實施遠距工作：企業組織可以採取的五個步驟來管理稅務及業務風險

在Deloitte首次的全球遠距工作調查(Deloitte's first Global Remote Work Survey)中，近80% 的受訪者表示他們允許一定程度的遠距及混合工作(hybrid work)型態。然而許多企業都在致力於尋找最佳方法來實施遠距工作，以強化人才和文化策略，同時管理複雜的稅務遵循和業務風險。

Deloitte調查了全球 820多名稅務、人力資源、金融、全球調派和薪資委外的專業人士，詢問他們如何處理和應對遠距及混合工作的實踐和政策。我們也聯繫了人力資源、稅務和全球調派的負責人，收集他們對全球遠距工作的見解與想法。依據前述調查及訪談的結果，建議雇主可採取以下五個步驟來建立遠距工作的可行性計畫。

1. 遠距工作模式需與企業策略保持一致

實現遠距工作的方法非常多，其理念從「國內或國際遠距工作是不允許的」，到「鼓勵企業盡可能通融並不受限制地實施政策」。 但大多數意見仍趨向於中間；80%的企業允許某種形式的遠距及混合工作型態。

53%的受訪者表示他們允許員工採用混合工作型態；即員工必須在一定天數內進入指定的工作場所，並在一定天數內可以遠距工作。另有27%的企業允許員工進行常態性的「完全遠距」工作，而無需實際到工作場所。大約十分之一的受訪者表示，他們目前不允許任何遠距及混合工作型態。

每種模式和方法都不相同，沒有統一適用的解決方案，很大程度取決於企業對遠距工作的理念、願景及整體策略。首先了解企業想要實現什麼，並設計一種遠距工作方式，以促進和實現組織政策；可以是更多樣化的思考和行動，提供更多的靈活性，提高員工生產力和滿意度。如果企業是需要員工待在工作場域內，不允許遠距工作 (除非在特定情況下)便可能是適合的策略。若企業策略是從全球各地尋找人才，您便可能專注於開發跨境工作模式，這可能需要接受某些風險或成本才能實現。總之，要實施成功的遠距工作政策，務必需要與企業策略保持一致，並跨部門合作；人力資源、全球調派或稅務部門無法單獨做到這一點。

2. 評估風險

為了提升遠距和混合工作的好處並限制任何可能的風險，組織需要在內部調整企業風險的承受能力，然後評估必須的適當防護措施，以實現跨境遠距工作與平衡商業風險，而組織需將實施遠距工作之準則納入具體規範中。

對於希望成功導入遠距工作模式的企業而言，跨部門工作並擁有廣闊的視野相當重要。您會需要與管理階層合作並協調所有利害關係人（稅務部門、法遵部門、全球調派部門、人力資源部門、薪資計算單位、法律顧問、技術與數位中心），以闡明和調整優先事項。

企業必須知道員工的工作地點、工作內容以及工作天數，以讓企業考量可能面對的稅務風險、企業責任、員工簽證之申請和其他法令遵循上的注意義務。

由於稅務和法令之遵循被視為企業面臨的首要挑戰，因此最常見的障礙往往是員工相關簽證、居留證或工作證之申請、工作權、居留天數門檻，和讓員工在他國遠距工作該企業在他國可能面對的所得稅風險以及勞動法令合規風險。

我們的調查和與受訪者的談話表明，企業最重視的是員工在工作所在地是否擁有合法的工作權利 (64%)。雖然許多企業正在創建和規範其遠距工作準則，但一些企業承認他們尚未這樣做。近四分之一 (23%) 表示他們關於實施遠距工作的時程仍遙遙無期。30%的人表示，他們仍在考慮要設置什麼樣的準則，或是無須制定指導方針。然而，愈晚訂定準則風險愈大，也可能損害企業的雇主注意義務，以及潛在的其他遵循風險。

Deloitte的觀點是，企業需制定應對當前和未來潛在遵循風險的行動計劃，並需要依據遠距工作政策實施指導方針，包括資格標準和審核途徑、位置識別和其他法令遵循上的注意義務，採用整體觀點來控制和評估個案 （從公司稅、雇主和僱員遵循、法律和監管的角度），並進行適當的追踪。

3. 確定執行方式

在定義並調整組織的風險偏好和由此產生的規定之後，企業將需要制定一項政策，並包含以下原則：

• 審核流程
• 薪資申報與扣繳要求
• 例外管理
• 不遵守規定的後果
• 與其他政策的互相作用，以及涉及福利、保險（包括醫療保健）、費用管理、薪酬結構等考慮因素。

受訪者提到最大的挑戰是政策和法規 (46%)。我們的經驗表明，在可接受的風險水平內，企業正在努力了解相關法規以及如何為其政策設置適當的規範。

實施遠距工作相關之權責如何歸屬一直是企業卻步的障礙之一，調查結果揭示，超過90%的受訪企業已經確定了遠距工作計畫的制定者和核准程序；大約四分之三的企業表示，人力資源是遠距工作政策的主要負責人或核心負責人之一，直屬主管或業務部門負責人是主要核准人。此程序在不同行業、地區和公司規模之間大約一致。

對於希望實現跨境遠距工作的企業而言，稅務和法令遵循是複雜的問題。在考慮新的遠距工作政策與組織中現有的政策和流程之間的相互作用時，它可能變得更具挑戰性。我們的經驗發現，具有明確規定的目標、資格標準、遵循風險指南、治理流程、員工獎勵和福利，以及角色或責任的政策，將會更成功。

4. 確定如何有效地追踪和管理遠距工作者

許多企業都熱衷於提高稅務遵循要求並降低其遠距工作政策的風險，但調查發現，一些組織在管理和執行他們已實施的防護措施方面存在差距。

追踪對於企業降低遠距工作的風險至關重要，其使組織能夠了解員工的實際工作地點。如果沒有適當的追踪，跨境遠距工作可能會造成公司稅風險以及更廣泛的法律風險。雖然追踪員工的管道確實存在，例如虛擬私人網路(Virtual Private Network, VPN)，但許多企業都猶豫是否要透過非自願性的方式追踪員工，因為他們擔心此舉會引發侵犯隱私或削弱員工的信任。科技能力和實際執行的落差也可能是原因之一。

隨著員工分散程度的增加，雇主的責任也隨之增加。有多種技術和追踪工具可協助更有效率地了解遠距工作請求、活動和員工的所在位置。越佳的技術和工具可以提供更好的洞察力和分析，這會引導達成更高效的方案、更佳的賦能和更完備的雇主注意義務，增進員工體驗，以及更健全的稅務和法令遵循。科技工具也是確保相關訊息反饋到薪資單位、法遵、內部稽核和公司稅務部門。

企業聚焦於採用正確的科技解決方案來協助管理稅務遵循問題可以幫助確定員工的工作地點，並實現明智的決策。此外，追踪和分析遠距工作人員位置並教育利害關係人採取行動降低風險的科技和工具，可以幫助企業維持成功的遠距工作政策。

5. 聚焦長期人才政策

企業需花時間重新確認企業的遠距工作政策是否仍然奠基於員工經驗和人才政策。當被問及為何要實施遠距工作時，一些最常見的調查回答包括強化員工體驗 (84%)、擴大人才庫 (59%)、促進多元化和包容性 (39%) 以及提供另一種工作型態的選項(10%)。

這些數據進一步顯示，遠距工作將會繼續作為一項關鍵的人才策略。調查結果亦表明多數企業正在關注疫情後勞動力的趨勢，以確保他們與同行相比具有競爭力，並符合他們擴大人才庫、支持多元化和推動可持續發展的目標。

遠距工作與人才有何關係？在現今的市場上，所有的趨勢都指向用量身定制的方法重新建構工作型態。儘管不同行業的量能可能相似，但對人的影響、目的、所做的工作以及做事的地點和方式都會因部門、企業和角色而大不相同。為了釋放持續的潛力，企業負責人是時候轉變對人才和工作本質的看法了。

遠距工作對企業而言，都是一個持續的旅程，唯有由內而外的靈活調整因應策略，配合稅務和法令的更新及隨時調整其人力調派措施，才能符合大環境的人才趨勢，達到育才、留才和徵才的企業永續經營之目標，也提高企業競爭力。

Operationalize remote work: Five steps organizations can take now to manage tax and business risks

_關於研究

_{Deloitte的線上調查於 2022 年 8 月 11 日至 8 月 31 日在現場進行，收集了來自不同地區、行業、公司規模和職能專業的 822 名參與者的回覆。 2022 年 9 月，Deloitte還與人力資源、全球調派和稅務負責人進行了一系列深入的一對一訪談，以收集更多見解。}