin kokemuksiimme sopimustenhallintaprojekteista.
- Sopimusprosessin omistajuus
Ennen projektin aloitusta on syytä sopia sopimusprosessin omistaja yrityksessä. Yhtenäisen sopimusprosessin määrittämiseksi ja sopimustenhallintatyökalun valitsemiseksi koko prosessilla ja projektilla pitää olla selkeä omistajuus. - Tavoitteiden määritys
Organisaation eri osilla on erilaisia näkemyksiä sopimustenhallinnasta. Yhteisten tavoitteiden määrittäminen on ensiarvoisen tärkeää saumattoman sopimusprosessin luomiseksi. Mikään työkalu ei itsessään tee autuaaksi, vaan tavoiteasetanta lähtee liikkeelle kokonaisprosessista. - Johdon tuki
Sopimustenhallintaprojekti vaatii merkittäviä taloudellisia ja henkilöresurssipanostuksia. Ylimmän johdon tuki kehitysprojektin eri vaiheissa on välttämätöntä. - Käyttäjien sitouttaminen
Mikäli järjestelmän käyttäjäkokemus ei ole riittävällä tasolla, tai käyttäjät eivät koe järjestelmän muuten tuovan lisäarvoa, järjestelmän käyttöaste saattaa jäädä alhaiseksi. On myös todennäköistä, ettei sen ominaisuuksia hyödynnetä halutulla tavalla. - Sopimustenhallintatyökalun valintaprosessi
Markkinoilla on tarjolla yli 200 sopimustenhallinnan työkalua, joiden ominaisuudet ja hinta eroavat paljon toisistaan. Mikäli sopimustenhallinnan tarpeet ovat yksinkertaisia, tai tavoitteena on parantaa yhtä sopimusprosessin osaa, tarpeisiin löytyy todennäköisesti yksinkertainen ja edullinen ratkaisu. Mikäli taas tavoitteena on ottaa käyttöön yhtenäinen globaali sopimusten kokonaiselinkaaren hallintaa tukeva ratkaisu, siihenkin löytyy hyviä ratkaisuja. Tällöin kuitenkin työkalu ja sen implementointi vaatii huomattavasti suurempia panostuksia. - Implementointiprojektin riittävä resursointi
Projektin laajuus määrittää resurssitarpeet, mutta joka tapauksessa implementointiprojekti edellyttää riittävää sopimustenhallinnan osaamista ja teknisistä asioista vastaavia resursseja. Laajoissa projekteissa osaavan projektipäällikön rooli on olennainen. - Muutosjohtaminen
Sopimusprosessin muuttaminen ei ole yhtä kuin uuden työkalun implementointi vaan vanhoja käytänteitä tulee muuttaa. Näiden muutosten onnistunut läpivienti edellyttää riittäviä panostuksia muutosjohtamiseen.
Yrityksen sopimusprosessin yhdenmukaistaminen ja tehostaminen ei ole helppo tehtävä. Organisaation eri toimintojen erilaiset tarpeet, markkinoilla tarjottavien työkalujen suuri määrä ja kroonisesti organisaatioita vaivaava resurssivaje ovat huomioitavia tekijöitä kokonaiskuvassa. Me Deloitte Legalissa autamme teitä tunnistamaan yrityksenne tarpeet ja läpiviemään sopimustenhallintaprojekti maaliin.
