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電子帳簿保存法をきっかけとしたペーパーレス化の取り組みとリスクの再定義

リスクマネジメント視点から考えるペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化は、どのような場面に有効でしょうか?毎日にように契約書、見積書、請求書、領収書などが紙で取り交わされています。紙であるがゆえ、情報漏えい等のリスクは小さくありません。企業では、法人税法や所得税法により、7年間は国税関係書類を保存する義務があり、企業の規模に伴い管理する帳簿や書類も膨大な量となります。そのため、管理にかかるコストも無視できません。昨今では電子帳簿保存法などの法制度も整備され、進化しつづけるITを駆使した対応が選択肢として検討できるようになっています。

電子帳簿保存法に対応する企業が増えてきています

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律で、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めた法律です。国税関係帳簿書類というのは、総勘定元帳、仕訳帳といった帳簿や、貸借対照表や損益計算書といった関係書類、そして契約書や領収書といった証憑を表します。2005年以降の数回の改正により、紙媒体の書類をスキャナで電子化しての保存の規程が追加され、電子帳簿保存法を申請する企業が増えてきました。

スキャナ保存の申請件数は要件緩和に伴い増加傾向にあります。背景には、スマートフォンやデジカメで簡易にスキャンし登録できるというITの進化が大きく貢献しています。

取引関係書類にかかるスキャナ保存の承認件数の推移

取引関係書類にかかるスキャナ保存の承認件数の推移
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働き方改革の観点から、ペーパーレス化と電子帳簿保存法は注目を集めています

ペーパーレス化による業務プロセスの見直しは、働き方改革にもつながる取り組みとして注目を集めています。

働き方改革の具体的な対応施策としては「長時間労働の是正」が挙げられますが、ただ単に労働時間を削減するだけでは十分ではありません。労務コンプライアンスを強化し、更に労働生産性の向上を図ることが求められるため、あらゆる業務プロセスの見直しが必要となります。今までは紙媒体を証跡としていた業務プロセスも、電子化によりシステム上での照合や承認を行うことで新たなリスクと統制の考え方が生まれてきます。

ペーパーレス化(電子帳簿保存法)の活用により、働き方改革を促進することが可能です。他の部門に増して紙媒体の取り扱いが多い経理部門では、ペーパーレス化を推進することで、帳簿書類の倉庫保管のための手間や時間の削減、倉庫スペースのコスト削減、税務調査対応の効率化や電子化による内部統制の強化などが期待できます。

一方で、ペーパーレス化によって、業務プロセスの大幅な見直しが求められるため、その取り組みに対して内部統制文書や業務マニュアルの変更に向けた人員の確保、また既存ルールからの変化に対する社員の意識改革が必要となることから一歩を踏み出せない企業もあります。

 

ペーパーレス化に伴いリスクの見直しも必要となります

ペーパーレス化は様々なメリットが伴います。紙削減による環境への配慮、紙保管スペースが不要となることによるコスト削減のみならず、電子化により情報の検索が圧倒的に「効率化」されます。情報の検索性が高まるということは、例えば内部統制上のリスクの統制活動としての証憑類の照合という行為が容易になり、結果として労力の軽減につながります。さらに、電子化とは、基本的には堅牢な情報システムによる管理であり、昨今の様々なセキュリティ対策を講ずることで、個人情報や企業の機密情報などの漏洩リスクが軽減できる可能性が高まります。

一方で、導入の際の注意点もあります。ペーパーレス化によりデータとして格納されている各種証憑類を保管する情報システムの環境が内部統制上適切であるか、つまりIT全般統制の視点から見直しをしていくことが求められます。さらに、紙の時代と同様に適切な権限に基づく「承認」「査閲」「照合・調整手続き」等のコントロール(内部統制)が行われているかを把握し、適切な水準で内部統制を整備していくことが求められます。

 

電子帳簿保存法への対応には十分な準備時間を想定することが重要です

ペーパーレス化の最初の一歩として電子帳簿保存法に取り組む企業が多くあります。そのプロジェクトの例としては、経理・財務部門の業務効率化、特に税務対応作業の効率化や透明性の強化が挙げられます。

電子帳簿保存法に基づく電子データ保存を適用するには、帳簿の備付けを開始する3ヶ月前(90日)までに所轄税務署長に申請を行い、税務署・国税局の審査を経て承認を得る必要があります。例えば、3月決算の場合には、12月末までに申請を行って翌年4月から電子データ保存を開始することになります。

さて、どのような準備が必要になるでしょうか? 本取り組みを成功裡におさめるためにも事前にプロジェクトのリスクを把握し、事前に対応策を検討しておくことが重要です。①業務・システムへの影響、②費用対効果、③導入プラン・体制、④国税庁への説明、⑤制度改訂とその把握体制がキーワードとなります。また、業務に変化がでてきますので、内部統制上の業務フローの更新や、電子帳簿保存法対応のための事務処理に関する規程類の整備も大きなポイントです 。

デロイト トーマツでは、電子帳簿保存法をきっかけとしたペーパーレス推進の取り組みについて、リスクマネジメントの観点から支援しています。詳細については、お気軽にお問合せください。

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