Hallitus ja teknologiatransformaatiot

Artikkeli

Suuret teknologiatransformaatiohankkeet ja menestyksen rakentaminen – Onko hallituksessasi teknologiaosaamisen puutetta?

Useimmissa yrityksissä on jo käynnissä tai suunnitteilla suuria transformaatiohankkeita, joissa teknologia on keskeisessä roolissa. Teknologiatransformaatiot ovat investointeina merkittäviä suhteutettuna organisaatioiden kokoon, ja siten ensiarvoisia hallitusten jäsenille. Mitä hallitusammattilaisten tulisi isoista teknologiavetoisista transformaatioista ymmärtää? Entä miten transformaatiot saadaan onnistumaan?

Artikkeli on alun perin julkaistu Directors' Institute Finlandin Boardview-lehdessä 2/2023


”Hallituksen jäsenten tärkein tehtävä on luoda arvoa, eli käytännössä auttaa johtajia tekemään parhaita mahdollisia päätöksiä. Teknologian näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että hallituksessa on tarpeeksi teknologiaa ymmärtäviä ihmisiä sekä yhteisymmärrys siitä, miten laajasti teknologia nykypäivänä muokkaa liiketoimintaa. Sehän ulottuu kaikkialle aina strategiasta riskienhallintaan ja yrityksen tuotteisiin ja palveluihin”, sanoo Deloitten teknologia- ja transformaatiopalveluista vastaava Timo Perkola.

Lisäksi hallituksen täytyy saada tarpeeksi tietoa meneillään olevista teknologiahankkeista, jotta se voi tehdä perusteltuja päätöksiä. Suurissa teknologiatransformaatioissa tiedon tarve on valtava. Toteutuksesta vastaa toki toimiva johto, mutta hallituksella on merkittävä rooli muutoksen käynnistämisessä, seurannassa ja ohjaamisessa. 

Muutos luo muutoksia

Elämme aikaa, jossa geopoliitiikka, teknologinen kehitys, työelämän murros sekä toimialojen, kilpailutilanteiden ja toimintaympäristön muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yritysten on pakko uudistua. Millä aloilla hallituksen ja yritysjohdon tulisi panostaa aikaansa ja muita resurssejaan teknologiaan?

”Sanoisin, että kaikilla aloilla. Aluksi pitää seurata teknologiaan liittyviä isoja teemoja, jotka vaikuttavat jo nyt tai tulevaisuudessa toimintaympäristöön – joko riskeihin tai mahdollisuuksiin. Seuraavaksi kannattaa miettiä, miten muutokset vaikuttavat omaan organisaatioon. Tämän jälkeen kannattaa keskittyä kahteen kysymykseen: Mihin tarjontaamme tai organisaatiomme osiin uusi teknologia vaikuttaa eniten (esimerkiksi asiakaspalvelu, valmistusprosessi, tuotesegmentti.) ja mitä vaikutuksia sillä on eri liiketoimintoihin?”, Timo Perkola neuvoo.

Hallituksen tehtävänä on kannustaa ja haastaa johtoa tuottamaan vastauksia.

”Hallitusten tulee siis ajatella teknologiaa arvon tuottamiseksi jatkuvasti, ei vain sijoituspäätöksiä tehdessään”, Perkola muistuttaa.

Ongelma on usein oikean johtamistavan ja osaajien puute

Teknologiatransformaatiot ovat monimutkaisia, riskejä sisältäviä kokonaisuuksia. Deloitten yritysjohdolle tekemässä kyselyssä ilmeni, että viisi suurinta haastetta teknologiatransformaatioiden läpiviennissä ovat: liiallinen riippuvuus ulkoisista neuvonantajista ja toimivasta johdosta päätöksenteossa, puutteet hallituksen teknologiaosaamisessa, epäselvä hallintorakenne teknologian ympärillä, teknologiaan liittyvän tiedon ja raportoinnin puutteet sekä teknologian ja strategian välisen yhteyden puuttuminen.

Sama teema nousi myös DIFin jäsenilleen toteuttamassa kyselyssä helmi-maaliskuun vaihteessa 2023. Kuusikymmentä prosenttia listattujen yritysten vastaajista mainitsee teknologian ja datatalouden yhdeksi tärkeimmistä kehittämistä vaativista osa-alueista.

”Teknologiatransformaatiohankkeiden ongelma on usein oikean johtamistavan ja osaajien puute. Hankkeisiin liittyvää strategista päätöksentekoa ja ohjausta ei voi ulkoistaa IT-toimittajille. Organisaatiosta on löydyttävä syvällisesti digitalisaation mahdollisuuksia ymmärtävää osaamista”, Timo Perkola sanoo ja jatkaa:

”Organisaatiolla tulisi olla teknologiaosaamista kaikilla tasoilla. Teknologiaa ymmärtävän hallituksen ja syvällisten IT- sekä teknologia-asiantuntijoiden lisäksi sekä liiketoiminnan operatiivisella että johtotasolla tulisi olla ihmisiä, jotka ajattelevat ja ymmärtävät teknologian vaikutuksia liiketoimintaan. Isojen teknologiatransformaatioiden johtamisessa keskeistä on katsoa yli organisaation siilojen ja osaamisrajojen. Mitä enemmän teknologia tulee osaksi liiketoimintaa, sitä enemmän haasteita tulee eteen; esimerkiksi selkeiden liiketoimintamallien vaatiminen ja merkittävien investointien, ajan ja henkilöresurssien arvioiminen sekä organisaation että omistaja-arvojen valossa. Näitä seurattaessa on tärkeää pohtia, kuinka teknologian muutos etenee systemaattisesti ja edistää arvon luomista”.

Jotkut yritykset voivat pitää teknologiaa vain lisäkustannuksena.

”He saattavat pärjätä tällä hetkellä riittävästi, mutta tulevaisuudessa veikkaisin, että heillä on hyvin todennäköisesti merkittäviä teknologiahankkeita edessä”, Perkola sanoo.

Sitouta sidosryhmät

Suuret teknologiatransformaatiot edellyttävät selkeää strategiaa, johdonmukaista visiota ja kykyä sietää lyhyen aikavälin yllätyksiä sekä näistä kaikista viestimistä.

Hallituksen jäsenten tulisi ymmärtää, miten teknologiainvestoinnit vaikuttavat sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin, työntekijöihin ja osakkeenomistajiin. Mikä tahansa transformaatio nostaa yrityksen riskiprofiilia sekä muutoksen aikana että sen jälkeen. Muutokset luovat uusia riskejä, jotka johdon ja hallituksen on tunnistettava, arvioitava ja hallittava. Transformaatioiden vaikutuksia täytyy seurata myös pitkällä aikavälillä eikä lopettaa ennen kuin muutos on oikeasti jalkautettu.

”Hallitukset tutustuvat teknologiaan liittyviin asioihin entistä paremmin esimerkiksi kyberturvallisuuden, yksityisyyden ja liiketoiminnan jatkuvuuteen, maineeseen ja asiakastietoihin liittyvien riskien kautta. Teknologiainvestoinnin aiotut hyödyt sekä sen suuruus keskustellaan usein hallituksen kokouksessa. Uusia teknologisia trendejä ilmaantuu kuitenkin jatkuvasti, ja niistä kaikista tietoisena pysyminen – puhumattakaan niiden omaksumisesta – on mahdoton tehtävä. Se vaatii keskittymistä ja kykyä priorisoida”, Timo Perkola kertoo.

Muutokset luovat uusia riskejä, jotka johdon ja hallituksen on tunnistettava, arvioitava ja hallittava.

Tekoäly puntarissa

Teknologiasta nykyhetkessä puhuttaessa ei voi ohittaa tekoälyä. Generatiivinen tekoäly mullistaa yritysten ja organisaatioiden toimintaa tulevaisuudessa tavoin, joita emme vielä edes ymmärrä. Jo nyt tekoälyä hyödynnetään liiketoiminnassa aina strategia- ja suunnittelutyöstä jokapäiväisten rutiinien tehostamiseen ja automatisointiin.

”Mielestäni tekoälyyn tulee suhtautua kuten muuhunkin teknologiaan; järjellä, mutta uteliaasti tutkien. Tärkeintä olisi, että hallitusten jäsenet ymmärtäisivät, miten tekoäly voi luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia tai parantaa tehokkuutta, ennustaa kuluttajakäyttäytymistä, personoida markkinointia ja lisätä tuottavuutta toimialalla. Tekoälyä hyödyntämällä voi aivan varmasti luoda kilpailuetua, mutta investoinnit voivat olla mittavia, joten niiden tuottaman arvon on oltava selvä. Pelkän hypeteknologian vietäväksi ei kannata asettua”, Timo Perkola linjaa.

Vaikka tekoälystä puhutaan nyt paljon, asiat eivät tapahdu hetkessä. Hallitusten ei siis pidä hämääntyä siitä, että tekoäly on yhtäkkiä noussut niiden agendalle. Mutta koska tekoälyssä piilee valtavia mahdollisuuksia ja myös riskejä, hallitusten täytyy ymmärtää, millaista tekoälyä yrityksessä käytettävän teknologian taustalla pyörii. Mistä se on tullut, miten se on opetettu, millä datalla ja onko se eettisesti kestävällä pohjalla?

Monet tekoälyn sääntelyyn, tietoturvaan ja eettisyyteen liittyvät asiat ovat vielä kesken eikä valmiita vastauksia aina löydy.

Näin hallituksissa kannattaa valmistautua tekoälyn riskeihin ja mahdollisuuksiin:

  1. Kehitä hallituksen tekoälylukutaitoa: Tekoälyn kanssa työskennellessä täytyy osata kysyä oikeita kysymyksiä. Tämä edellyttää tekoälyn lukutaitoa. Hallituksen jäsenet voivat kasvattaa taitotasoaan perinteisin menetelmin, kuten kutsumalla paikalle puhujia ja aiheen asiantuntijoita sekä lukemalla aiheesta itse. Generatiivinen tekoälysovellus, kuten ChatGPT, voi myös auttaa tässä, sillä yksinkertaiset kehotteet voivat tiivistää ja selittää generatiivisen tekoälyn monimutkaisuuden, sen rajoitukset ja ominaisuudet.
  2. Edistä ylimmän johdon tekoälyosaamista: Generatiivisen tekoälyn lukutaito on hallituksissa tärkeää, mutta ylimmän johdon tekoälytietoisuus on vielä tärkeämpää.  Generatiivisen tekoälyn tehon ja houkuttelevuuden kasvaessa ja käyttötapausten lisääntyessä yritysjohtajat tarvitsevat tietoa ja teknologian tuntemusta voidakseen arvioida oikein vaikutuksia omaan vastuualueeseensa. Tekoälyn hyödyntämistä, etiikkaa, turvallisuutta ja vastuullisuutta koskevat päätökset perustuvat perusymmärrykseen siitä, mitä geneerinen tekoäly on ja mitä kaikkea se voi tehdä juuri oman yrityksen ja vastuualueen kontekstissa.
  3. Harkitse data- ja analytiikka-ammattilaisten palkkaamista hallitukseen: Hallituksen jäsenet ovat usein taustaltaan talouden ja yritysmaailman ammattilaisia. Mutta onko hallituksessa ihmisiä, joilla on uteliaisuutta tekoälyä kohtaan ja jotka pystyvät käsittelemään sen tuomia hyvinkin monimutkaisia kysymyksiä? Vaikka generatiivinen tekoäly on suhteellisen uusi asia, jota otetaan käyttöön laajemmin vasta nyt, alan ammattilainen, jolla on mahdollisesti kokemusta operatiivisesta tekoälystä, voi tarjota hallitukselle tarvittavaa tietoa ja näkemystä.
  4. Varaudu tulevaan: Generatiivinen tekoäly ja samalla sen sanasto, ominaisuudet, riskit ja kehityspolut muuttuvat tekniikan kehittyessä. Yritysten ja niiden hallitusten tulisi pysyä kehityksessä mukana, mutta pohtia ja tarkkailla myös tekoälyn riskejä. Monet tekoälyn sääntelyyn ja tietoturvaan liittyvät kysymykset vaativat jatkuvaa tarkastelua riskienhallinnan keinoin.Lisäksi hallitusten täytyy keskustella tekoälyn etiikasta. Etiikka – käsitys oikeasta ja väärästä – ei kuitenkaan ole pysyvä määre, vaan se merkitys muuttuu ajan myötä ja eri kulttuurien mukaan. Kukin hallitus voi kuitenkin käydä keskustelua siitä, mitä tekoälyn etiikka kunkin yrityksen kohdalla tarkoittaa.
  5. Ohjaa organisaatiota tekoälymatkalla: Roolinsa vuoksi hallituksen jäsenet eivät työskentele suoraan tekoälyn kanssa, mutta heillä on aiheeseen liittyviä velvollisuuksia. Kun yrityksen johto ja eri liiketoiminnat tutkivat, kuinka generatiivinen tekoäly voi parantaa tuottavuutta ja johtaa innovaatioihin, hallituksen tehtäväksi jää yrityksen käyttämän tekoälyn kokonaiskuvan rakentaminen ja tekoälyn eettisen ja luotettavan käyttöönoton ohjaaminen. Lisäksi riskien ja mahdollisuuksien arviointi on tärkeää. Ajan kanssa lisääntyvä asiantuntemus auttaa hallitusta tekemään selkeitä arvioita ja ohjaamaan organisaatiota kohti generatiivisen tekoälyn arvokkainta käyttöä.

Oliko tieto hyödyllistä?
Teknologiatransformaatiot ovat riskialttiita – Näin hallitus voi auttaa onnistumisessa

Tämä on teknologiatransformaatioiden kohtalonkysymys. On äärimmäisen tärkeää, että teknologisen muutoksen tavoitteet, odotukset ja mittarit ovat koko organisaatiossa yhteiset. Tämä saattaa kuulostaa helpolta, mutta kokemuksesta voin sanoa, ettei ole. Suuret ja pitkään kestävät teknologiatransformaatiohankkeet elävät, siiloutuvat ja osaoptimoituvat helposti, jollei niitä johdeta hallitusti alusta loppuun saakka.