Deloitte Casus: RPA toepassing in financiële administraties

In de huidige arbeidsmarkt is het van groot belang om in de financiële sector een aantrekkelijke werkgever te zijn voor financieel talent door een plaats te bieden waar effectief werken, creativiteit en intelligentie van medewerkers volledig worden gestimuleerd. Dit is alleen lastig voor elkaar te krijgen als er veel uren worden gestoken in repetitieve administratieve taken. Deze uren kunnen beter in uitdagende en complexe taken gestoken worden.

Deloitte helpt met behulp van automatiseringsoplossingen zoals RPA uw organisatie effectief te laten functioneren. RPA heeft als voordeel dat het 24/7 inzetbaar is om het werk uit te voeren en dat het bijdraagt aan een hoge kwaliteitsstandaard doordat de werkzaamheden makkelijk controleerbaar en te verbeteren zijn. Daarnaast kan RPA een belangrijke ondersteunende functie uitoefenen door het verminderen van de werklast en wegwerken van eventuele achterstanden. Onderstaande casus schetst een voorbeeld van een klant die door Deloitte is geholpen dankzij de toepassing van RPA.

Probleem

Het uitsturen van facturen kan een repetitieve taak zijn, waarbij veel handmatige handelingen komen kijken. Deze handelingen moeten veelvuldig worden uitgevoerd vanwege het repetitieve karakter en lenen zich uitstekend om geautomatiseerd te worden. Precies dit speelde zich af toen een grote dienstverlenende organisatie zich meldde bij Deloitte.

Deze organisatie realiseerde zich tijdens de implementatie van een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem dat er handmatige handelingen nodig zouden zijn om de 10.000+ maandelijkse facturen te versturen. Het probleem zat hem in de grote kostenpost bestaande uit vele uren aan handmatige handelingen die dit voor de business met zich mee zou brengen. Toen ook nog eens duidelijk werd dat dit probleem pas na een jaar, namelijk in de tweede fase van de ERP implementatie, kon worden opgelost, moest er een tussenoplossing komen. RPA heeft hier uitkomst geboden.

Aanpak

Alvorens het probleem wordt opgelost, wordt het probleem geanalyseerd door verschillende teams van Business Process Solutions (BPS). Hierbij is het Finance In Control (FiC) team verantwoordelijk voor de nodige financiële kennis. Het Center of Analytics & Robotics Excellence (CARE) brengt de kennis over Robotic Process Automation (RPA) in om te kijken of het proces te robotiseren is middels RPA. Enkele aandachtsgebieden in de toepassing van RPA zijn processtabiliteit, herhaling van de taak en of er uitzonderingen zijn die RPA niet kan oppakken.
De vervolgstap is dat het CARE team een business case voorlegt waarin een plan van aanpak voor het probleem aan de organisatie wordt gepresenteerd. Als de klant enthousiast is, wordt een demo gepresenteerd en het plan geïmplementeerd.

Oplossing en resultaat

De eerste stap bestaat uit de bouw van een minimum viable product (MVP) voor de klant dat als startpunt dient om de toegevoegde waarde van de RPA toepassing te demonstreren, te onderzoeken en vervolgens verder uit te breiden. De MVP laat in een korte tijd het succes van de oplossing zien zodat via de evaluatie met de klant meer inzicht verkregen kan worden in welke taken de RPA uit handen kan gaan nemen. Via een iteratief proces wordt de RPA verder ontwikkeld zodat hij uiteindelijk een vaste ondersteuning vormt bij de maandelijkse uitvoering van facturatie. De robot haalt grootboeken, ook wel ledgers, uit het ERP systeem en bereidt hiermee concept facturen voor die na goedkeuring door de klant klaar zijn om uitgestuurd te worden. Grote voordelen zijn dat RPA het proces versnelt doordat de doorlooptijd wordt verkort en dat er bij piekbelasting makkelijk opgeschaald kan worden.

Het CARE team van BPS neemt het technische beheer van de RPA oplossing op zich. De business heeft zelf ook verantwoordelijkheden in deze casus, met name de lijst van de te downloaden ledgers die elke week voor het weekend beschikbaar gesteld moet worden zodat de robot weet welke facturen hij kan gaan voorbereiden. Er kunnen natuurlijk altijd veranderingen in de applicatie van het systeem worden doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn het instellen van een afwijkende starttijd van de robot, het toevoegen of verwijderen van een afdeling of een wijziging in de applicatie waardoor de robot het werk niet meer kan uitvoeren. Bij zulke veranderingen in het proces dient het CARE team tijdig op de hoogte gesteld te worden, zodat de RPA toepassing optimaal blijft functioneren. Resultaat is dat door een succesvolle werking van de RPA toepassing geen verstoring in het ERP systeem zich voordoet, hierdoor blijft het ‘business as usual’.

Bent u klaar voor RPA in uw organisatie? Onze CARE-professionals laten u graag zien welke oplossingen er voor u beschikbaar zijn.

Naast RPA biedt CARE ook oplossingen voor Robotics-as-a-Service (RaaS), Data Analytics, Business Intelligence, Data Visualization en Intelligent Process Automation.