Článek
Business integrity
Jak jednat s péčí řádného hospodáře při předcházení nekalého jednání v době krize
Vedení společností jsou v době koronavirové vystavena zvýšenému tlaku. Očekává se od nich, že minimalizují ztráty způsobenév důsledku ekonomického útlumu, v plném rozsahu budou pokračovat v podnikateských aktivitách společnosti a dosáhnou finančních výsledků plánovaných v období před krizí.
Management musí zvlášť důsledně dbát na postup s péčí řádného hospodáře, aby jeho rozhodnutí nemohla být v budoucnu zpochybňována. Pandemie však nezasáhla jen nejvyšší vedení společností. Nejistota, kterou mohou zaměstnanci i management v tomto období pociťovat, se může projevit větším množstvím prohřešků spáchaných uvnitř firem. Služby Business Integrity pomáhají managementu společností jednat v souladu s péčí řádného hospodáře a efektivně minimalizovat rizika, která mohou pro ně i pro firmy představovat závažné reputační, právní či finanční důsledky.
Krizový management
Základní povinností každého jednatele a člena představenstva je pečovat o společnost jako řádný hospodář, tedy s nezbytnou loajalitou, potřebnými znalostmi a pečlivostí. V opačném případě nese příslušný člen vedení společnosti odpovídající důsledky – z občanskoprávního hlediska je povinen nahradit způsobenou škodu, z hlediska trestního práva mu hrozí mimo jiné peněžitý postih či zákaz výkonu činnosti až na 10 let. Za pochybení člena vedení může navíc nést odpovědnost i sama společnost, a to jak civilní, tak trestní, kdy v nejhorším případě může dojít až k jejímu zrušení.
Víme, že vedení společností musí v reakci na koronavirovou krizi v celé řadě případů jednat rychle a pod stresem a častokrát přijímat klíčová rozhodnutí bez možnosti pečlivé analýzy všech dostupných podkladů a variant řešení. Toto krizové rozhodování může pro členy statutárních orgánů představovat riziko z hlediska pozdějšího dovozování odpovědnosti za jejich jednání v době pandemie.
V současné době je pro vedení společností klíčové pravidelně monitorovat stav firmy, identifikovat příležitosti k jejímu dalšímu rozvoji a minimalizovat dopady koronavirové pandemie na život společnosti. Našim klientům pomáháme předejít potenciální trestní, správní či civilní odpovědnosti tím, že pro ně vytváříme silné a spolehlivé „defence-files“, které spočívají v řádném zdokumentování a odůvodnění učiněných rozhodnutí. O ně se budou moct opřít v případě, že bude jejich rozhodnutí v budoucnu zpochybňováno např. členy dozorčí rady, akcionářem, novým vlastníkem, či dokonce prošetřováno orgány veřejné moci.
Implementace efektivního compliance programu
Spojení „compliance program“ se v posledním období skloňuje stále více. Smyslem těchto programů je především zajistit, aby společnost činila vše nezbytné a předešla protiprávnímu jednání páchanému v rámci její činnosti či v jejím zájmu. Compliance program tedy lze definovat jako souhrn opatření uvnitř společnosti, která mohou mít různou podobu v návaznosti na velikost firmy, její organizační strukturu a odvětví, v němž působí.
Pro mnoho společností je kononavirová krize ostrým testem toho, jak efektivně a spolehlivě fungují dlouhodobě zavedená interní pravidla a procesy v omezeném provozu. Řada společností čelí v průběhu pandemie výzvám v podobě potřeby okamžitého přizpůsobení jejich běžné agendy na krizový režim.
Po zkušenostech z (ne)fungování kontrolních a reportovacích mechanismů v první vlně pandemie vidíme, že se mnohé firmy začínají aktivně zajímat o zefektivnění již nastavených interních procesů či o zavedení zcela nových procesů, které ve společnosti dosud chyběly. Řada organizací nyní hledá vhodné investory pro financování svých aktivit a uvědomují si, že stabilní a fungující firemní prostředí podstatně vylepšuje jejich pozici oproti konkurenci a zvyšuje jejich hodnotu v případě prodeje firmy nebo vstupu strategického investora.
Pomyslnou třešničkou na dortu správně nastaveného compliance systému je rovněž ochrana společnosti před důsledky individuálního selhání jednotlivců, které je tímto omezeno na minimum. Efektivní compliance program, jenž je sestavený na míru společnosti, tedy funguje i jako „štít“, který společnost chrání před sankcemi ze strany veřejných orgánů.
Zavedení a správa etické linky
Součástí každého fungujícího compliance programu jsou nejen opatření k předcházení porušování právních předpisů, ale také opatření k jejich efektivnímu odhalování. Jedním ze způsobů, jak rychle odhalit prohřešky uvnitř společnosti, je zavedení etické linky, prostřednictvím které mají nejenom zaměstnanci a management, ale i třetí strany (např. dodavatelé) možnost ohlásit svá podezření.
Zřízení etické linky bude zanedlouho povinnou součástí „compliance balíčku“ širokého okruhu společností. Koncem roku 2019 byla totiž na evropské úrovni přijata směrnice o ochraně osob oznamujících porušení předpisů EU, která musí být do 17. prosince 2021 transponována do právních řádů členských zemí. Směrnice stanovuje povinnost zavést etickou linku a prověřovat hlášená podezření každé společnosti s více než 50 zaměstnanci a širokému spektru veřejných institucí.
Pouhé zavedení etické linky však nemůže být dostatečné, pokud nedochází k prošetření došlých oznámení a učinění vhodných opatření v návaznosti na výsledky šetření. Kromě asistence při interních šetřeních pomáháme našim klientům nastavit příslušné procesy a pravidla takovým způsobem, aby každý člen etického týmu věděl, jaká je jeho role. Stejně důležité je řádné proškolení zaměstnanců a managementu, aby věděli o existenci etické linky a o tom, v jakých případech a jakým způsobem mohou oznámení učinit.
Proč investovat do etické linky už teď?
- Nezavedení etické linky může být považováno za porušení péče řádného hospodáře se všemi svými důsledky
- Zvýšíte šanci včas identifikovat pochybení vašich zaměstnanců či manažerů a napravit jej dříve, než se o něm dozví policie či média
- Rychlou a diskrétní nápravou prohřešku uvnitř společnosti ušetříte náklady na právní zastoupení v případě trestního stíhání, šetření jiných orgánů veřejné moci či soudního sporu
- Vybudujete pověst vysoce transparentní a etické společnosti, na kterou se budou vaši obchodní partneři a zákazníci s důvěrou obracet
- Zvýšíte hodnotu vaší společnosti v očích jejích vlastníků a potenciálních investorů
Interní šetření při podezřeních z nekalého jednání
Nedílnou součástí efektivního compliance programu je také prověřování podezření z nekalého jednání. Společnosti nesmí taková podezření přehlížet, ale musí je řádně prověřit a následně přijmout vhodná opatření k zamezení další protiprávní činnosti a napravení způsobených škod. Je důležité si uvědomit, že i zdánlivě neškodné prohřešky zaměstnanců či managementu mohou mít na společnosti i jejich společníky vážné finanční, reputační i právní dopady, a v určitých případech mohou vést dokonce až k úpadku společnosti. Je proto povinností vedení jednat i v těchto případech s péčí řádného hospodáře a odpovídajícím způsobem reagovat na podezření na nekalé či protiprávní jednání uvnitř firmy.
Interní šetření tzv. kriminality bílých límečků tvoří významnou část našich služeb. Našim klientům pomáháme diskrétně prověřit podezření z nekalého jednání v jejich společnosti. S pomocí dalších odborníků Deloitte na forenzní vyšetřování, sběr a analýzu dat získáme cenné informace, které následně detailně analyzujeme. V návaznosti na naše zjištění klientům doporučíme vhodný postup tak, aby dostáli své povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře a minimalizovali negativní důsledky jednání svých zaměstnanců či managementu.
Provedením šetření naše práce zpravidla nekončí. V celé řadě případů poskytujeme našim klientům právní podporu při ukončení pracovního poměru se zaměstnanci, vymáhání způsobené škody či podání trestního oznámení.
Kontaktujte nás
